A Gestão de Tarefas Online é a ferramenta de gerenciamento de projetos capaz de organizar o seu tempo e da sua equipe operacional, e o famoso sistema em nuvem – vem para ajudar a solucionar os problemas de armazenamento de suas tarefas e projetos.

“Mas como posso aproveitar esta ferramenta?”

Pense que você necessita otimizar espaço físico em seu HD ou mesmo da rede que está interligada com os seus colaboradores, as ferramentas online apresentam várias vantagens em seu dia a dia, podemos citar 3 para começar:

Gestão de Tarefas Online

• Armazenamento 100% online dos arquivos e projetos;
• Organização das atividades, emails, relatórios com todos da equipe;
• Usabilidade total perante os dispositivos móveis e desktops.

O Serviço em Nuvem é Para Mim?

Para realizar um planejamento  adequado é preciso reunir os gestores e líderes de sua empresa e montar um plano de ação, não é mesmo?

O serviço em nuvem favorece a integração de todas as atividades relacionadas à sua empresa, a gestão de tarefas online trás benefícios em tempo real para a sua equipe.

O acesso pode ser feito de qualquer equipamento, seja do celular, notebook, tablet e de qualquer localização apenas com o usuário e senha facilitando assim a mobilidade.

A escolha do software para gerenciamento de projetos é o mais recomendável para agrupar as tarefas de maneira eficaz.

Você poderá organizar as atividades do dia em questões de minutos e contar com a colaboração e eficiência de uma ferramenta que não necessita de treinamento.

A interface dos softwares de hoje em dia são bastante intuitivos o que facilita o entendimento e dispensa o tempo como mobilização de equipes de treinamento e o tempo para a implantação dos processos.

“Que gestor não deseja que sua equipe se mantenha focada e mais produtiva?”

Obtenha em tempo real o status das atividades de seus colaboradores, elimine o uso de planilhas do Excel que são passíveis de erros de atualizações e perda de informações e a troca massiva de e-mails mantendo  uma estrutura hierárquica organizacional para delimitar as atividades de cada setor.

O controle de tempo e custo também é imprescindível para gerenciar um projeto de maneira adequada, foque na melhoria contínua de sua equipe e faça uma Gestão de Tarefas Online para obter sucesso em sua empresa.

Quais as Vantagens do Modelo Business Intelligence?

Através da ferramenta em nuvem você poderá obter maior exatidão do que acontece no cotidiano de sua organização, o modelo Business Intelligence trás a centralização dos projetos e trabalho de forma colaborativa.

Conheça 7 vantagens da Gestão de Tarefas Online:

• Workflow customizável para automatizar as atividades conforme o seu projeto;
• Monitoramento do SLA através de alarmes e notificações;
• Configuração de formulários com campos customizáveis;
• Centralização dos documentos e informações anexadas às tarefas;
• Vínculos com outras áreas e equipes, tornando as tarefas interligadas;
• Apontamento de horas que sua equipe gasta em cada atividade;
• Criação de ciclos de vida em pastas organizadas individualmente.

O gerenciamento de projetos é eficaz para modernizar as tarefas que sua equipe já detém no dia a dia, você só tem a ganhar escolhendo uma ferramenta em nuvem que ofereça esta mobilidade.

Pense na visão global de seu negócio e alinhe as diretrizes de acordo com as suas necessidades, você conseguirá gerenciar suas tarefas através do tablet ou mesmo smartphone, simplifique a sua vida profissional!

Agende uma demonstração da ferramenta Nuubes Task e implemente este modelo de Business Intelligence em sua empresa.

Se você gostou deste artigo, leia também no blog da Nuubes Por que gerenciar tarefas em qualquer lugar, é prioridade em qualquer projeto? e Como reduzir custos com ferramenta de gestão de projeto online?

As ferramentas Self service em Cloud Computing são pré-programadas e podem facilmente ser configuradas de acordo com a necessidade dos usuários e da empresa.

Conceito de ferramenta Self service em Cloud Computing

Muito procurada para BI, a ferramenta self service permite ao usuário a implantação em sua própria estrutura e configure de acordo com as necessidades da empresa, com possibilidades de análises gerenciais, controle de projetos, emissão de relatórios e dashboards além de worflows customizados e ampla interação entre os envolvidos de maneira fácil e prática sem que uma grande estrutura física e de pessoal aumente os custos em espaço físico e etc.

O autoatendimento em BI permite ao usuário criar seus próprios relatórios, personalizando para cada necessidade, além das análises poderem ser efetuadas em qualquer lugar e horário facilitando a tomada de decisões rápida e prática.

