1.Entender o momento de contratar uma solução

Saber o momento de contratar uma solução tecnológica não deve ser visto apenas como uma vaidade de alguém que gosta de tecnologia e encontra num e-mail marketing promocional uma solução revolucionaria e altamente inovadora. A decisão de contratar uma ferramenta deve ser baseada na necessidade de negócio, seja ela devido a incapacidade de sua equipe em atender à demanda crescente, seja pela falta de controle das atividades, enfim a decisão de contratar uma solução deve ser motivada pela necessidade e não pela vaidade.

2. Revisar processos internos

Antes de mais nada eu sempre reforço a importância de se rever seus processos internos, se for o caso, até fazendo desenhos ou buscando soluções para visualizar estes processos, da forma que acontecem, assim será possível identificar possíveis falhas e resolvê-las, antes mesmo de implantar uma tecnologia. A solução tecnológica deve sempre suportar o processo e não o contrário.

3. Envolva seus colaboradores

Durante a fase de implantação de qualquer solução ou ferramenta de apoio, é fundamental entender não apenas o quanto ela é aderente ao seu processo, para isso é crucial envolver seus colaboradores  “usuário chave” desde o início, eles precisam se sentir parte da solução para estar engajados.

Na escolha do “Usuário Chave”, é importante pensar não apenas em alguém que tenha habilidades técnicas, profundo conhecedor dos processos, para aprender rapidamente, mas do que isso é importante pensar o quanto ele poderá influenciar os demais a utilizar a ferramenta, não só divulgando e também na replicação do conhecimento para os demais colegas.

4. Invista tempo na avaliação da solução antes de contratar

Muitas soluções no mercado atualmente, disponibilizam um período de teste de 10 a 30 dias para teste grátis. Aproveite esse período e faça um teste real, monte um cenário de testes, identifique e envolva os responsáveis de áreas que serão afetadas e explore o máximo da solução, e não se deixe levar pelo visual, ele também é importante, só que mais do que isso a ferramenta de gestão de tarefas contábeis tem que ser intuitiva, fácil de usar e o mais importante, que seja aderente ao seu processo e que tenha adesão da sua equipe. Se não for, esqueça o design.

Se for preciso consulte o fornecedor a possibilidade de estender o prazo de testes para completar sua avaliação, considere ainda neste momento o artigo “Nuubes-soluções-em-nuvem-dicas”, ele pode ajudá-lo com dicas úteis sobre o que considerar na hora de contratar uma solução em nuvem.

5. Elimine as Planilhas e trabalhe com soluções integradas em Nuvem

Se a nova solução não for capaz de eliminar as planilhas, sobre as principais atividades do seu negócio, então a implantação do seu sistema não foi bem-sucedida.

Em muitos casos, as áreas iniciam as atividades no sistema, e em pouco tempo começam a utilizar paralelamente as planilhas, que no final acabam complementando o trabalho.

Tente eliminar as planilhas, apensar de serem boas aliadas para execução das tarefas, elas não são capazes de gerar registro de histórico e versionamento, não mantém rastro e em muitos casos não tem a integração adequada para se manter atualizada, além é claro da questão da performance e segurança. O sistema de gestão de tarefas contábeis Nuubes contábil é uma das poucas ferramentas capazes de manter a integração completa dos processos, além de armazenar em nuvem com boa performance e segurança todas informações da sua operação.

6. Envolva seus Clientes e Parceiros

Transparência e colaboração são duas palavras que estão em voga hoje em dia, portanto, sempre que possível compartilhe com seus clientes as informações relevantes e que agregam valor, isso é a verdadeira parceria, isso é CRM,  procure soluções que permitam que seus clientes tenham visibilidade do processo e se possível possam interagir com sua equipe facilmente, sempre que preciso isso irá manter seu cliente sempre por perto, engajado e atualizado sobre as principais informações para tomada de decisão do seu negócio. A solução de gestão de tarefas contábeis – nuubes contábil é uma das poucas soluções no mercado que fornecem recursos para você se comunicar e se aproximar dos seus clientes, ele fornece Portal do Cliente Nuubes Contábil para comunicação e interação com seus clientes, através dele, seus clientes podem fazer login e ter acesso aos arquivos e obrigações para download, terão acesso aos arquivos enviados por seu time para “pendentes de upload”, enviar chamados (solicitações de serviços) para seu escritório e equipe interna e ainda recebem alertas sobre prazos a vencer, evitando multas e correções indesejadas.

Um software que utiliza a computação em nuvem deve ser visto como uma evolução que traz produtividade e segurança. É um investimento que proporcionará à sua empresa redução de custos, com tecnologia de ponta e mobilidade. O futuro é esse: prosperidade para o seu negócio com qualidade, velocidade e simplicidade!

