As demandas dos escritórios de contabilidade são de extrema responsabilidade e seguem normas pré-estabelecidas e muito específicas que devem estar sempre atualizadas conforme suas técnicas e padrões.  Sem a informatização da gestão contábil, a probabilidade de erros e esquecimento é muito grande e pode causar riscos graves à saúde financeira, fiscal e tributária da empresa. Além de ter a Produtividade da Gestão Contábil bastante comprometida.

Redução de Tempo e aumento da Produtividade da Gestão Contábil

O Brasil tem evoluído muito no que diz respeito a tecnologia da informação, e esta evolução se estende aos envios de arquivos fiscais (SPED) para a receita federal e demais órgãos e a disponibilidade de informações e atualizações acessíveis e em tempo real.

A redução de tempo é bastante percebida no envio das informações fiscais das empresas ao governo. Antigamente eram entregues uma quantidade enorme de papéis (notas fiscais, boletos bancários, pagamentos, impostos, recebimentos e etc) que além de ocuparem um espaço físico muito maior do que o necessário, ainda traziam enormes dores de cabeça em seu armazenamento, conferência, auditoria e etc.

“Há 10 anos, todos os dados eram preenchidos a mão. Hoje, as informações são inseridas diariamente no sistema, o que permite a geração de relatórios consolidados e facilita a transmissão para os órgãos responsáveis”. Segundo presidente da Fenacon, Mario Berti

Mas até a empresa chegar ao arquivo que deve ser enviado ao governo, como fazer a gestão interna da contabilidade de uma maneira eficiente e que minimize o máximo possível erros e principalmente obedeça aos prazos de pagamento de impostos que além de muitos, não são compilados em apenas um dia?

Produtividade da Gestão Contábil dos escritórios de contabilidade com a tecnologia correta

Sabendo que as rotinas diárias são intensas e devem ter toda atenção, as empresas desenvolveram métodos próprios de controle e processos para que possam ser finalizadas corretamente.

Os contadores e profissionais da área usam planilhas de Excel, agendas, anotações, tabelas e até mesmo post-its para que não percam nenhuma informação ou data. Este é o maior problema quando se diz respeito a produtividade da equipe, pois a chance de erro é muito grande quando um post-it pode voar pela janela, um profissional pode esquecer de atualizar uma planilha ou ainda perder suas anotações de agenda.

Com tantas atividades, a informatização é o caminho para o sucesso de qualquer empresa, seja pequena, média ou grande. Um sistema que compile todas as informações e gere os arquivos necessários – além de relatórios gerenciais e worflow – para envio aos órgãos responsáveis além de controlar as datas e demandas de maneira que a equipe interna tenha acesso a informações centralizadas em uma única ferramenta.

Ter acesso à todas as tarefas recorrentes e pré-definidas para empresas optantes pelo Lucro Presumido, Lucro Real, MEI, Simples Nacional e Pessoa física com suas datas específicas e regras padronizadas e atualizadas.

Um dos maiores problemas relatado pelos contadores é o controle de datas e prazos, então manter um calendário com tarefas recorrentes como pagamento de Darfs, Gare, GPS, boletos de contas a pagar, folha de pagamento automatizado, garante o cumprimento das tarefas com redução de retrabalho (repetir as tarefas recorrentes manualmente ou em planilhas onde o esquecimento e o erro podem acontecer), onde os usuários de cada departamento tem acesso de qualquer localização e consequentemente diminuição de custos com grandes estruturas e pessoal dedicado.

Essas tarefas podem ser configuradas para avisarem quando uma atividade está prestes a vencer, ou que deve ser trabalhada através de e-mails e avisos na tela do sistema.

Redução de Custos com estrutura física

A redução do espaço físico para arquivo de uma grande quantidade de papéis e documentos pode ser substituída pela centralização e armazenamento em sua respectiva tarefa na ferramenta, com fácil acesso tanto da contabilidade quanto do cliente.  Além de não ter problema com informações perdidas a redução de custos com espaço físico é bastante considerável.

A ferramenta mais adequada para sua gestão contábil deve ser em nuvem (cloud Computing), para que a redução com estrutura seja ainda maior, sem a necessidade de servidores e grandes máquinas e atualizações, de fácil configuração e com interfaces intuitivas e práticas que dispensam longos treinamentos e implantações.

Metodologia

Uma pesquisa realizada pela Fenacon com escritórios de contabilidade do Rio de Janeiro e São Paulos, calculou quanto tempo um fabricante de vasos de cerâmica gastaria para cumprir as obrigações fiscais tendo 60 funcionários registrados em diversas situações – trabalhando, em férias, em licenças maternidade ou médica, por exemplo –, relógio ponto mecânico e sem admissões ou desligamentos no mês analisado.

O estudo mostrou que ICMS, IPI e contribuições demandam maior esforço, com emprego mediano de 373,2 horas por ano. Somando ao tempo mediano usado para contabilidade, IRPJ e CSLL (116 horas/ano) e para a folha de pagamento (97,2 horas/ano), o gasto atual chega a 586,4 horas por ano – quatro vezes menos do que o indicado pelo Banco Mundial.

Resultado – Tempo gasto com obrigações fiscais

“Você sabe quanto tempo gasta na gestão das tarefas mais críticas ?“

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