Histórico de ferramentas de Gestão e Self service em Cloud Computing

Antigamente, e ainda muito encontrado hoje em dia, as empresas desenvolviam seu próprio programa de BI em ambientes complexos e bastante onerosos para as empresas, além de espaço físico para servidores, máquinas e atualizações existia a necessidade de pessoal especializado tanto para a implantação, quanto para treinamento e desenvolvimentos/ atualizações constantes.

Hoje em dia, além das empresas buscarem a redução de custos e aumento de produtividade existem ferramentas adequadas para cada tipo de negócios.

Os gestores já tem como certo que a ferramenta Self service em Cloud Computing é a solução para diversos problemas.

Sendo uma ferramentas em Nuvem, dispensam ambientes corporativos complexos e grandes, atualizações e desenvolvimentos complexos e em tempo real, sem a perda de produtividade da equipe além de estarem em constante melhoria a um custo extremamente mais baixo que os softwares próprios.

Vantagens da ferramenta Self service em Cloud Computing

Uma das maiores vantagens deste tipo de ferramenta é a mobilidade e autonomia tanto dos gestores quando da equipe envolvida no processo.

O acesso pode ser feito de qualquer lugar e em qualquer momento e o acesso pode ser simultaneamente por todos os profissionais do projeto.

Com interfaces intuitivas, o tempo de treinamento foi descartado, a interação entre os usuários é completa, com acesso às informações em tempo real, controle de status dos projetos, abertura de atividades, avisos por e-mail e na tela do sistema reduzindo os riscos de perda de prazos e informações.

As vantagens deste tipo de ferramenta são inúmeras e o mercado oferece muitas opções em soluções gerenciais que podem ser definidas de acordo com o negócio do cliente. A área que mais aumenta a produtividade e assertividade é Governança das informações.

leia também em nosso Blog Sua empresa já possui um Service Desk? e Por que gerenciar tarefas em qualquer lugar, é prioridade em qualquer projeto?

Conheça nosso gestor de tarefas Nuubes Task e não perca mais tempo e dinheiro com soluções complexas:

Agora imagine fazer tudo isso na varanda do seu apartamento, tomando uma boa xícara de café antes de chegar em sua empresa.

Apesar de parecer uma utopia para muitos líderes de equipes de projeto, já é uma rotina comum para muitos profissionais que já entenderam que gerenciar tarefas e atuar de forma colaborativa com sua equipe é fundamental para conseguirem se destacar e atingir excelentes resultados.

Gerenciar tarefas e produtividade: O mantra em todas as empresas

É fato que aumentar a produtividade é a principal palavra de ordem de toda empresa e está no pensamento de gestores, funcionários e equipe de projetos, que vivem a busca constante por novas metodologias, frameworks e ferramentas que possam aumentar o ritmo das entregas de tarefas sem prejudicar a qualidade.

Para que a produtividade possa aumentar e a qualidade ser mantida, obrigatoriamente a comunicação e a colaboração entre os membros da equipe e demais envolvidos em uma tarefa ou projeto realmente precisa acontecer.

Não é por acaso que o termo: “problemas de comunicação” retorna no Google cerca de 51.200.000 resultados, e tenha a certeza que as primeiras posições serão todas com foco em ambientes corporativos e de projetos. Isso porque dificuldade de comunicação entre equipes é o fator principal nas falhas, atrasos e retrabalhos em projetos.

Como as Startups têm influenciando grandes empresas

As Startups atuais têm influenciado grandes players no mercado que já estão usando e até desenvolvendo ferramentas realmente bem interessantes para gerenciar tarefas, sendo que as mais modernas, permitem que qualquer funcionário possa trabalhar remotamente.

Não é por acaso, que muitas empresas de tecnologia conseguem aumentar em mais de 4X a produtividade de suas equipes, apenas combinando as técnicas atuais de desenvolvimento ágil com softwares online para gerenciar tarefas.

5 vantagens no uso de ferramentas para gerenciar tarefas

Estas novas ferramentas possuem interfaces realmente easy-to-use, e destacamos 5 vantagens imediatas para empresas que começam a utilizá-las no dia a dia com suas equipes:

1. Utilização e uso 100% online com uso imediato via internet.

2. Custo zero de instalação, zero de servidores e zero para treinamentos.

3. Foco total na colaboração similar a uma rede social.

4. Armazena arquivos, integra com e-mails, workflows e dezenas de relatórios.

5. Utilização por qualquer dispositivo: smartphones, tablet, TVs e desktops

O que muda no dia a dia das equipes

Os atuais gestores de projetos, já conseguem gerenciar suas tarefas e equipes em seu computador desktop, notebook, tablet e até mesmo pelo celular. Ou seja, o cenário descrito no início deste post não é tão imaginário assim, e não há mais a necessidade de reuniões intermináveis e estressantes de status de projeto, onde sua equipe é inquirida diante de um cronograma tendo de justificar cada atividade de seu cronograma.

