A grande carga de trabalho que enfrenta um escritório de contabilidade, pode ser otimizada e Melhorar a produtividade por meio da automatização de processos, isto é, o uso de ferramentas tecnológicas, como softwares, para a execução de diversas atividades.
Apesar de termos uma grande quantidade de ferramentas disponíveis no mercado, a pergunta
“como automatizar rotinas do escritório de contabilidade?”
ainda persiste por aí.
Neste post, você vai conhecer algumas ferramentas que podem melhorar muito a eficiência do seu trabalho e ainda aumentar a produtividade da sua equipe. Vamos lá?
Mapeamento de processos para melhorar a produtividade
Melhorar a produtividade e melhorar a eficiência das rotinas do seu escritório tem tudo a ver com eliminar as atividades repetitivas e repetidas, isto é, o trabalho braçal e o retrabalho.
Para tanto, comece realizando um mapeamento de processos. Por onde as demandas entram, por onde passam e em que momento terminam?
Mapeie os fluxos de informação, os trâmites a serem realizados, e crie fluxogramas para ajudar no entendimento de como seu escritório funciona.
Posteriormente, elimine as atividades que não fazem sentido e formalize seus processos para que todos sigam conforme o planejado.
Software de gestão contábil para melhorar a produtividade
A melhor resposta à pergunta de como automatizar as rotinas do seu escritório é o uso de um software de gestão contábil.
É fato que na contabilidade praticamente não seu utiliza mais documentos em papel. Como forma de controlar melhor as operações financeiras de pessoas físicas e jurídicas, a Receita Federal tem investido pesadamente na informatização de todos os processos. O que auxilia – e muito – no trabalho dos escritórios de contabilidade.
Com o uso de um software de gestão contábil você pode integrar todos os processos do seu escritório, manter um fluxo de informações constante e assertivo e ainda potencializar as ações da sua equipe, que fica livre do retrabalho que era tão comum antigamente.
Melhorar a produtividade com o Certificado digital
Para acelerar processos e otimizar suas rotinas contábeis, é indispensável o uso de certificações digitais. Elas permitem acessar uma série de serviços e realizá-los online, sem a necessidade de assinaturas em documentos de papel e envios por motoboy ou correio.
Se os seus clientes possuírem certificação digital, melhor ainda, pois todos os processos poderão ser executados com a maior eficiência possível, aumentando a produtividade da sua equipe e também sua capacidade de atendimento a mais clientes.
Colaboração na nuvem
Já existem diversas ferramentas que possibilitam o contato em tempo real entre sua equipe e os clientes, otimizando o tempo despendido em visitas e deslocamentos.
Questões pontuais podem ser resolvidas de imediato sem que seja necessário ter um funcionário ausente na empresa.
Esses aplicativos, sites ou softwares de colaboração na nuvem permitem automatizar rotinas do seu escritório de contabilidade e fazer com que todos estejam conectados entre si e trocando informações online em tempo real. O que irá impactar também na agilidade do atendimento ao cliente e na qualidade dos serviços prestados.
Gestão de tarefas
A rotina de um escritório de contabilidade é baseada em datas e cronogramas de execução, o que exige uma boa dose de organização. Com a automatização destas rotinas, você ganha muito mais tempo e assertividade no que deve ser feito por primeiro.
Para garantir um bom desempenho na gestão de tarefas, o ideal é que você tenha uma ferramenta de gestão de tarefas desenvolvida especialmente para contadores.
Neste tipo de software, você pode agendar rotinas, criar alertas, arquivar documentos digitais e manter um contato constante com seus clientes sem sair da plataforma, ganhando tempo, agilidade, eficiência e produtividade.
E você, já faz a gestão de tarefas do seu escritório de contabilidade? Com que recursos conta para isso? Deixe seu comentário!
Leia também em nosso blog Como identificar e aumentar o ganho de produtividade na minha equipe? e Técnica Pomodoro – Mais foco e produtividade em sua equipe.
