O equilíbrio financeiro para atingir um maior faturamento e poder fazer o negócio crescer. Quem não quer? Especialmente em escritórios de contabilidade, onde se cuida não só do seu próprio dinheiro como do dinheiro dos clientes, saber otimizar recursos e reduzir custos é fundamental.
Poderíamos falar de diversas maneiras para se atingir esse objetivo, mas hoje, queremos falar de uma ferramenta que vem se tornando cada vez mais indispensável para reduzir custos em diversas empresas: ferramentas de gestão de tarefas.
Como reduzir custos com ferramentas de gestão?
Já existem soluções especializadas em organizar sua rotina e trazer maior aproveitamento dos seus recursos. E hoje vamos elencar os motivos pelos quais você deve experimentar esse tipo de solução.
Organização de processos
A maioria de nós tem grande dificuldade em organizar as atividades do dia-a-dia priorizando aquelas que são mais importantes.
Uma ferramenta de gestão de tarefas pode ajudar você trazendo uma visão mais analítica sobre seus afazeres e os prazos de entrega.
Se você coordena uma equipe, melhor ainda. Todas as atividades podem ser delegadas através dessa ferramenta de modo que cada um saiba o que lhe compete fazer.
E você fica só monitorando o desempenho do seu time.
E como isso reduz custos? É simples, tempo é dinheiro, não é mesmo?
Com processos organizados e fluidos, você e sua equipe ganham tempo e reduzem as tarefas repetitivas que consomem também outros recursos, como impressões, troca de e-mails, energia elétrica, cópias, entre outros.
Controle de prazos
Muitos profissionais trabalham com prazos. Contabilistas, redatores, publicitários, médicos, engenheiros, etc. E quando um prazo é perdido, há consequências.
Contabilistas podem ter que pagar multas; redatores perdem clientes; publicitários pagam taxas por quebra de contrato, e assim por diante.
Com uma ferramenta de gestão de tarefas, você controla todos os prazos do seu empreendimento e ainda define alertas para que seja lembrado de cada compromisso.
Além de não gastar mais com multas e taxas, você ainda demonstra eficiência para seus clientes.
Comunicação entre a equipe
O home office já é realidade para muitas empresas. Inclusive profissionais de diversas áreas estão se reunindo para oferecer pacotes de soluções bastante diversos, cada um residindo em determinado lugar.
Ao invés de ficar trocando e-mails e pagando viagens para reunir-se com sua equipe e tomar decisões, você pode utilizar um software de gestão de tarefas que permita um contato constante e em tempo real com todos os envolvidos em um projeto.
Além de resolver qualquer questão no momento em que ela surge, você mantém o histórico de conversações e pode resgatá-las sempre que necessário.
Adeus papel
O uso de ferramentas online para gestão de tarefas e projetos também contribui para a redução do uso de papel, impressões e cópias, contribuindo não só para o meio ambiente como também para o seu bolso.
Ao utilizar um software de gestão de tarefas na nuvem, você pode concentrar todos os documentos num único lugar, mantendo-os organizados e seguros até que você necessite resgatá-los.
Seu histórico de operações fica arquivado, seus dados ficam em segurança e seu escritório fica com mais espaço disponível para aumentar a equipe ou melhorar a integração entre os funcionários.
Leia também: Melhorar a produtividade automatizando as rotinas do seu escritório contábil e Como identificar e aumentar o ganho de produtividade na minha equipe?
Você já utiliza uma solução de gestão de tarefas na nuvem? Que vantagens percebe na utilização desta ferramenta? Deixe seu comentário!
Faça um teste grátis e entenda tudo sobre o artigo que falamos:
