O Gerenciamento de Tarefas é a atividade mais importante de sua empresa. Através dele é que as empresas evoluem, captam novos clientes, multiplicam suas equipes e implementam funcionalidades em seus sistemas.
O Software de gerenciamento de tarefas é uma ótima maneira de responder a estes desafios e gerir todos os objetivos de sua empresa. Se sua equipe se identificar com os pontos levantados aqui, é a hora de buscar um software de gestão de tarefas que otimize seu tempo, respeite prazos, organize demandas, controle entregas e seja de fácil acesso a todos os envolvidos.
1. Você ainda está usando planilhas do Excel
As empresas geralmente começam sua jornada de gerenciamento de tarefas usando planilhas.
Excel é uma ferramenta aprendida bem cedo, seja na sua escola ou faculdade, e realmente é uma ferramenta incrivelmente útil, já fazendo parte da nossa cultura.
No entanto, são ferramentas genéricas em que a flexibilidade pode ser considerada tanto uma força como uma fraqueza no processo de gestão de tarefas.
O Excel não foi projetado para o gerenciamento de projetos e tarefas, e tende a perder elementos críticos como a gestão de tarefas, marcos, arquivos, datas, anexos e principalmente a comunicação das ações de sua equipe.
Outro problema das planilhas do Excel, é que elas por vezes podem ficar fora de sincronia. A planilha que é editada, é enviada, alterada e enviada novamente e isso pode rapidamente sair do seu controle.
Lembre-se que a planilha não é automatizada e deve ser atualizada manualmente.
Este problema foi corrigido de certa forma pelos Google Drive e Dropbox, que ajudam a manter seus arquivos sincronizados, mas ainda assim faltarão funcionalidades críticas para o gerenciamento de tarefas.
2. Você sofre muito com a falha de comunicação
Uma linha aberta de comunicação pode fazer bem ou quebrar um projeto.
Falhas na comunicação podem acontecer de diferentes maneiras: diferenças de fuso horários, dificuldades de relacionamento interpessoal, um arquivo extraviado ou até por diferenças culturais.
Seja qual for o motivo, se você identificar processos falhando devido a instruções esquecidas, e-mails perdidos ou falta de anexos, provavelmente é hora de investir em seu novo sistema de gerenciamento de tarefas.
A maioria Software de Gerenciamento de Tarefas permitem que a comunicação flua dentro da plataforma, seja por fóruns ou chat instantâneo.
As mensagens podem ser associadas a projetos, tarefas e marcos. Links, imagens e arquivos podem ser rapidamente anexados a esses fluxos de comunicação e tudo é controlado através de uma trilha de auditoria.
Isto significa que você pode ver quem fez o quê, quando e qual a versão do arquivo uma pessoa está trabalhando, isso em qualquer ponto no tempo.
A trilha de auditoria, ajudará a manter o controle do que está acontecendo e permite armazenar toda a “história” das tarefas servindo para resolver conflitos.
Este processo exige que os participantes do projeto ajam com mais transparência, se tornando mais efetivos em suas informações, pois toda a equipe sabe que suas ações podem ser avaliadas e auditadas no futuro.
Muitos sistemas incorporam funcionalidades de chat ao vivo, que serve para manter as linhas de comunicação abertas servindo para reduzir as comunicações feitas por e-mail.
3. Você está constantemente perdendo seus prazos
A gestão de tarefas geralmente é baseada em três pilares:
1. gestão de pessoas
2. gestão de capital
3. gestão do tempo
No entanto, você constantemente perde suas entregas, fica sufocado com os prazos e com aquela sensação de estar sempre atrasado, é sinal que você precisa muito de um sistema de gerenciamento de projetos e tarefas.
Nos negócios, tempo é dinheiro, e se você costuma entregar projetos diretamente para seus clientes, não pode haver atrasos ou quebras no seu ciclo de entregas.
Se tempo é dinheiro, então poupar tempo, significa que você irá ganhar mais dinheiro. Concorda comigo?
Um Software de Gerenciamento de Tarefas pode ser o diferencial para uma organização, melhorando a comunicação e colocando seu time no caminho certo para atingir seus objetivos de forma consistente.
Se você notou qualquer semelhança com sua equipe diante dos pontos citados acima, certamente é a hora de você avaliar um sistema de gerenciamento de tarefas.
O Nuubes Task é uma ferramenta construída para a gestão de tarefas, que permite o compartilhamento de calendários, rastreamento de atividades e a comunicação aberta com sua equipe.
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