As rotinas dos escritórios contábeis são extremamente dinâmicas, pois possuem prazos específicos e regras muito peculiares que exigem muita atenção para que sejam cumpridas e atendidas corretamente.
Sabemos que os escritórios contábeis possuem muitos clientes, de todos os seguimentos e tamanhos, cada um com suas demandas diferentes que precisam ter suas regras respeitadas e tratadas uma a uma e suas tarefas executadas todos os dias. Então, como gerenciar rotinas contábeis com eficiência?
Na maioria das vezes, os escritórios possuem vários contadores que dividem seus clientes entre tais profissionais e que entopem suas mesas com suas inúmeras anotações, post-its e to dos, numa rotina insana para que nenhuma atividade caia no esquecimento e nenhum prazo seja perdido em tanto trabalho diário.
A chance de um erro acontecer, de uma demanda ser esquecida, de um post-it descolar e ir parar na mesa de um outro contador, no lixo ou voar pela janela é enorme ou ainda aquele contador responsável sofrer uma estafa e o cliente sofrer uma autuação por perder o prazo é enorme.
Você deve estar se perguntando o que deve fazer!
Como devo gerenciar rotinas contábeis?
A melhor opção para gerenciar rotinas contábeis de seu escritório é através de um softwares de gestão de tarefas online, que deve ser configurável para tamanho do seu escritório, com interface colaborativa e que gere os relatórios que você deseja. Veja algumas funcionalidades que sua ferramenta não pode dispensar:
Cadastro de Regime Tributário
Sabemos que cada empresa tem o seu Regime Tributário específico que são eles: Lucro Real, Lucro Presumido e Simples Nacional o qual ainda têm as opções exclusivas para Microempresas e Empresas de pequeno Porte.
Imagine um escritório contábil com centenas de clientes com todas essas opções de regimes tributários onde cada um tem uma data de recolhimento diferente?
Para gerenciar esta demanda sem correr o risco de cometer erros e perder prazos, você poderá cadastrar todos os regimes tributários e incluir as tarefas que você irá controlar por regime. Além de atrelá-lo ao cliente específico.
Tarefas por prazos
Esse recurso eliminará boa parte da papelada de sua mesa e aquele post-it não terá vida própria. Sua mesa será mais organizada e limpa.
Você terá um dia mais organizado, menos confuso e stressante pois terá segurança que sua ferramenta de gestão não dependerá de sua memória ou suas anotações.
Alarmes
A configuração e o envio de automático de alarmes por e-mail ou na tela do sistema, assim que uma tarefa estiver com o prazo à vencer é uma opção a mais para sua comodidade e segurança.
Responsáveis por clientes
Com muitos clientes e muitos contadores, você poderá configurar responsáveis automáticos por cliente configurando uma carteira de clientes para cada colaborador, onde cada um visualize apenas as tarefas de clientes relacionados à sua carteira, minimizando os conflitos internos e facilitando a visualização dos gestores.
Business Intelligence
Gerar relatórios em tempo real e analisar a produtividade de sua equipe, de cada colaborador e a situação real de cada cliente.
Tarefas recorrentes
Organizar e classificar todas as tarefas recorrentes de sua contabilidade e não perder nenhum prazo dos clientes, sem precisar lançar manualmente mês a mês.
Calendários
Montar calendários com tarefas recorrentes como: Darf, Gare, GPS, boletos e outros com periodicidade e prazos pré-definidos para que não perca nenhum prazo.
Arquivo online
Centralizar e armazenar todos os documentos e arquivos em sua respectiva tarefa para acessar sempre que necessário, enviar cópias, consultar e ter em arquivo.
Leia também em nosso blog: Como aumentar o desempenho da sua equipe contábil, Técnica Pomodoro – Mais foco e produtividade em sua equipe e Como reduzir custos com ferramentas de gestão de tarefas.
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