Atualmente obter uma visão global de projeto e em tempo real, permite que seu time se mantenha sempre focado em uma lista de tarefas simplificando o planejamento diário, onde dúvidas, comentários e qualquer replanejamento pode ser feito sempre em tempo real.

Agende uma demonstração do Nuubes Task e entenda como implementar este modelo de trabalho em sua empresa!

Leia mais artigos com este tema no blog como Como reduzir custos com ferramentas de gestão de tarefas, Como montar uma equipe de trabalho virtual em 5 etapas e Reduzir os e-mails usando uma ferramenta de gestão de tarefas.

Por que devo escolher uma ferramenta de gestão de projeto online?

Redução de Custos

• Redução de custos com softwares de gestão de projetos
• Redução de custos com equipe de TI
• Redução de Custos com servidores
• Redução de Custos com Infraestrutura

Economia de Tempo

Os softwares de gestão de projetos, além do alto custo, o tempo de desenvolvimento é extremamente longo, com muitos módulos para implantação, suporte complexo, inúmeras atualizações e extensos treinamento de suas equipes.

Mobilidade e Acessibilidade

Umas das maiores vantagens do cloud computing é a mobilidade e acessibilidade que permite que você e sua equipe possa ter acesso de qualquer dispositivo em tempo real, bem como as atualizações da ferramenta serem feitas sem nenhum prejuízo ao dia-adia do usuário como paradas e quedas bruscas.
Este recurso fará com que a produtividade de sua equipe seja aumentava de forma considerável.

A redução de custos é o grande motivo para optarmos pela ferramenta de gestão de projeto online, mas e a produtividade?

A importância de se escolher uma boa ferramenta de gestão de tarefas online que seja intuitiva, configurável para seu negócio deverá ser a alternativa mais assertiva para aumentar a eficiência e produtividade de sua equipe e sua empresa.

Check list para a escolha da SUA ferramenta:

• Interface intuitiva
• Apontamento de Horas
• Tarefas Recorrentes
• Workflow
• Organização Departamental
• SLA
• Arquivos anexados às tarefas
• Eliminar e-mails
• Eliminar o uso de planilhas
• Estrutura hierárquica organizacional
• Controle de tempo e custo
• Criação de Tarefas/Demandas por e-mail
• Visibilidade
• Melhoria contínua
• Tipos, formulários e campos customizáveis
• Ciclo de vida das tarefas por área
• Gráficos e relatórios personalizados
• Comunicação total entre as equipes

Leia também em nosso blog Vantagens do Cloud Computing, Como reduzir custos com ferramentas de gestão de tarefas e Como montar uma equipe de trabalho virtual em 5 etapas.

Conheça o Nuubes Task:

Poderíamos falar de diversas maneiras para se atingir esse objetivo, mas hoje, queremos falar de uma ferramenta que vem se tornando cada vez mais indispensável para reduzir custos em diversas empresas: ferramentas de gestão de tarefas.

Como reduzir custos com ferramentas de gestão?

Já existem soluções especializadas em organizar sua rotina e trazer maior aproveitamento dos seus recursos. E hoje vamos elencar os motivos pelos quais você deve experimentar esse tipo de solução.

Organização de processos

A maioria de nós tem grande dificuldade em organizar as atividades do dia-a-dia priorizando aquelas que são mais importantes.

Uma ferramenta de gestão de tarefas pode ajudar você trazendo uma visão mais analítica sobre seus afazeres e os prazos de entrega.

Se você coordena uma equipe, melhor ainda. Todas as atividades podem ser delegadas através dessa ferramenta de modo que cada um saiba o que lhe compete fazer.

E você fica só monitorando o desempenho do seu time.

E como isso reduz custos? É simples, tempo é dinheiro, não é mesmo?

Com processos organizados e fluidos, você e sua equipe ganham tempo e reduzem as tarefas repetitivas que consomem também outros recursos, como impressões, troca de e-mails, energia elétrica, cópias, entre outros.

Controle de prazos

Muitos profissionais trabalham com prazos. Contabilistas, redatores, publicitários, médicos, engenheiros, etc. E quando um prazo é perdido, há consequências.

Contabilistas podem ter que pagar multas; redatores perdem clientes; publicitários pagam taxas por quebra de contrato, e assim por diante.

Com uma ferramenta de gestão de tarefas, você controla todos os prazos do seu empreendimento e ainda define alertas para que seja lembrado de cada compromisso.

Além de não gastar mais com multas e taxas, você ainda demonstra eficiência para seus clientes.

