Nesse artigo, quero citar 11 ferramentas feitas para contadores que tem se mostrado cada vez mais essenciais para o dia-a-dia, tanto para automatizar processos internos, quanto para entregar mais valor para o empresário e, consequentemente, melhorar o relacionamento com o cliente.

Gestão de Tarefas e de Equipe

Monitorar todas as tarefas internas de um escritório contábil é algo enlouquecedor. Para cada tipo de tributação, é um imposto diferente. Para cada segmento de empresa, é uma rotina.

Para gerenciar os prazos e as entregas referentes ao sistema tributário mais complexo do mundo, o contador brasileiro pode contar hoje com vários sistemas em nuvem que ajudam nessa árdua missão.

1. Nuubes

O Nuubes é uma plataforma online que te permite criar tarefas de forma super customizável, mas também já conta com tarefas pré-definidas para cada departamento: fiscal, contábil, legal e DP e ainda para cada tipo de tributação.

Com o Nuubes é possível fazer uma gestão mais otimizada das atividades atribuídas aos funcionários e ainda é possível montar calendários com tarefas recorrentes como: Darf, Gare, GPS, boletos e outros com periodicidade e prazos pré-definidos.

Site: https://nuubes.com/nuubes-contabil-gestao-de-tarefas-contabeis/

2. TaskDo

O TaskDo tem um diferencial muito bacana que é oferecer um dashboard com indicadores de desempenho da equipe e volumetria das entregas.

Além disso, o contador pode manter todos os documentos em nuvem, que a TaskDo faz o backup e armazena tudo de forma organizada.

As tarefas referentes às obrigações acessórias já vem pré-configuradas, mas é possível incluir e excluir conforme a necessidade de cada região.

3. MasterDoc

O MasterDoc te ajuda a gerenciar, além das tarefas internas, a gestão de documentos entre empresa e contabilidade.

Alguns documentos são encaminhados aos clientes via e-mail e outros são despachados pelo boy, certo? Para ambos os tipos de entrega, manual ou internet, o MasterDoc otimiza o processo.

Para as entregas pela internet, além do envio ser automático, você pode controlar se o cliente já visualizou o arquivo pelo protocolo de entrega.

4. Nuvtech

A Nuvtech lançou o PIER, uma plataforma de gestão do escritório de contabilidade que une uma série de ferramentas: gestão e gerenciamento de processos, precificação de honorários, aplicativo para comunicação com o cliente e gerenciamento de documentos.

Como eu disse, não tem mais sentido se descabelar para gerenciar as rotinas do escritório e nem usar planilhas e mais planilhas. Soluções é que não faltam!

Automatização de Processos Internos

Quando eu trabalhava no setor contábil de um escritório, eu sofria de tendinite. Meu trabalho era basicamente ficar, de segunda a sexta, digitando documento de cliente.

A boa notícia é que hoje você só passa por isso se quiser. A tecnologia nos agraciou com ferramentas maravilhosas de automatização!

5. Visão Lógica

A Visão Lógica tem dois produtos bem legais: o Precificador de Honorários e o Gerador de Lançamentos.

O Precificador de Honorários é um software robô instalado na máquina que permite analisar as atividades diárias de todos os funcionários do escritório e determinar o honorário ideal de cada cliente.

Já o Gerador de Lançamentos permite usar qualquer dado fornecido pelo cliente, em qualquer formato, e transformá-lo em um lançamento contábil ou em um apontamento de folha, por exemplo.

6. Sobit

O Sobit é especialista em integrações entre sistemas. Com ele, é possível fazer integrações contábeis, fiscais e de folha a partir de sistemas e arquivos diversos, nos mais variados formatos.

São dois pontos em destaque:

1)A eliminação de digitação se refere a qualquer coisa que seu ERP aceite importação. 2) O dado obtido no seu cliente não precisa estar formatado de uma maneira especial.

7. Govbox

Não tem nada pior do que ver a mensagem: “Seu Java está desatualizado”. Pra acabar com esse problema, o Govbox atualiza automaticamente os aplicativos sem necessidade de intervenções.

Além disso, o sistema atualiza os índices necessários para entregar determinadas declarações acessórias, sem precisar de acesso aos sites de governo.

Gestão de NF-e

O pessoal mais experiente do setor fiscal sabe muito bem o que é receber uma nota fiscal escrita à mão, ilegível. Ou uma DANFE com uma péssima impressão.

Leitor de XML é algo muito obsoleto perto das tecnologias que fazem a gestão, a captura e o armazenamento das notas fiscais eletrônicas.

8. SIEG

O NF-e SIEG captura automaticamente todas as NFC-es, CT-es e arquivos SAT.

É preciso ter certificado A1 ou A3 e o sistema roda em background, ou seja, em segundo plano, enquanto você faz outras coisas.

10. Arquivei

Conectado à Sefaz e diversas prefeituras, o Arquivei é uma ferramenta on-line que centraliza todos os XMLs fiscais das empresas num único lugar, de forma segura, e organizada, com buscas, fitros e relatórios.

Os relatórios são bem visuais e ajudam tanto o empresário quanto o contador a fazer uma gestão mais eficiente das compras e das vendas da empresa.

Gestão Financeira

Organização financeira é uma das maiores dores de todos os empresários.

Para nós, contadores, é simplesmente maravilhoso podermos agregar aos nossos serviços o fornecimento de um software que, além de gerenciar as finanças da empresa, permite integrá-las com o sistema contábil.

Aumento de produtividade interna e entrega de mais valor para o cliente: isso resume bem o objetivo das ferramentas abaixo.

11. Nibo

Simples, prático, fácil. Basicamente essas três palavras resumem bem o Nibo. O controle de contas a pagar/receber é feito sem precisar de parametrizações.

Alguns bancos podem ser integrados de forma automática e é possível fazer análises bem interessantes através dos relatórios do sistema.

Além disso, toda a movimentação financeira é integrada com o software contábil e a documentação pode ser armazenada dentro da plataforma.

12. ContaAzul

O ContaAzul tem feito um trabalho incrível com os contadores. Criou programas de parceria bem atraentes e fazem todo um trabalho que ajuda o contador a implantar o sistema em seu cliente.

O ContaAzul é gratuito para contadores, basta ter uma empresa conectada ao seu escritório.

É possível importar o plano de contas contábil para o sistema e referenciá-lo às contas financeiras, o que diminui o tempo de parametrização e facilita a integração financeiro-contábil.

Revolução do Produto Contábil

Contador precisa de ter tempo para poder cuidar do relacionamento com seu cliente. Todas as ferramentas acima fazem com que o contador automatize processos, seja mais produtivo e consiga, dessa forma, gerar mais valor para o empresário.

Estamos na era de deixarmos de ser o mal necessário das empresas para sermos o contador-consultor, o contador conselheiro de negócios, que entrega resultados mensuráveis para seu cliente e o ajuda a crescer.

Mesmo com todas essas tecnologias operando a nosso favor, ainda estava faltando uma coisa. O produto final produzido por nós, o balancete contábil, era um relatório muito difícil de ser analisado e compreendido pelo empresário. Até agora.

14. Nucont

O Nucont é a ponte que faltava para que o empresário consiga, de uma vez por todas, enxergar o valor do profissional contábil.

“Contabilidade não serve pra nada”, “Não entendo nada de contabilidade” e “Pago o contador só para me ver livre do fiscal” são frases que serão completamente abolidas pelos seus clientes, a partir do momento em que você consegue mostrar pra ele gráficos e indicadores visuais que transformam a contabilidade num lindo e colorido painel gerencial.

Com a ajuda do Nucont, o contador pode finalmente fazer, de forma prazerosa, aquilo que sempre foi o propósito da contabilidade: auxiliar os empresários na tomada de decisão.

Site: http://nucont.com/

Está vendo, meu caro? Ferramentas para nos tornarmos contadores melhores é que não faltam. Não existem mais desculpas. A sua valorização como contador está aí, na palma da sua mão =)

Gostou? Se quiser mais conteúdos legais, visite minha página no Facebook Contabilidade Sem Chatice e também meu Canal no Youtube.

Lá eu compartilho vídeos e outros conteúdos sobre empreendedorismo contábil, de um jeito que você nunca viu.

Fernanda Rocha Founder e CEO do Nucont, Idealizadora do canal Contabilidade Sem Chatice, empresária contábil apaixonada por inovação e empreendedorismo contábil. Aug 17

É imprescindível que seu escritório de contabilidade esteja integrado, sua equipe motivada e as atividades diárias no prazo correto, o bom andamento das tarefas contribui com a organização e gerenciamento contábil de maneira muito eficaz. A Gestão Contábil certa pode fazer isso para sua empresa.

Você pode reunir todos os trâmites fiscais e legais com maior mobilidade, já pensou em acessar de qualquer lugar um software que possibilita a Gestão de Tarefas Contábeis?

“Mas, como posso reunir todas as atividades em um único lugar?”

Acesse as declarações de imposto de renda, integre os departamentos, controle rapidamente guias e pagamentos através do seu smartphone, a mobilidade da Gestão Contábil oferece uma gama de vantagens, este software é adequado para otimizar o seu tempo e aumentar o nível de qualidade dos serviços prestados.

Qual Software Mais Recomendado?

Escolha um software que integre todos os departamentos de seu escritório de contabilidade.

O gerenciador de tarefas contábeis é uma ferramenta online que possibilita a gestão colaborativa das atividades diárias de toda a sua equipe, com interface simples e intuitiva você poderá monitorar e centralizar as tarefas e check-lists.

“Esta ferramenta oferece a integração de todas as atividades contábeis?”

Sim, você terá todas as tarefas reunidas dentro de uma plataforma online com foco em rotinas administrativas, ou seja, a integração de todos os departamentos- sejam eles fiscais, pessoais, legais ou contábeis.

Este recurso é denominado de Business Intelligence, uma nova forma de realizar as rotinas do escritório de contabilidade de forma mais assertiva e dinâmica.

Gestão Contábil e Aumento da Produtividade

O aumento da produtividade é um dos aspectos mais almejados perante os gestores não somente nas áreas contábeis, mas como um todo.

Profissionais que apresentam maior rendimento contam com ferramentas inteligentes que auxiliam a otimização de tempo, e claro a motivação diária.

Não podemos nos esquecer de que a produtividade positiva e de qualidade também está interligada com a motivação pessoal de cada colaborador, você gestor ou chefe de departamento deve prestar atenção nestes traços.

Após reunir a sua equipe de trabalho, apresente a nova ferramenta de gerenciamento de tarefas, este novo sistema não necessita de treinamento e poderá ser integrado em sua rede sem ocupar espaços desnecessários em seu HD.

As vantagens do armazenamento online são reais e favorecem a eliminação de planilhas do Excel e documentos espalhados em sua mesa.

Organização em Tempo Real

Direcione as tarefas a cada colaborador de maneira colaborativa, filtre os prazos de pagamentos e delegue as atividades fiscais de cada cliente, a Gestão Contábil oferece a organização que você merece em tempo real.

“Saberei de todas as atualizações na mesma hora?”

Você poderá acompanhar as atualizações a cada minuto, toda vez que um funcionário iniciar ou mesmo dar continuidade ao processo dentro da plataforma, você será notificado.

A Melhor Ferramenta para Gestão Contábil

Como já mencionamos a ferramenta online mais adequada para reunir todas as atividades diárias do seu escritório de contabilidade é: o Gerenciador de Tarefas Contábeis.

Obtenha mais qualidade nos serviços prestados por sua equipe de contadores, escolha a melhor ferramenta para gerenciamento de tarefas.

Agende uma demonstração da ferramenta Nuubes Contábil e implemente este modelo de Business Intelligence em seu escritório de contabilidade.

E não perca também em nosso blog os artigos relacionado:

Como Manter a Organização com a Gestão de Tarefas Contábeis?

Como a Tecnologia têm ajudado a aumentar a Eficiência e Produtividade da Gestão Contábil

Como gerenciar rotinas contábeis?

A Gestão de Tarefas Online é a ferramenta de gerenciamento de projetos capaz de organizar o seu tempo e da sua equipe operacional, e o famoso sistema em nuvem – vem para ajudar a solucionar os problemas de armazenamento de suas tarefas e projetos.

“Mas como posso aproveitar esta ferramenta?”

Pense que você necessita otimizar espaço físico em seu HD ou mesmo da rede que está interligada com os seus colaboradores, as ferramentas online apresentam várias vantagens em seu dia a dia, podemos citar 3 para começar:

Gestão de Tarefas Online

• Armazenamento 100% online dos arquivos e projetos;
• Organização das atividades, emails, relatórios com todos da equipe;
• Usabilidade total perante os dispositivos móveis e desktops.

O Serviço em Nuvem é Para Mim?

Para realizar um planejamento  adequado é preciso reunir os gestores e líderes de sua empresa e montar um plano de ação, não é mesmo?

O serviço em nuvem favorece a integração de todas as atividades relacionadas à sua empresa, a gestão de tarefas online trás benefícios em tempo real para a sua equipe.

O acesso pode ser feito de qualquer equipamento, seja do celular, notebook, tablet e de qualquer localização apenas com o usuário e senha facilitando assim a mobilidade.

A escolha do software para gerenciamento de projetos é o mais recomendável para agrupar as tarefas de maneira eficaz.

Você poderá organizar as atividades do dia em questões de minutos e contar com a colaboração e eficiência de uma ferramenta que não necessita de treinamento.

A interface dos softwares de hoje em dia são bastante intuitivos o que facilita o entendimento e dispensa o tempo como mobilização de equipes de treinamento e o tempo para a implantação dos processos.

“Que gestor não deseja que sua equipe se mantenha focada e mais produtiva?”

Obtenha em tempo real o status das atividades de seus colaboradores, elimine o uso de planilhas do Excel que são passíveis de erros de atualizações e perda de informações e a troca massiva de e-mails mantendo  uma estrutura hierárquica organizacional para delimitar as atividades de cada setor.

O controle de tempo e custo também é imprescindível para gerenciar um projeto de maneira adequada, foque na melhoria contínua de sua equipe e faça uma Gestão de Tarefas Online para obter sucesso em sua empresa.

Quais as Vantagens do Modelo Business Intelligence?

Através da ferramenta em nuvem você poderá obter maior exatidão do que acontece no cotidiano de sua organização, o modelo Business Intelligence trás a centralização dos projetos e trabalho de forma colaborativa.

Conheça 7 vantagens da Gestão de Tarefas Online:

• Workflow customizável para automatizar as atividades conforme o seu projeto;
• Monitoramento do SLA através de alarmes e notificações;
• Configuração de formulários com campos customizáveis;
• Centralização dos documentos e informações anexadas às tarefas;
• Vínculos com outras áreas e equipes, tornando as tarefas interligadas;
• Apontamento de horas que sua equipe gasta em cada atividade;
• Criação de ciclos de vida em pastas organizadas individualmente.

O gerenciamento de projetos é eficaz para modernizar as tarefas que sua equipe já detém no dia a dia, você só tem a ganhar escolhendo uma ferramenta em nuvem que ofereça esta mobilidade.

Pense na visão global de seu negócio e alinhe as diretrizes de acordo com as suas necessidades, você conseguirá gerenciar suas tarefas através do tablet ou mesmo smartphone, simplifique a sua vida profissional!

Agende uma demonstração da ferramenta Nuubes Task e implemente este modelo de Business Intelligence em sua empresa.

Se você gostou deste artigo, leia também no blog da Nuubes Por que gerenciar tarefas em qualquer lugar, é prioridade em qualquer projeto? e Como reduzir custos com ferramenta de gestão de projeto online?

Elencamos 10 dicas que são fundamentais para um gerente de atendimento aumentar a performance com sua equipe de help-desk através da gestão de help-desk.

Confira abaixo as 10 dicas para apoiar a gestão de help-desk

1)  A atitude é tudo!

Comece cada atendimento sempre com uma atitude positiva e com a intenção de trabalhar para apresentar a melhor solução para o cliente.

Mesmo que indo por este caminho, o tempo para a resolução do problema aumente e acabe atrapalhando um pouco os seus indicadores.

2)  Sem desculpas: foque sempre na solução do problema

Direcione sua equipe a não finalizar o atendimento do cliente sem coletar todo os detalhes de sua solicitação. Busque sempre entender o que está ocorrendo e faça sempre as perguntas certas.

Lembre-se: Detalhar o atendimento pode ajudar o segundo atendente que irá seguir com o suporte ao cliente.

3)  Trabalho em equipe

Dê autonomia para sua equipe tomar algumas decisões e desenhe processos direcionados para as melhores práticas de atendimento.

Atualmente as centrais de serviços modernas criam novos cargos, como: “advogado-cliente”.

Desta forma é muito importante que haja um único ponto de contato para solucionar os problemas dos clientes e solicitações. Leia mais sobre este assunto no nosso blog sobre Service Desk.

4)  Cultura do Advogado do Cliente

Representar a “voz do cliente” é uma das melhores estratégias para melhorar a qualidade em sua equipe de atendimento.

Significa que seu cliente terá um representante para apoiá-lo em suas solicitações, e que terá a responsabilidade de acompanhar as equipes internas de sua empresa.

5)  Seja o dono do processo de atendimento

Uma das premissas de se auto nomear “dono” para os chamados é garantir que as atividades de Service Desk sigam de forma fluída, da abertura do chamado até o problema ou solicitação ser resolvida.

Toda a equipe deve pró-ativamente efetuar o acompanhamento de todos os seus chamados abertos (especialmente os não possuem um status recente).

Não importa quem está designado para atuar em um atendimento.

6)  Documentação Ticket Qualidade

Investigue, diagnostique, priorize e documente de forma exaustiva.

Sempre pergunte a si mesmo –

“E se eu estivesse enviando esta documentação para mim mesmo? Com eu iria gostar que a informação chegasse para eu iniciar a solução do problema?”

7)  Mantenha sempre o humor

Possuir uma equipe bem-humorada e divertida é um dos componentes chave das equipes de sucesso.

Cabe a todos manter o ambiente Service Desk solidário e colaborativo, mantendo sempre o respeito e sempre buscando um ambiente alegre e cordial.

8)  Atue sempre com Pró Atividade

Atue para resolver questões relacionadas aos problemas recorrentes, trabalhando para assegurar que é possível minimizar o impacto sobre os negócios da empresa.

Tenha uma comunicação adequada e ofereça aprendizado constante para suas equipes.

9)  Resolução no Primeiro Contato

Use todos os nossos recursos disponíveis, como: membros da equipe, treinamento, ferramentas, documentação, incidentes passados, etc., para tentar resolver o problema de cliente no primeiro contato.

Isso eleva o nível de satisfação do cliente, melhora a imagem da empresa, permite que criar as equipes de “Nível 2” mais ágeis e melhora a nossa produtividade.

Somente escale seu chamado quando você esgotar todas as vias de resolução no Service Desk.

10)  Primeiro resolva problemas ligados ao negócio

Atuar primeiro em situações ligadas ao negócio e a erros em procedimentos. Em seguida, aborde as questões técnicas.

Sempre documente em seu ticket, ex:

• Quem é o cliente;
• Documente qual o procedimento que o cliente está tentando executar;
• Qual o impacto na produtividade do cliente, ou prejuízos o problema está gerando;
• Defina sempre a criticidade do chamado que está atendendo.

Saiba mais em nosso blog com os artigos: Ferramenta Self service em Cloud Computing, Sua empresa já possui um Service Desk? e Como reduzir custos com ferramenta de gestão de projeto online?

As ferramentas Self service em Cloud Computing são pré-programadas e podem facilmente ser configuradas de acordo com a necessidade dos usuários e da empresa.

Conceito de ferramenta Self service em Cloud Computing

Muito procurada para BI, a ferramenta self service permite ao usuário a implantação em sua própria estrutura e configure de acordo com as necessidades da empresa, com possibilidades de análises gerenciais, controle de projetos, emissão de relatórios e dashboards além de worflows customizados e ampla interação entre os envolvidos de maneira fácil e prática sem que uma grande estrutura física e de pessoal aumente os custos em espaço físico e etc.