A Nuubes investe na contínua melhoria de suas soluções e na segurança dos dados, com suporte ágil e permanente, para manter a satisfação e a fidelidade de clientes e usuários. Conheça nossas soluções e faça um teste grátis ou agende uma demonstração.

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Como a Tecnologia têm ajudado a aumentar a Eficiência e Produtividade da Gestão Contábil

Como gerenciar rotinas contábeis?

Melhorar a produtividade automatizando as rotinas do seu escritório contábil

O surgimento do modelo que consiste no uso de softwares que não dependem da instalação física de um programa ou da compra de uma licença é a maior novidade do segmento de tecnologia dos últimos tempos. As empresas de SaaS, ou Software as a Service, são uma realidade cada vez mais abrangente.

Ao oferecer aplicativos, sites e softwares de colaboração na nuvem, essas soluções permitem automatizar as rotinas corporativas, além de ajudar a manter os colaboradores conectados entre si, trocando informações online em tempo real. Elas também melhoram a eficiência e produtividade no atendimento ao cliente e a qualidade dos serviços prestados.

Um estudo da IDC identifica cinco estágios de maturidade de adoção da nuvem: ad hoc (temporária/provisória), oportunista, repetível, gerenciada e otimizada. O estudo revelou ainda que as empresas que aumentam sua maturidade de nuvem do nível mais baixo – ad hoc – para os mais altos –  de nuvens otimizadas – apresentaram os seguintes resultados:

• 10,4% de aumento nas receitas;
• 77% de redução dos custos de TI;
• 99% de diminuição no tempo de prestação de serviços e aplicações de TI;
• 72% maior capacidade do departamento de TI em atender ao nível de serviço (SLAs).

Poderíamos ainda listar muitas outras vantagens trazidas pela implementação das soluções em nuvem. São vários os motivos que levam as empresas a adotar esse modelo, mas o foco aqui é destacar alguns pontos importantes para você levar em conta na hora de escolher a melhor opção para a sua empresa.

Veja abaixo algumas dicas que podem ajudar de contratar uma solução em nuvem:

1. Boa relação custo-benefício

Buscar uma solução levando em conta apenas o preço pode ser um grande erro e, em alguns casos, o barato pode sair caro. Portanto, na hora de buscar uma solução, inicie a sua busca mapeando as principais funcionalidades que a ferramenta deve cobrir para atender as suas necessidades. Se possível, busque soluções que disponibilizam um teste grátis, como as soluções Nuubes. Depois, consulte os preços e os planos e, por fim, escolha o que melhor se adéqua ao seu orçamento.

2. Suporte técnico e atualização constante

Além de contratar um bom serviço, é essencial também verificar como é o suporte oferecido. A empresa contratada, além de oferecer um ou mais canais de ajuda para sanar possíveis dúvidas ou problemas, também deve ser rápida no retorno e fazer melhorias contínuas, implementando novas funcionalidades. Contar com um bom suporte em momentos de necessidade simplesmente não tem preço.

3. Agilidade de implantação

Comparada com o modelo tradicional, a implementação das soluções em nuvem é muito mais rápida, já que são realizados testes que permitem às empresas do setor responderem a uma demanda imediata dos consumidores.

4. Ser intuitiva e fácil de usar

A ideia de usar uma solução em nuvem é descomplicar. Por isso a ferramenta precisa ser de fácil configuração e com interfaces intuitivas e práticas que dispensam longos treinamentos e implantações.

5. Segurança dos dados

A segurança é um dos principais fatores na escolha dessa ferramenta. Dependendo do sigilo que suas informações precisam, vale investir em um armazenamento mais completo e que ofereça mais barreiras de proteção. Além disso, é preciso avaliar a confiabilidade do servidor na área de perda de arquivos. É importante conhecer as medidas de proteção, de backup e de recuperação em caso de quaisquer problemas. Além disso, sempre cheque o índice de indisponibilidade desse servidor. Ou seja, quanto tempo sua empresa pode ficar sem acesso aos dados em caso de falhas.

6. Integração com outras plataformas

As empresas, cada vez mais, contratam soluções de diferentes fornecedores e tecnologias para diversas áreas e processos de negócios. Por isso é importante que você entenda como a solução se integra com as demais.

7. Performance

A performance é outro ponto crítico que não deve ser ignorado. Certifique-se que testes sejam feitos e questione o fornecedor sobre esse item, principalmente no processamento das tarefas mais pesadas ou durante os períodos de maior demanda.

8. Mobilidade

O ideal é que você acesse a solução de qualquer lugar, de maneira simples e fácil. Um bom software de gestão nas nuvens deve permitir a realização de uma série de tarefas – como consultas de relatórios, verificação de disponibilidade de produtos, vendas em tempo real e comparação de preços em concorrentes – de qualquer lugar com acesso à internet.