Comunicação entre a equipe

O home office já é realidade para muitas empresas. Inclusive profissionais de diversas áreas estão se reunindo para oferecer pacotes de soluções bastante diversos, cada um residindo em determinado lugar.

Ao invés de ficar trocando e-mails e pagando viagens para reunir-se com sua equipe e tomar decisões, você pode utilizar um software de gestão de tarefas que permita um contato constante e em tempo real com todos os envolvidos em um projeto.

Além de resolver qualquer questão no momento em que ela surge, você mantém o histórico de conversações e pode resgatá-las sempre que necessário.

Adeus papel

O uso de ferramentas online para gestão de tarefas e projetos também contribui para a redução do uso de papel, impressões e cópias, contribuindo não só para o meio ambiente como também para o seu bolso.

Ao utilizar um software de gestão de tarefas na nuvem, você pode concentrar todos os documentos num único lugar, mantendo-os organizados e seguros até que você necessite resgatá-los.

Seu histórico de operações fica arquivado, seus dados ficam em segurança e seu escritório fica com mais espaço disponível para aumentar a equipe ou melhorar a integração entre os funcionários.

Leia também: Melhorar a produtividade automatizando as rotinas do seu escritório contábil e Como identificar e aumentar o ganho de produtividade na minha equipe?

Você já utiliza uma solução de gestão de tarefas na nuvem? Que vantagens percebe na utilização desta ferramenta? Deixe seu comentário!

Faça um teste grátis e entenda tudo sobre o artigo que falamos:

No entanto, é praticamente impossível que uma pessoa mantenha exatamente o mesmo nível de produtividade ao longo do tempo, pois existem fatores internos que impactam neste processo.

Então quer dizer que não se pode fazer nada?

Pelo contrário, existem diversas ações que podem ser tomadas pelo escritório contábil para aumentar o desempenho da equipe.

Confira agora mesmo algumas delas!

Ambiente adequado

Você pode até pensar que o ambiente não influencia na produtividade das pessoas, mas ele tem um forte impacto sim.

Ambientes mal iluminados, sem circulação de ar e com muitos móveis, que impedem as pessoas de transitar livremente acabam afetando biológica e emocionalmente as pessoas.

Necessitamos de ambientes arejados e de luminosidade adequada para trabalhar, caso contrário, nosso organismo faz adaptações para reduzir o rendimento, como acontece à noite, por exemplo.

Neste sentido, é vital que você ofereça um bom ambiente de trabalho para a sua equipe. Conte com uma empresa de Saúde e Segurança do Trabalho para fazer uma vistoria e sugerir melhorias para que sua equipe se sinta mais confortável no escritório.

Aumentar o desempenho de sua equipe com liderança e não chefia

Existe uma diferença bastante grande entre ser chefe e ser líder.

Chefes estão o tempo todo supervisionando o trabalho dos demais, cobrando resultados, repreendendo sem necessidade. Um líder inspira as outras pessoas, é o exemplo que todos querem seguir.

Para ser um bom líder e aumentar o desempenho da sua equipe, procure sempre colocar-se no lugar das pessoas e avaliar como gostaria de ser tratado. Delegue tarefas e confie que seus funcionários farão o melhor.

Ouça sua equipe e crie uma cultura de feedback contínuo, pois desta forma, todos se sentirão valorizados e parte do negócio. Vínculo este que é vital para que todos se comprometam com os resultados e se tornem mais produtivos.

Treinamento

É impensável ter uma equipe produtiva sem que esta seja qualificada para exercer suas atividades. Uma pessoa capacitada sabe exatamente o que deve ser feito, como e quando, dispensando a tal supervisão diária.

Você não precisa arcar sozinho com todo o treinamento dos seus funcionários, pode criar um plano de desenvolvimento pessoal para cada profissional, com o auxílio de um profissional de gestão de pessoas, e determinar quais são os treinamentos que serão da competência do escritório e quais serão do próprio profissional.

Acompanhe a evolução de cada um e recompense aqueles que estão realmente comprometidos em melhorar o desempenho para reforçar a competitividade do escritório no mercado.

Tecnologias para aumentar o desempenho de sua equipe

Uma equipe produtiva deve ter a seu alcance instrumentos de trabalho que facilitem as rotinas diárias. Isso significa que você deve investir em tecnologias atuais e de fácil compreensão para que sua equipe consiga se organizar e automatizar processos que demandam muito tempo e esforço sem surtir grandes efeitos.

Uma boa maneira de começar é adotando uma ferramenta de gestão de tarefas para escritórios contábeis, onde você organiza as rotinas em cronogramas de trabalho bastante simples de usar.