O autoatendimento em BI permite ao usuário criar seus próprios relatórios, personalizando para cada necessidade, além das análises poderem ser efetuadas em qualquer lugar e horário facilitando a tomada de decisões rápida e prática.

Histórico de ferramentas de Gestão e Self service em Cloud Computing

Antigamente, e ainda muito encontrado hoje em dia, as empresas desenvolviam seu próprio programa de BI em ambientes complexos e bastante onerosos para as empresas, além de espaço físico para servidores, máquinas e atualizações existia a necessidade de pessoal especializado tanto para a implantação, quanto para treinamento e desenvolvimentos/ atualizações constantes.

Hoje em dia, além das empresas buscarem a redução de custos e aumento de produtividade existem ferramentas adequadas para cada tipo de negócios.

Os gestores já tem como certo que a ferramenta Self service em Cloud Computing é a solução para diversos problemas.

Sendo uma ferramentas em Nuvem, dispensam ambientes corporativos complexos e grandes, atualizações e desenvolvimentos complexos e em tempo real, sem a perda de produtividade da equipe além de estarem em constante melhoria a um custo extremamente mais baixo que os softwares próprios.

Vantagens da ferramenta Self service em Cloud Computing

Uma das maiores vantagens deste tipo de ferramenta é a mobilidade e autonomia tanto dos gestores quando da equipe envolvida no processo.

O acesso pode ser feito de qualquer lugar e em qualquer momento e o acesso pode ser simultaneamente por todos os profissionais do projeto.

Com interfaces intuitivas, o tempo de treinamento foi descartado, a interação entre os usuários é completa, com acesso às informações em tempo real, controle de status dos projetos, abertura de atividades, avisos por e-mail e na tela do sistema reduzindo os riscos de perda de prazos e informações.

As vantagens deste tipo de ferramenta são inúmeras e o mercado oferece muitas opções em soluções gerenciais que podem ser definidas de acordo com o negócio do cliente. A área que mais aumenta a produtividade e assertividade é Governança das informações.

leia também em nosso Blog Sua empresa já possui um Service Desk? e Por que gerenciar tarefas em qualquer lugar, é prioridade em qualquer projeto?

Conheça nosso gestor de tarefas Nuubes Task e não perca mais tempo e dinheiro com soluções complexas:

As demandas dos escritórios de contabilidade são de extrema responsabilidade e seguem normas pré-estabelecidas e muito específicas que devem estar sempre atualizadas conforme suas técnicas e padrões.  Sem a informatização da gestão contábil, a probabilidade de erros e esquecimento é muito grande e pode causar riscos graves à saúde financeira, fiscal e tributária da empresa. Além de ter a Produtividade da Gestão Contábil bastante comprometida.

Redução de Tempo e aumento da Produtividade da Gestão Contábil

O Brasil tem evoluído muito no que diz respeito a tecnologia da informação, e esta evolução se estende aos envios de arquivos fiscais (SPED) para a receita federal e demais órgãos e a disponibilidade de informações e atualizações acessíveis e em tempo real.

A redução de tempo é bastante percebida no envio das informações fiscais das empresas ao governo. Antigamente eram entregues uma quantidade enorme de papéis (notas fiscais, boletos bancários, pagamentos, impostos, recebimentos e etc) que além de ocuparem um espaço físico muito maior do que o necessário, ainda traziam enormes dores de cabeça em seu armazenamento, conferência, auditoria e etc.

“Há 10 anos, todos os dados eram preenchidos a mão. Hoje, as informações são inseridas diariamente no sistema, o que permite a geração de relatórios consolidados e facilita a transmissão para os órgãos responsáveis”. Segundo presidente da Fenacon, Mario Berti

Mas até a empresa chegar ao arquivo que deve ser enviado ao governo, como fazer a gestão interna da contabilidade de uma maneira eficiente e que minimize o máximo possível erros e principalmente obedeça aos prazos de pagamento de impostos que além de muitos, não são compilados em apenas um dia?

Produtividade da Gestão Contábil dos escritórios de contabilidade com a tecnologia correta

Sabendo que as rotinas diárias são intensas e devem ter toda atenção, as empresas desenvolveram métodos próprios de controle e processos para que possam ser finalizadas corretamente.

Os contadores e profissionais da área usam planilhas de Excel, agendas, anotações, tabelas e até mesmo post-its para que não percam nenhuma informação ou data. Este é o maior problema quando se diz respeito a produtividade da equipe, pois a chance de erro é muito grande quando um post-it pode voar pela janela, um profissional pode esquecer de atualizar uma planilha ou ainda perder suas anotações de agenda.

Com tantas atividades, a informatização é o caminho para o sucesso de qualquer empresa, seja pequena, média ou grande. Um sistema que compile todas as informações e gere os arquivos necessários – além de relatórios gerenciais e worflow – para envio aos órgãos responsáveis além de controlar as datas e demandas de maneira que a equipe interna tenha acesso a informações centralizadas em uma única ferramenta.

Ter acesso à todas as tarefas recorrentes e pré-definidas para empresas optantes pelo Lucro Presumido, Lucro Real, MEI, Simples Nacional e Pessoa física com suas datas específicas e regras padronizadas e atualizadas.

