As demandas dos escritórios de contabilidade são de extrema responsabilidade e seguem normas pré-estabelecidas e muito específicas que devem estar sempre atualizadas conforme suas técnicas e padrões.  Sem a informatização da gestão contábil, a probabilidade de erros e esquecimento é muito grande e pode causar riscos graves à saúde financeira, fiscal e tributária da empresa. Além de ter a Produtividade da Gestão Contábil bastante comprometida.

Redução de Tempo e aumento da Produtividade da Gestão Contábil

O Brasil tem evoluído muito no que diz respeito a tecnologia da informação, e esta evolução se estende aos envios de arquivos fiscais (SPED) para a receita federal e demais órgãos e a disponibilidade de informações e atualizações acessíveis e em tempo real.

A redução de tempo é bastante percebida no envio das informações fiscais das empresas ao governo. Antigamente eram entregues uma quantidade enorme de papéis (notas fiscais, boletos bancários, pagamentos, impostos, recebimentos e etc) que além de ocuparem um espaço físico muito maior do que o necessário, ainda traziam enormes dores de cabeça em seu armazenamento, conferência, auditoria e etc.

“Há 10 anos, todos os dados eram preenchidos a mão. Hoje, as informações são inseridas diariamente no sistema, o que permite a geração de relatórios consolidados e facilita a transmissão para os órgãos responsáveis”. Segundo presidente da Fenacon, Mario Berti

Mas até a empresa chegar ao arquivo que deve ser enviado ao governo, como fazer a gestão interna da contabilidade de uma maneira eficiente e que minimize o máximo possível erros e principalmente obedeça aos prazos de pagamento de impostos que além de muitos, não são compilados em apenas um dia?

Produtividade da Gestão Contábil dos escritórios de contabilidade com a tecnologia correta

Sabendo que as rotinas diárias são intensas e devem ter toda atenção, as empresas desenvolveram métodos próprios de controle e processos para que possam ser finalizadas corretamente.

Os contadores e profissionais da área usam planilhas de Excel, agendas, anotações, tabelas e até mesmo post-its para que não percam nenhuma informação ou data. Este é o maior problema quando se diz respeito a produtividade da equipe, pois a chance de erro é muito grande quando um post-it pode voar pela janela, um profissional pode esquecer de atualizar uma planilha ou ainda perder suas anotações de agenda.

Com tantas atividades, a informatização é o caminho para o sucesso de qualquer empresa, seja pequena, média ou grande. Um sistema que compile todas as informações e gere os arquivos necessários – além de relatórios gerenciais e worflow – para envio aos órgãos responsáveis além de controlar as datas e demandas de maneira que a equipe interna tenha acesso a informações centralizadas em uma única ferramenta.

Ter acesso à todas as tarefas recorrentes e pré-definidas para empresas optantes pelo Lucro Presumido, Lucro Real, MEI, Simples Nacional e Pessoa física com suas datas específicas e regras padronizadas e atualizadas.

Um dos maiores problemas relatado pelos contadores é o controle de datas e prazos, então manter um calendário com tarefas recorrentes como pagamento de Darfs, Gare, GPS, boletos de contas a pagar, folha de pagamento automatizado, garante o cumprimento das tarefas com redução de retrabalho (repetir as tarefas recorrentes manualmente ou em planilhas onde o esquecimento e o erro podem acontecer), onde os usuários de cada departamento tem acesso de qualquer localização e consequentemente diminuição de custos com grandes estruturas e pessoal dedicado.

Essas tarefas podem ser configuradas para avisarem quando uma atividade está prestes a vencer, ou que deve ser trabalhada através de e-mails e avisos na tela do sistema.

Redução de Custos com estrutura física

A redução do espaço físico para arquivo de uma grande quantidade de papéis e documentos pode ser substituída pela centralização e armazenamento em sua respectiva tarefa na ferramenta, com fácil acesso tanto da contabilidade quanto do cliente.  Além de não ter problema com informações perdidas a redução de custos com espaço físico é bastante considerável.

A ferramenta mais adequada para sua gestão contábil deve ser em nuvem (cloud Computing), para que a redução com estrutura seja ainda maior, sem a necessidade de servidores e grandes máquinas e atualizações, de fácil configuração e com interfaces intuitivas e práticas que dispensam longos treinamentos e implantações.

