Apesar de todas as metodologias existentes, implementar uma solução ainda pode ser um desafio para muitos gestores, principalmente da área contábil, o foco é outro. Poderíamos listar inúmeras possíveis causas que levam a implementações de sistemas problemáticos ou que não conseguem a adesão desejada depois de um determinado tempo. Por isso, neste artigo vamos deixar algumas dicas importantes que poderão te ajudar no momento de contratar e implementar uma solução de gestão de tarefas, que podem ser aplicados em qualquer outro tipo de solução, são elas :
1.Entender o momento de contratar uma solução
Saber o momento de contratar uma solução tecnológica não deve ser visto apenas como uma vaidade de alguém que gosta de tecnologia e encontra num e-mail marketing promocional uma solução revolucionaria e altamente inovadora. A decisão de contratar uma ferramenta deve ser baseada na necessidade de negócio, seja ela devido a incapacidade de sua equipe em atender à demanda crescente, seja pela falta de controle das atividades, enfim a decisão de contratar uma solução deve ser motivada pela necessidade e não pela vaidade.
2. Revisar processos internos
Antes de mais nada eu sempre reforço a importância de se rever seus processos internos, se for o caso, até fazendo desenhos ou buscando soluções para visualizar estes processos, da forma que acontecem, assim será possível identificar possíveis falhas e resolvê-las, antes mesmo de implantar uma tecnologia. A solução tecnológica deve sempre suportar o processo e não o contrário.
3. Envolva seus colaboradores
Durante a fase de implantação de qualquer solução ou ferramenta de apoio, é fundamental entender não apenas o quanto ela é aderente ao seu processo, para isso é crucial envolver seus colaboradores “usuário chave” desde o início, eles precisam se sentir parte da solução para estar engajados.
Na escolha do “Usuário Chave”, é importante pensar não apenas em alguém que tenha habilidades técnicas, profundo conhecedor dos processos, para aprender rapidamente, mas do que isso é importante pensar o quanto ele poderá influenciar os demais a utilizar a ferramenta, não só divulgando e também na replicação do conhecimento para os demais colegas.
4. Invista tempo na avaliação da solução antes de contratar
Muitas soluções no mercado atualmente, disponibilizam um período de teste de 10 a 30 dias para teste grátis. Aproveite esse período e faça um teste real, monte um cenário de testes, identifique e envolva os responsáveis de áreas que serão afetadas e explore o máximo da solução, e não se deixe levar pelo visual, ele também é importante, só que mais do que isso a ferramenta de gestão de tarefas contábeis tem que ser intuitiva, fácil de usar e o mais importante, que seja aderente ao seu processo e que tenha adesão da sua equipe. Se não for, esqueça o design.
Se for preciso consulte o fornecedor a possibilidade de estender o prazo de testes para completar sua avaliação, considere ainda neste momento o artigo “Nuubes-soluções-em-nuvem-dicas”, ele pode ajudá-lo com dicas úteis sobre o que considerar na hora de contratar uma solução em nuvem.
5. Elimine as Planilhas e trabalhe com soluções integradas em Nuvem
Se a nova solução não for capaz de eliminar as planilhas, sobre as principais atividades do seu negócio, então a implantação do seu sistema não foi bem-sucedida.
Em muitos casos, as áreas iniciam as atividades no sistema, e em pouco tempo começam a utilizar paralelamente as planilhas, que no final acabam complementando o trabalho.
Tente eliminar as planilhas, apensar de serem boas aliadas para execução das tarefas, elas não são capazes de gerar registro de histórico e versionamento, não mantém rastro e em muitos casos não tem a integração adequada para se manter atualizada, além é claro da questão da performance e segurança. O sistema de gestão de tarefas contábeis Nuubes contábil é uma das poucas ferramentas capazes de manter a integração completa dos processos, além de armazenar em nuvem com boa performance e segurança todas informações da sua operação.
6. Envolva seus Clientes e Parceiros
Transparência e colaboração são duas palavras que estão em voga hoje em dia, portanto, sempre que possível compartilhe com seus clientes as informações relevantes e que agregam valor, isso é a verdadeira parceria, isso é CRM, procure soluções que permitam que seus clientes tenham visibilidade do processo e se possível possam interagir com sua equipe facilmente, sempre que preciso isso irá manter seu cliente sempre por perto, engajado e atualizado sobre as principais informações para tomada de decisão do seu negócio. A solução de gestão de tarefas contábeis – nuubes contábil é uma das poucas soluções no mercado que fornecem recursos para você se comunicar e se aproximar dos seus clientes, ele fornece Portal do Cliente Nuubes Contábil para comunicação e interação com seus clientes, através dele, seus clientes podem fazer login e ter acesso aos arquivos e obrigações para download, terão acesso aos arquivos enviados por seu time para “pendentes de upload”, enviar chamados (solicitações de serviços) para seu escritório e equipe interna e ainda recebem alertas sobre prazos a vencer, evitando multas e correções indesejadas.
Um software que utiliza a computação em nuvem deve ser visto como uma evolução que traz produtividade e segurança. É um investimento que proporcionará à sua empresa redução de custos, com tecnologia de ponta e mobilidade. O futuro é esse: prosperidade para o seu negócio com qualidade, velocidade e simplicidade!
A Nuubes investe na contínua melhoria de suas soluções e na segurança dos dados, com suporte ágil e permanente, para manter a satisfação e a fidelidade de clientes e usuários. Conheça nossas soluções e faça um teste grátis ou agende uma demonstração.
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