Além disso, você pode criar alertas, acompanhar prazos, arquivar documentos e manter um arquivo digital bastante eficiente de todas as atividades do seu escritório contábil.

Produtividade é assunto sério para profissionais de contabilidade, afinal, um simples esquecimento pode gerar multas para seus clientes.

Seja esperto, organize-se e aumente a produtividade da sua equipe com essas dicas!

Leia também em nosso Blog Melhorar a produtividade automatizando as rotinas do seu escritório contábil, 6 passos para organizar reuniões eficientes e Descubra se você precisa de um Sistema de Gestão de Tarefas

Apesar de termos uma grande quantidade de ferramentas disponíveis no mercado, a pergunta

“como automatizar rotinas do escritório de contabilidade?”

ainda persiste por aí.

Neste post, você vai conhecer algumas ferramentas que podem melhorar muito a eficiência do seu trabalho e ainda aumentar a produtividade da sua equipe. Vamos lá?

Mapeamento de processos para melhorar a produtividade

Melhorar a produtividade e melhorar a eficiência das rotinas do seu escritório tem tudo a ver com eliminar as atividades repetitivas e repetidas, isto é, o trabalho braçal e o retrabalho.

Para tanto, comece realizando um mapeamento de processos. Por onde as demandas entram, por onde passam e em que momento terminam?

Mapeie os fluxos de informação, os trâmites a serem realizados, e crie fluxogramas para ajudar no entendimento de como seu escritório funciona.

Posteriormente, elimine as atividades que não fazem sentido e formalize seus processos para que todos sigam conforme o planejado.

Software de gestão contábil para melhorar a produtividade

A melhor resposta à pergunta de como automatizar as rotinas do seu escritório é o uso de um software de gestão contábil.

É fato que na contabilidade praticamente não seu utiliza mais documentos em papel. Como forma de controlar melhor as operações financeiras de pessoas físicas e jurídicas, a Receita Federal tem investido pesadamente na informatização de todos os processos. O que auxilia – e muito – no trabalho dos escritórios de contabilidade.

Com o uso de um software de gestão contábil você pode integrar todos os processos do seu escritório, manter um fluxo de informações constante e assertivo e ainda potencializar as ações da sua equipe, que fica livre do retrabalho que era tão comum antigamente.

Melhorar a produtividade com o Certificado digital

Para acelerar processos e otimizar suas rotinas contábeis, é indispensável o uso de certificações digitais. Elas permitem acessar uma série de serviços e realizá-los online, sem a necessidade de assinaturas em documentos de papel e envios por motoboy ou correio.

Se os seus clientes possuírem certificação digital, melhor ainda, pois todos os processos poderão ser executados com a maior eficiência possível, aumentando a produtividade da sua equipe e também sua capacidade de atendimento a mais clientes.

Colaboração na nuvem

Já existem diversas ferramentas que possibilitam o contato em tempo real entre sua equipe e os clientes, otimizando o tempo despendido em visitas e deslocamentos.

Questões pontuais podem ser resolvidas de imediato sem que seja necessário ter um funcionário ausente na empresa.

Esses aplicativos, sites ou softwares de colaboração na nuvem permitem automatizar rotinas do seu escritório de contabilidade e fazer com que todos estejam conectados entre si e trocando informações online em tempo real. O que irá impactar também na agilidade do atendimento ao cliente e na qualidade dos serviços prestados.

Gestão de tarefas 

A rotina de um escritório de contabilidade é baseada em datas e cronogramas de execução, o que exige uma boa dose de organização. Com a automatização destas rotinas, você ganha muito mais tempo e assertividade no que deve ser feito por primeiro.

Para garantir um bom desempenho na gestão de tarefas, o ideal é que você tenha uma ferramenta de gestão de tarefas desenvolvida especialmente para contadores.

Neste tipo de software, você pode agendar rotinas, criar alertas, arquivar documentos digitais e manter um contato constante com seus clientes sem sair da plataforma, ganhando tempo, agilidade, eficiência e produtividade.

E você, já faz a gestão de tarefas do seu escritório de contabilidade? Com que recursos conta para isso? Deixe seu comentário!

Leia também em nosso blog Como identificar e aumentar o ganho de produtividade na minha equipe? e Técnica Pomodoro – Mais foco e produtividade em sua equipe.

Mas em um dia tão corrido, muitas vezes elas se tornam um tormento que mais sugam energia e dispendem um tempo que não está tão disponível.

Além de contribuírem para o planejamento e solução de problemas, é a maneira mais eficaz de integração de todos os colaboradores e integrantes de um determinado processo. Ao mesmo tempo, manter a produtividade e o foco não é tarefa fácil.