Um dos maiores problemas relatado pelos contadores é o controle de datas e prazos, então manter um calendário com tarefas recorrentes como pagamento de Darfs, Gare, GPS, boletos de contas a pagar, folha de pagamento automatizado, garante o cumprimento das tarefas com redução de retrabalho (repetir as tarefas recorrentes manualmente ou em planilhas onde o esquecimento e o erro podem acontecer), onde os usuários de cada departamento tem acesso de qualquer localização e consequentemente diminuição de custos com grandes estruturas e pessoal dedicado.

Essas tarefas podem ser configuradas para avisarem quando uma atividade está prestes a vencer, ou que deve ser trabalhada através de e-mails e avisos na tela do sistema.

Redução de Custos com estrutura física

A redução do espaço físico para arquivo de uma grande quantidade de papéis e documentos pode ser substituída pela centralização e armazenamento em sua respectiva tarefa na ferramenta, com fácil acesso tanto da contabilidade quanto do cliente.  Além de não ter problema com informações perdidas a redução de custos com espaço físico é bastante considerável.

A ferramenta mais adequada para sua gestão contábil deve ser em nuvem (cloud Computing), para que a redução com estrutura seja ainda maior, sem a necessidade de servidores e grandes máquinas e atualizações, de fácil configuração e com interfaces intuitivas e práticas que dispensam longos treinamentos e implantações.

Metodologia

Uma pesquisa realizada pela Fenacon com escritórios de contabilidade do Rio de Janeiro e São Paulos, calculou quanto tempo um fabricante de vasos de cerâmica gastaria para cumprir as obrigações fiscais tendo 60 funcionários registrados em diversas situações – trabalhando, em férias, em licenças maternidade ou médica, por exemplo –, relógio ponto mecânico e sem admissões ou desligamentos no mês analisado.

O estudo mostrou que ICMS, IPI e contribuições demandam maior esforço, com emprego mediano de 373,2 horas por ano. Somando ao tempo mediano usado para contabilidade, IRPJ e CSLL (116 horas/ano) e para a folha de pagamento (97,2 horas/ano), o gasto atual chega a 586,4 horas por ano – quatro vezes menos do que o indicado pelo Banco Mundial.

Resultado – Tempo gasto com obrigações fiscais

“Você sabe quanto tempo gasta na gestão das tarefas mais críticas ?“

Conheça o Nuubes Contábil e todas as funcionalidades para aumentar a produtividade do seu escritório contábil.

Leia também nossos artigos sobre Gestão Contábil, Como aumentar o desempenho da sua equipe contábil e Melhorar a produtividade automatizando as rotinas do seu escritório contábil.

O Service Desk, na tradução literal, quer dizer Central de Serviços, ou Central de Atendimento, onde uma equipe de profissionais especializados está disponível para a atuação em um ou mais prestações de serviços oferecidos pelas empresas na área de tecnologia, informática, TI e telefonia.

Service Desk e Help Desk

Apesar do nome semelhante e de algumas atividades também, não podemos confundir o Service Desk com o Help Desk, termo já bastante conhecido para todos.

O Help Desk é um serviço de atendimento para quem procura soluções ou informações para “problemas” técnicos relacionados a TI, incluindo a parte de telefonia das empresas, além de registrarem reclamações e solicitarem suporte. Este atendimento poderá ser feito através de um Call Center, SAC , remoto ou ainda presencial através de um canal que centraliza as ocorrências e direciona para os responsáveis (os analistas de Help desk).

O profissional com experiência em TI abre o chamado e analisa o problema encontrado (através de um questionário que o usuário deverá responder) e orienta o usuário na solução. Caso não seja possível será feito pelo profissional, remotamente ou ainda presencial. Este pode ser chamado de atendimento Nível 1.

Já Service Desk tem a função, mais detalhada, para demandas maiores e mais específicas que possuem processos bem definidos para o tratamento de cada uma.

Ele centraliza as necessidades de sua empresa em uma única área e através de processos, registra entradas e saídas dos chamados (gerenciamento do suporte, manutenção, filas, tempo de espera, histórico do cliente, histórico do chamado e etc) e compila todas as informações e um só lugar com acesso de todos os envolvidos.

Esta gestão é feita geralmente pela internet (e-mails, portais, chats e etc) ou pelas chamadas telefônicas e etc.

A área tem como função principal resolver os problemas causados pelas interrupções e falhas de TI com a maior qualidade e eficiência possível, minimizando os impactos e prejuízo dos clientes.

O Service Desk atende a chamados Nível 2, que é o chamado que não pode ser resolvido pelo Hep Desk por na maioria das vezes, serem mais complexos.

Custo para manter um Service Desk

Quando falamos em uma equipe especializada para atendimento de chamados, já imaginamos uma grande estrutura com muitos profissionais, em um espaço grande e com equipamentos de alto custo, como servidores, notebook, sistema de telefonia entre outros. Isso seria uma desvantagem num mercado cada vez mais competitivo.

Hoje em dia, as empresas mais modernas, não investem mais em uma estrutura física, mesmo que tenham que atender várias filiais em locais diferentes com regras diferenciadas. A melhor opção é uma ferramenta em Nuvem, que além de não ter custos para implantação e estrutura, poderá ser acessada de qualquer lugar e por todos os usuários envolvidos na operação, e consequentemente com custos bem mais baixos.