Metodologia

Uma pesquisa realizada pela Fenacon com escritórios de contabilidade do Rio de Janeiro e São Paulos, calculou quanto tempo um fabricante de vasos de cerâmica gastaria para cumprir as obrigações fiscais tendo 60 funcionários registrados em diversas situações – trabalhando, em férias, em licenças maternidade ou médica, por exemplo –, relógio ponto mecânico e sem admissões ou desligamentos no mês analisado.

O estudo mostrou que ICMS, IPI e contribuições demandam maior esforço, com emprego mediano de 373,2 horas por ano. Somando ao tempo mediano usado para contabilidade, IRPJ e CSLL (116 horas/ano) e para a folha de pagamento (97,2 horas/ano), o gasto atual chega a 586,4 horas por ano – quatro vezes menos do que o indicado pelo Banco Mundial.

Resultado – Tempo gasto com obrigações fiscais

“Você sabe quanto tempo gasta na gestão das tarefas mais críticas ?“

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Leia também nossos artigos sobre Gestão Contábil, Como aumentar o desempenho da sua equipe contábil e Melhorar a produtividade automatizando as rotinas do seu escritório contábil.

Sabemos que os escritórios contábeis possuem muitos clientes, de todos os seguimentos e tamanhos, cada um com suas demandas diferentes que precisam ter suas regras respeitadas e tratadas uma a uma e suas tarefas executadas todos os dias. Então, como gerenciar rotinas contábeis com eficiência?

Na maioria das vezes, os escritórios possuem vários contadores que dividem seus clientes entre tais profissionais e que  entopem suas mesas com suas inúmeras anotações, post-its e to dos, numa rotina insana para que nenhuma atividade caia no esquecimento e nenhum prazo seja perdido em tanto trabalho diário.

A chance de um erro acontecer, de uma demanda ser esquecida, de um post-it descolar e ir parar na mesa de um outro contador, no lixo ou voar pela janela é enorme ou ainda aquele contador responsável sofrer uma estafa e o cliente sofrer uma autuação por perder o prazo é enorme.

Você deve estar se perguntando o que deve fazer!

Como devo gerenciar rotinas contábeis?

A melhor opção para gerenciar rotinas contábeis de seu escritório é através de um softwares de gestão de tarefas online, que deve ser configurável para  tamanho do seu escritório, com interface colaborativa e que gere os relatórios que você deseja. Veja algumas funcionalidades que sua ferramenta não pode dispensar:

Cadastro de Regime Tributário

Sabemos que cada empresa tem o seu Regime Tributário específico que são eles: Lucro Real, Lucro Presumido e Simples Nacional o qual ainda têm as opções exclusivas para Microempresas e Empresas de pequeno Porte.

Imagine um escritório contábil com centenas de clientes com todas essas opções de regimes tributários onde cada um tem uma data de recolhimento diferente?

Para gerenciar esta demanda sem correr o risco de cometer erros e perder prazos, você poderá cadastrar todos os regimes tributários e incluir as tarefas que você irá controlar por regime. Além de atrelá-lo ao cliente específico.

Tarefas por prazos

Esse recurso eliminará boa parte da papelada de sua mesa e aquele post-it não terá vida própria. Sua mesa será mais organizada e limpa.
Você terá um dia mais organizado, menos confuso e stressante pois terá segurança que sua ferramenta de gestão não dependerá de sua memória ou suas anotações.

Alarmes

A configuração e o envio de automático de alarmes por e-mail ou na tela do sistema, assim que uma tarefa estiver com o prazo à vencer é uma opção a mais para sua comodidade e segurança.

Responsáveis por clientes

Com muitos clientes e muitos contadores, você poderá configurar responsáveis automáticos por cliente configurando uma carteira de clientes para cada colaborador, onde cada um visualize apenas as tarefas de clientes relacionados à sua carteira, minimizando os conflitos internos e facilitando a visualização dos gestores.

Business Intelligence

Gerar relatórios em tempo real e analisar a produtividade de sua equipe, de cada colaborador e a situação real de cada cliente.

Tarefas recorrentes

Organizar e classificar todas as tarefas recorrentes de sua contabilidade e não perder nenhum prazo dos clientes, sem precisar lançar manualmente mês a mês.

Calendários

Montar calendários com tarefas recorrentes como: Darf, Gare, GPS, boletos e outros com periodicidade e prazos pré-definidos para que não perca nenhum prazo.

Arquivo online

Centralizar e armazenar todos os documentos e arquivos em sua respectiva tarefa para acessar sempre que necessário, enviar cópias, consultar e ter em arquivo.