Para conseguir organizar reuniões eficientes de forma que este evento seja produtivo e atinja os objetivos de sua equipe, é essencial que ele seja planejado e organizado para que não haja desvio de foco.

“Sempre que marcava uma reunião, me arrepiava. Sabia que tinha outros compromissos durante o dia e que aquela reunião me tomaria mais tempo do que o previsto.”

Diz Patrícia Nóbrega – Controller

Organizar reuniões eficientes em 6 passos

1. Planejando

O primeiro passo para organizar reuniões eficientes e obter o sucesso em sua reunião de gestão, é a definição do tema.

Antes de se enviar um convite para uma reunião, deve-se ter o assunto para discussão e um objetivo a ser alcançado. Esses são os pontos principais a serem definidos antes de organizar uma reunião com sua equipe.

Para que sua reunião ser eficiente ela deve ser sucinta e curta para que o foco não seja perdido e o assunto não tenha desdobramentos desnecessários.

“Quanto mais clara e curta sua reunião, mas assertiva ela será. Pois após um determinado tempo, os envolvidos se cansam e passam a não ter tanta atenção, perdendo pontos importantes que estão sendo discutidos. ”

Diz Marcos Moreira – Gestor de Projetos na Nuubes.

As informações mais importantes já estarão disponíveis no Gestor de Tarefas facilitando a definição do tema e acompanhamento.

2. Agendamento

Depois de definido o tema a ser discutido em sua reunião (pauta), você poderá selecionar as pessoas que participarão.

Não há necessidade de convocar funcionários que não estão no projeto ou na equipe se eles não estão participando no tema que será discutido neste momento.

“Convoque, neste momento, apenas quem poderá contribuir com o projeto em discussão. Caso haja necessidade, os participantes podem passar aquilo que foi discutido para quem não estava presente neste primeiro momento.”

Ainda as informações estarão no sistema de Gestão de Tarefas onde todos os envolvidos têm acesso.

3. Cronometrando

Como já falamos, o tempo corrido de hoje em dia, nossos compromissos tenham hora marcada para começar e terminar, assim não prejudicando os demais compromissos de todos os envolvidos.

Atrasos não são bem vistos, assim como nos estendermos demais nos temas.

Outra dica: desligue o celular.

Não existe nada mais desconfortável do que notar que um dos participantes não está prestando atenção na reunião porque está no celular o tempo todo. Além de contar pontos negativos, é falta de educação.

Os convites podem ser enviados sempre pelo gestor das tarefas de seu projeto.

4. Interlocutor

Geralmente quem solicita a reunião irá conduzi-la. Caso não seja, a escolha do interlocutor é primordial.

Essa pessoa deve conhecer todos os detalhes a serem discutidos, conhecer o projeto e os participantes para que a reunião flua dentro do esperado. Este é um dos pontos fundamentais para se conseguir organizar uma reunião eficiente.

Uma boa dica é o líder ser um observador ao comportamento dos participantes, para que este consiga trazer de maneira participativa, todos os participantes da reunião para o debate e a conversa.

É sempre interessante que os participantes anotem as informações importantes e que o líder use um quadro ou flip-art.

Apresentações também deixam mais visualmente atrativas e dinâmicas.

5. Boas práticas

Algumas atitudes que podem tornar a reunião mais tranquila e produtiva podem ser determinadas antes do início e colocadas no convite ou na pauta.

Exemplos: Horários, uso de celulares, ordem para falar e etc.

6. Concluindo os trabalhos

A conclusão de uma reunião deve determinar que tudo que foi discutido ficou claro e as novas estratégias traçadas.

Para que tudo que foi dito siga alinhado, uma pessoa deverá redigir a ata e anexar no gestor de tarefas para que todos os participantes e quem mais tenha que acessar possam reler, caso necessário.

Esta ata deve conter os participantes da reunião, o que foi conversado, os responsáveis pelas atividades e as datas das entregas e cada um deverá lançar suas demandas no gestor de tarefas conforme foi definido.

Além das atividades que deverão ser discutidas no próximo encontro para que não sejam repetitivas!

Bem, a partir destes passos você poderá organizar suas reuniões de forma mais prática sem perda de tempo e atingindo seus objetivos mais rapidamente.

Para ser mais efetivo use o Sistema de Gestão de Tarefas Nuubes Task, faça um teste grátis:

Leia também em nosso blog: 4 dicas para delegar tarefas em sua equipe e Descubra se você precisa de um Sistema de Gestão de Tarefas e fique por dentro de todos os nossos artigos.

Esperamos ajudar aos Gestores de Projetos com menos experiência a identificar e criar boas estratégias de controles mais específicos em cada etapa da implementação de seu projeto, evitando erros clássicos no ciclo de vida de um projeto.