O investimento com centrais de serviços locais será extremamente mais baixo, todas as informações estarão em uma mesma ferramenta, cloud computing, toda a equipe pode ter acesso e assim uma maior quantidade de atendimento por chamado com melhor aproveitamento dos recursos disponíveis.

Apesar das informações estarem centralizadas, a equipe poderá estar em qualquer lugar, desde internamente na empresa até o home work, viagens, cafés e etc.

Produtividade e medições do Atendimento

Através de ferramentas adequadas, além de mobilidade, acessibilidade e configuração total dos processos de atendimento de chamados de sua empresa, a análise de relatórios e disponibilização deles, se faz prioritária para a medição de metas de sua equipe e resultados para os clientes.

É muito importante que se tenha relatórios e ferramenta BI, pesquisa de satisfação para cada cliente e chamado e workflow (de preferência com níveis de atendimento e SLA)  para controle de prazos e entregas. Estes são os indicadores essenciais para seu Service Desk.

Canais de atendimento

Com o sistema em nuvem, os chamados já naturalmente ficam mais rápidos e responsivos. Para isso abrir vários canais de atendimento é uma saída rápida e prática para comunicação entre os membros de sua equipe e entre sua empresa e os clientes. Procure ferramentas que tenham em sua estrutura chats, e-mails e outros canais, como portais e etc.

Em sendo assim, o Service Desk tem por objetivo principal fazer a gestão de uma comunicação eficaz entre cliente e suporte, com soluções mais rápidas e adequadas aos problemas mais complexos.

A ferramenta certa para sua gestão de chamados, pode aumentar a produtividade de sua empresa, minimizando os custos e atingindo os objetivos com menos impacto e minimizando os prejuízos.

Conheça o Nuubes Desk e tire todas as suas dúvidas!

Leia também Como a metodologia ITIL pode ajudar a empresa no controle de chamados e 9 Dicas para o atendimento ao cliente.

A metodologia ITIL foi criada na Inglaterra nos anos 80 justamente para fazer todo o gerenciamento de TI, como uma biblioteca de tecnologia com as melhores práticas de TI agrupadas e daí o nome Information Technology Infrastructure Library em tradução livre significa Biblioteca de Infraestrutura de Tecnologia da Informação. Esta tecnologia pode ajudar no controle de chamados de sua estrutura.

Metodologia ITIL e o controle de chamados

Como a prioridade de qualquer empresa é manter seus clientes satisfeitos esta metodologia permite o gerenciamento de todos os processos de TI  e controle de chamados, para que a produtividade da equipe seja maior e o objetivo e resultados alcançados.

Ou seja, a metodologia ITIL pode ajudar as empresas a obterem os resultados mais facilmente, reduzindo os custos dos processos e assim atenderem seus clientes com melhor qualidade mantendo-os satisfeitos agregando valor aos serviços entregues.

Objetivos e Finalidades da Metodologia ITIL implantado no controle de chamados

Essa metodologia tem padrão mundial como objetivo de guiar e orientar as empresas a desenvolverem e seguirem seus processos de TI e como finalidade certificar-se que os serviços oferecidos estão dentro dos padrões da empresa em termos de entrega e qualidade.

Estes processos são desenvolvidos de acordo com cada empresa, adequados para as funcionalidade e equipes e deverão ser gerenciados e cumpridos pelo departamento de TI, assegurando a qualidade da entrega para os clientes.

Vantagens da metodologia ITIL

Com a implantação da metodologia ITIL em seu controle de chamados, a padronização dos processos e melhores práticas tem aumentado consideravelmente a produtividade das equipes, atendendo aos prazos, e qualificando os serviços entregues agregando valores extras aos clientes. Esta melhoria está ligada a melhor comunicação entre a equipe, o compartilhamento de informações em tempo real, o feedback aos clientes de forma fácil e clara, o acesso aos arquivos de cada projeto bem como a facilidade para os gerentes de projetos.

Benefícios da metodologia ITIL

• Padronização dos processos de TI
• Definição dos Níveis de SLA
• Controle dos prazos de atendimento aos chamados e resposta às soluções
• Resposta padronizada e rápidas aos clientes
• Processos padronizados, claros e determinantes
• Qualidade e eficiência na entrega dos serviços ao clientes
• Melhoria continua de processos e serviços
• Satisfação do Cliente mensurável
• Acesso a toda equipe envolvida
• Acesso a todas as informações do chamado

Leia mais em nosso blog sobre Gerenciamento de Chamados com os artigos  Melhorar seu SLA de atendimento em 8 passos e Vantagens do Cloud Computing.

Conheça o Nuubes Desk:

Agora imagine fazer tudo isso na varanda do seu apartamento, tomando uma boa xícara de café antes de chegar em sua empresa.

Apesar de parecer uma utopia para muitos líderes de equipes de projeto, já é uma rotina comum para muitos profissionais que já entenderam que gerenciar tarefas e atuar de forma colaborativa com sua equipe é fundamental para conseguirem se destacar e atingir excelentes resultados.