9. Flexibilidade

O sistema deve oferecer a possibilidade de começar pequeno e ir crescendo conforme a necessidade de expansão de seu negócio, seja na aquisição de novas licenças ou em outros módulos e recursos que agreguem valor à sua empresa.

10. Escalabilidade

Por fim, a escalabilidade irá permitir que, à medida que o seu negócio cresça, você incremente a capacidade, o processamento, a quantidade de licenças para mais usuários e, ainda, a possibilidade de adicionar novos recursos.

Software em nuvem como uma evolução.

Um software que utiliza a computação em nuvem deve ser visto como uma evolução que traz produtividade e segurança. É um investimento que proporcionará à sua empresa redução de custos, com tecnologia de ponta e mobilidade. O futuro é esse: prosperidade para o seu negócio com qualidade, velocidade e simplicidade!

A Nuubes investe na contínua melhoria de suas soluções e na segurança dos dados, com suporte ágil e permanente, para manter a satisfação e a fidelidade de clientes e usuários. Conheça as nossas soluções e faça um teste grátis.

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Como gerenciar rotinas contábeis?

Melhorar a produtividade automatizando as rotinas do seu escritório contábil

Sabemos que os escritórios contábeis possuem muitos clientes, de todos os seguimentos e tamanhos, cada um com suas demandas diferentes que precisam ter suas regras respeitadas e tratadas uma a uma e suas tarefas executadas todos os dias. Então, como gerenciar rotinas contábeis com eficiência?

Na maioria das vezes, os escritórios possuem vários contadores que dividem seus clientes entre tais profissionais e que  entopem suas mesas com suas inúmeras anotações, post-its e to dos, numa rotina insana para que nenhuma atividade caia no esquecimento e nenhum prazo seja perdido em tanto trabalho diário.

A chance de um erro acontecer, de uma demanda ser esquecida, de um post-it descolar e ir parar na mesa de um outro contador, no lixo ou voar pela janela é enorme ou ainda aquele contador responsável sofrer uma estafa e o cliente sofrer uma autuação por perder o prazo é enorme.

Você deve estar se perguntando o que deve fazer!

Como devo gerenciar rotinas contábeis?

A melhor opção para gerenciar rotinas contábeis de seu escritório é através de um softwares de gestão de tarefas online, que deve ser configurável para  tamanho do seu escritório, com interface colaborativa e que gere os relatórios que você deseja. Veja algumas funcionalidades que sua ferramenta não pode dispensar:

Cadastro de Regime Tributário

Sabemos que cada empresa tem o seu Regime Tributário específico que são eles: Lucro Real, Lucro Presumido e Simples Nacional o qual ainda têm as opções exclusivas para Microempresas e Empresas de pequeno Porte.

Imagine um escritório contábil com centenas de clientes com todas essas opções de regimes tributários onde cada um tem uma data de recolhimento diferente?

Para gerenciar esta demanda sem correr o risco de cometer erros e perder prazos, você poderá cadastrar todos os regimes tributários e incluir as tarefas que você irá controlar por regime. Além de atrelá-lo ao cliente específico.

Tarefas por prazos

Esse recurso eliminará boa parte da papelada de sua mesa e aquele post-it não terá vida própria. Sua mesa será mais organizada e limpa.
Você terá um dia mais organizado, menos confuso e stressante pois terá segurança que sua ferramenta de gestão não dependerá de sua memória ou suas anotações.

Alarmes

A configuração e o envio de automático de alarmes por e-mail ou na tela do sistema, assim que uma tarefa estiver com o prazo à vencer é uma opção a mais para sua comodidade e segurança.

Responsáveis por clientes

Com muitos clientes e muitos contadores, você poderá configurar responsáveis automáticos por cliente configurando uma carteira de clientes para cada colaborador, onde cada um visualize apenas as tarefas de clientes relacionados à sua carteira, minimizando os conflitos internos e facilitando a visualização dos gestores.

Business Intelligence

Gerar relatórios em tempo real e analisar a produtividade de sua equipe, de cada colaborador e a situação real de cada cliente.

Tarefas recorrentes

Organizar e classificar todas as tarefas recorrentes de sua contabilidade e não perder nenhum prazo dos clientes, sem precisar lançar manualmente mês a mês.

Calendários

Montar calendários com tarefas recorrentes como: Darf, Gare, GPS, boletos e outros com periodicidade e prazos pré-definidos para que não perca nenhum prazo.

Arquivo online

Centralizar e armazenar todos os documentos e arquivos em sua respectiva tarefa para acessar sempre que necessário, enviar cópias, consultar e ter em arquivo.

Leia também em nosso blog: Como aumentar o desempenho da sua equipe contábil, Técnica Pomodoro – Mais foco e produtividade em sua equipe e Como reduzir custos com ferramentas de gestão de tarefas.

e conheça nosso gestor de tarefas 100% desenvolvido para escritórios contábeis!