Pontos fundamentais para evitar o fracasso dos projetos

Para se obter bons resultados na implementação de projetos, é importante um trabalho direto com sua equipe, buscando incentivar o aprendizado, avaliando informações de trabalhos anteriores e pontos positivos e negativos. A ideia é tomar decisões combinadas com uma proposta de melhoria.

É fundamental que todos os envolvidos em seu projeto, conheçam os riscos e possíveis falhas que podem levar ao fracasso dos projetos, e mais importante: quais serão as ferramentas utilizadas para eliminar estes riscos.

É fato que a cada dia, a gestão de projetos se torna mais importante não só nas empresas no Brasil, mas do mundo todo.

Abaixo apresentamos algumas situações de falhas rotineiras que ocorrem com empresas e gestores, e que aumentam a chance de fracasso dos projetos.

Problemas durante o desenvolvimento de um projeto

De acordo com estudos realizados pela Escola de Gerenciamento de Cranfield no Reino Unido, 68% dos projetos irão fracassar! Com isso, duas grandes perguntas surgiram:

1. Por que ocorrem tantos fracassos em projetos?
2. Por que as empresas continuam deixando que seus projetos fracassem?

Entre as causas mais relevantes desta pesquisa destacamos:

1. Estratégia e planejamento inadequado.

Durante o planejamento de um projeto, definimos metas, escopos, tarefas a serem realizadas, cronograma, alocação da equipe inicial e os respectivos custos associados.

Qualquer desvio significativo em algum destes quesitos, deve ser previsto ou identificado com antecedência, pois caracteriza uma falha crítica de planejamento do projeto, gerando forte impacto em prazos e custos para sua empresa ou cliente.

2. Falhas na definição do projeto

O projeto deve sempre atender a algumas (se não a todas), expectativas e necessidades do cliente. Quando uma falha em um destes pontos de definição ocorre, todo o projeto fica comprometido e uma tentativa de readequação pode gerar ainda impactos negativos nas próximas etapas do projeto.

Se uma rápida ação não for realizada pelos líderes do projeto, as consequências podem ser ainda piores, abalando inclusive a satisfação e confiança do cliente.

3. Erros na definição do escopo do projeto

Qualquer alteração significativa no escopo impactará também em pontos importantes para a correta gestão de um projeto, como: cronograma, custo, alocação de equipe, etc.

Ou seja: erros no escopo ou falhas de entendimento, irão afetar diretamente o prazo de entrega e o custo do projeto. Isso é fatal para um gerente de projeto, podendo levar a multas contratuais e até o cancelamento do projeto.

4. Alterações das especificações iniciais do projeto

Este tipo de problema pode causar efeitos em cascata em todo o projeto, pois impacta praticamente em todas as frentes de gerenciamento, inclusive nas atividades compartilhadas de fornecedores, prestadores de serviço e sua equipe de trabalho.

5. Inexperiência dos gestores e líderes do projeto

A falta de experiência ou competência dos profissionais responsáveis pelo projeto (Gerente de Projeto), pode ocultar a inabilidade para a definição dos custos e a correta contratação da equipe que atuará no projeto.

Este é um ponto que compromete gravemente não somente a gestão do projeto, mas impede a conclusão do projeto, postergando constantemente as entregas e acarretando o fracasso dos projetos.

6. Cronograma com expectativas irreais

Quando as expectativas são extremamente exigentes, o esforço do trabalho aumentará de forma incremental, fazendo com que a disponibilidade de sua equipe e a complexidade do gerenciamento aumentem significativamente.

Um cronograma muito arrojado, muitas vezes gera impactos negativos na qualidade, custos e no planejamento do projeto.

Quando os dois fatores se unem: cronogramas otimistas e expectativas elevadas, o cenário se tornará extremamente desafiante para um Gerente de Projetos, aumentando ainda mais as chances de um projeto fracassar.

7. Falta de suporte ou envolvimento de diretores

Nos projetos grandes e corporativos a presença de um gestor com poder de decisão em uma equipe de projeto é fundamental, seja um CEO, CIO, COO, CFO, etc.

Já para projetos menores, um Diretor ou Gerente Executivo conseguirá dar o suporte necessário para que a equipe conduza corretamente o projeto.

A ideia é que os líderes atuem e façam parte de uma escala de decisões, resolvendo impasses entre os profissionais do projeto e auxiliem na priorização de requisitos em decisões mais assertivas.

8. Falta de envolvimento do cliente

O cliente sempre será a entidade que irá se beneficiar diretamente com o resultado do projeto, sendo assim, a satisfação do cliente é o principal indicador de sucesso de um projeto.