Gerenciar tarefas e produtividade: O mantra em todas as empresas

É fato que aumentar a produtividade é a principal palavra de ordem de toda empresa e está no pensamento de gestores, funcionários e equipe de projetos, que vivem a busca constante por novas metodologias, frameworks e ferramentas que possam aumentar o ritmo das entregas de tarefas sem prejudicar a qualidade.

Para que a produtividade possa aumentar e a qualidade ser mantida, obrigatoriamente a comunicação e a colaboração entre os membros da equipe e demais envolvidos em uma tarefa ou projeto realmente precisa acontecer.

Não é por acaso que o termo: “problemas de comunicação” retorna no Google cerca de 51.200.000 resultados, e tenha a certeza que as primeiras posições serão todas com foco em ambientes corporativos e de projetos. Isso porque dificuldade de comunicação entre equipes é o fator principal nas falhas, atrasos e retrabalhos em projetos.

Como as Startups têm influenciando grandes empresas

As Startups atuais têm influenciado grandes players no mercado que já estão usando e até desenvolvendo ferramentas realmente bem interessantes para gerenciar tarefas, sendo que as mais modernas, permitem que qualquer funcionário possa trabalhar remotamente.

Não é por acaso, que muitas empresas de tecnologia conseguem aumentar em mais de 4X a produtividade de suas equipes, apenas combinando as técnicas atuais de desenvolvimento ágil com softwares online para gerenciar tarefas.

5 vantagens no uso de ferramentas para gerenciar tarefas

Estas novas ferramentas possuem interfaces realmente easy-to-use, e destacamos 5 vantagens imediatas para empresas que começam a utilizá-las no dia a dia com suas equipes:

1. Utilização e uso 100% online com uso imediato via internet.

2. Custo zero de instalação, zero de servidores e zero para treinamentos.

3. Foco total na colaboração similar a uma rede social.

4. Armazena arquivos, integra com e-mails, workflows e dezenas de relatórios.

5. Utilização por qualquer dispositivo: smartphones, tablet, TVs e desktops

O que muda no dia a dia das equipes

Os atuais gestores de projetos, já conseguem gerenciar suas tarefas e equipes em seu computador desktop, notebook, tablet e até mesmo pelo celular. Ou seja, o cenário descrito no início deste post não é tão imaginário assim, e não há mais a necessidade de reuniões intermináveis e estressantes de status de projeto, onde sua equipe é inquirida diante de um cronograma tendo de justificar cada atividade de seu cronograma.

Atualmente obter uma visão global de projeto e em tempo real, permite que seu time se mantenha sempre focado em uma lista de tarefas simplificando o planejamento diário, onde dúvidas, comentários e qualquer replanejamento pode ser feito sempre em tempo real.

Agende uma demonstração do Nuubes Task e entenda como implementar este modelo de trabalho em sua empresa!

Leia mais artigos com este tema no blog como Como reduzir custos com ferramentas de gestão de tarefas, Como montar uma equipe de trabalho virtual em 5 etapas e Reduzir os e-mails usando uma ferramenta de gestão de tarefas.

Por que devo escolher uma ferramenta de gestão de projeto online?

Redução de Custos

• Redução de custos com softwares de gestão de projetos
• Redução de custos com equipe de TI
• Redução de Custos com servidores
• Redução de Custos com Infraestrutura

Economia de Tempo

Os softwares de gestão de projetos, além do alto custo, o tempo de desenvolvimento é extremamente longo, com muitos módulos para implantação, suporte complexo, inúmeras atualizações e extensos treinamento de suas equipes.

Mobilidade e Acessibilidade

Umas das maiores vantagens do cloud computing é a mobilidade e acessibilidade que permite que você e sua equipe possa ter acesso de qualquer dispositivo em tempo real, bem como as atualizações da ferramenta serem feitas sem nenhum prejuízo ao dia-adia do usuário como paradas e quedas bruscas.
Este recurso fará com que a produtividade de sua equipe seja aumentava de forma considerável.

A redução de custos é o grande motivo para optarmos pela ferramenta de gestão de projeto online, mas e a produtividade?

A importância de se escolher uma boa ferramenta de gestão de tarefas online que seja intuitiva, configurável para seu negócio deverá ser a alternativa mais assertiva para aumentar a eficiência e produtividade de sua equipe e sua empresa.

Check list para a escolha da SUA ferramenta:

• Interface intuitiva
• Apontamento de Horas
• Tarefas Recorrentes
• Workflow
• Organização Departamental
• SLA
• Arquivos anexados às tarefas
• Eliminar e-mails
• Eliminar o uso de planilhas
• Estrutura hierárquica organizacional
• Controle de tempo e custo
• Criação de Tarefas/Demandas por e-mail
• Visibilidade
• Melhoria contínua
• Tipos, formulários e campos customizáveis
• Ciclo de vida das tarefas por área
• Gráficos e relatórios personalizados
• Comunicação total entre as equipes

Leia também em nosso blog Vantagens do Cloud Computing, Como reduzir custos com ferramentas de gestão de tarefas e Como montar uma equipe de trabalho virtual em 5 etapas.

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