Quando o envolvimento do cliente é baixo, o projeto sempre fica exposto a retrabalhos, falhas de comunicação e aumento de custos.

Dicas para evitar caminhos tortuosos e fracasso dos projetos

• Planeje detalhadamente o projeto e faça um levantamento para eliminar ou reduzir ao máximo desvios significativos na estratégia inicial do projeto. Atenção para as definições mais importantes, como: metas, escopos, cronogramas e equipe.
• Verifique se o projeto atende as expectativas e necessidades do cliente, pois ajustes futuros sempre geram impactos negativos.
• Defina um escopo bem completo, e crie cronogramas factíveis de serem cumpridos;
• Trabalhe sempre com gestores de projeto experientes pois a competência de um bom gestor é fator determinante de sucesso de todas as etapas futuras do projeto;
• Envolvimento de um ou mais gestores com poder de decisão em sua equipe, eliminando os impasses entre os profissionais e o seu cliente.
• Envolva e comunique constantemente o cliente sobre o andamento do projeto, pois é ele quem irá validar o resultado do projeto. A satisfação deve ser sempre do seu cliente.

Leia também em nosso blog Descubra se você precisa de um Sistema de Gestão de Tarefas e Como identificar e aumentar o ganho de produtividade na minha equipe?

Para conseguir esta transição da fase “do-it-yourself” e realmente atuar no planejamento e execução do seu negócio, é fundamental que os líderes consigam aprender a delegar tarefas corretamente para sua equipe.

Elencamos 4 dicas que podem tornar este processo mais simples em sua empresa

1.  Definir claramente a tarefa delegada

Comece sempre com a descrição dos parâmetros mais comuns de atribuição: recursos, prazos e resultados esperados – e forneça ao profissional ou a equipe todos os meios para atingir o resultado esperado.

Ofereça o apoio e feedback adequado e evite assim falhas de entendimento e frustrações em sua equipe.

É importante agendar pontos de controle, semanal ou quinzenal, com sessões que possam identificar e discutir progressos, executando revisões e dando feedbacks em tempo útil. Esta reunião deve ser sempre curta e sucinta!

Uma comunicação correta e monitoramento recorrente, são fundamentais na delegação de tarefas e entendimento de todas as demandas pela sua equipe.

2.  Identifique os perfis corretos antes de delegar tarefas

É comum que falhas na execução das tarefas ocorram, principalmente quando um profissional não está pronto para assumir uma determinada tarefa ou quando o desafio delegado é maior que o seu funcionário ou contratante estão costumados.

Ao delegar tarefas, leve sempre em consideração a capacidade técnica, habilidades pessoais, experiência anterior e alinhamento de objetivos.

Algumas tarefas delegadas serão mais habituais e simples que outras, e neste caso, é importante identificar os perfis em sua equipe que prosperam em tarefas de rotina.

Para os projetos mais críticos, atue sempre com profissionais que gostam de ser desafiados e que lidem bem com etapas ​​análise e planejamento antes de mergulharem na execução da tarefa.

É importante que funcionários que se sintam estagnados em suas funções atuais, participem de novos projetos e ampliem suas habilidades.

Caso sinta resistência no momento das atribuições, explique a importância do projeto e tranquilize a equipe, informando que você está disponível para ajudar durante todo o processo.

Mantenha as expectativas sempre altas, e cuidado para não sobrecarregar muito sua equipe para não ocorrer um certo “esgotamento mental” no time.

3.  Suporte e boa comunicação com a equipe

Seu trabalho como o líder é orientar e treinar sua equipe para adquirir as habilidades certas de forma que ela se torne autônoma na execução das tarefas e se sintam incluídos no sucesso do seu negócio.

Forneça feedbacks construtivos e ofereça orientação significativa, motivando os funcionários com comentários positivos. É importante viabilizar em algum momento, estruturas de incentivo criativas com recompensas e quando as metas forem alcançadas.

Mantenha sempre as linhas de comunicação abertas com sua equipe e tenha “pulso” sobre o que está acontecendo sem entrar no detalhe de micro atividades.

4.    Confie em seus instintos

Sua capacidade de delegar tarefas efetivamente reflete suas habilidades de uma boa liderança. Delegação eficiente costuma economizar tempo, ajuda no desenvolvimento dos colaboradores e motiva as pessoas a ter sucesso.

Já uma delegação pobre, por outro lado gera confusão, frustração e até mesmo o fracasso de um projeto.

Escolher a pessoa certa para um trabalho exige confiança em seus instintos e permite que outras pessoas executem o que você não pode ou não gosta de fazer.

Afinal de contas, o benefício principal em aprender a delegar tarefas será permitir que você se mantenha focado e concentrado para alavancar novas estratégias para o crescimento do seu negócio!

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