Leia também em nosso blog: Como aumentar o desempenho da sua equipe contábil, Técnica Pomodoro – Mais foco e produtividade em sua equipe e Como reduzir custos com ferramentas de gestão de tarefas.

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Poderíamos falar de diversas maneiras para se atingir esse objetivo, mas hoje, queremos falar de uma ferramenta que vem se tornando cada vez mais indispensável para reduzir custos em diversas empresas: ferramentas de gestão de tarefas.

Como reduzir custos com ferramentas de gestão?

Já existem soluções especializadas em organizar sua rotina e trazer maior aproveitamento dos seus recursos. E hoje vamos elencar os motivos pelos quais você deve experimentar esse tipo de solução.

Organização de processos

A maioria de nós tem grande dificuldade em organizar as atividades do dia-a-dia priorizando aquelas que são mais importantes.

Uma ferramenta de gestão de tarefas pode ajudar você trazendo uma visão mais analítica sobre seus afazeres e os prazos de entrega.

Se você coordena uma equipe, melhor ainda. Todas as atividades podem ser delegadas através dessa ferramenta de modo que cada um saiba o que lhe compete fazer.

E você fica só monitorando o desempenho do seu time.

E como isso reduz custos? É simples, tempo é dinheiro, não é mesmo?

Com processos organizados e fluidos, você e sua equipe ganham tempo e reduzem as tarefas repetitivas que consomem também outros recursos, como impressões, troca de e-mails, energia elétrica, cópias, entre outros.

Controle de prazos

Muitos profissionais trabalham com prazos. Contabilistas, redatores, publicitários, médicos, engenheiros, etc. E quando um prazo é perdido, há consequências.

Contabilistas podem ter que pagar multas; redatores perdem clientes; publicitários pagam taxas por quebra de contrato, e assim por diante.

Com uma ferramenta de gestão de tarefas, você controla todos os prazos do seu empreendimento e ainda define alertas para que seja lembrado de cada compromisso.

Além de não gastar mais com multas e taxas, você ainda demonstra eficiência para seus clientes.

Comunicação entre a equipe

O home office já é realidade para muitas empresas. Inclusive profissionais de diversas áreas estão se reunindo para oferecer pacotes de soluções bastante diversos, cada um residindo em determinado lugar.

Ao invés de ficar trocando e-mails e pagando viagens para reunir-se com sua equipe e tomar decisões, você pode utilizar um software de gestão de tarefas que permita um contato constante e em tempo real com todos os envolvidos em um projeto.

Além de resolver qualquer questão no momento em que ela surge, você mantém o histórico de conversações e pode resgatá-las sempre que necessário.

Adeus papel

O uso de ferramentas online para gestão de tarefas e projetos também contribui para a redução do uso de papel, impressões e cópias, contribuindo não só para o meio ambiente como também para o seu bolso.

Ao utilizar um software de gestão de tarefas na nuvem, você pode concentrar todos os documentos num único lugar, mantendo-os organizados e seguros até que você necessite resgatá-los.

Seu histórico de operações fica arquivado, seus dados ficam em segurança e seu escritório fica com mais espaço disponível para aumentar a equipe ou melhorar a integração entre os funcionários.

Leia também: Melhorar a produtividade automatizando as rotinas do seu escritório contábil e Como identificar e aumentar o ganho de produtividade na minha equipe?

Você já utiliza uma solução de gestão de tarefas na nuvem? Que vantagens percebe na utilização desta ferramenta? Deixe seu comentário!

Faça um teste grátis e entenda tudo sobre o artigo que falamos:

Apesar de termos uma grande quantidade de ferramentas disponíveis no mercado, a pergunta

“como automatizar rotinas do escritório de contabilidade?”

ainda persiste por aí.

Neste post, você vai conhecer algumas ferramentas que podem melhorar muito a eficiência do seu trabalho e ainda aumentar a produtividade da sua equipe. Vamos lá?

Mapeamento de processos para melhorar a produtividade

Melhorar a produtividade e melhorar a eficiência das rotinas do seu escritório tem tudo a ver com eliminar as atividades repetitivas e repetidas, isto é, o trabalho braçal e o retrabalho.

Para tanto, comece realizando um mapeamento de processos. Por onde as demandas entram, por onde passam e em que momento terminam?

Mapeie os fluxos de informação, os trâmites a serem realizados, e crie fluxogramas para ajudar no entendimento de como seu escritório funciona.

Posteriormente, elimine as atividades que não fazem sentido e formalize seus processos para que todos sigam conforme o planejado.

Software de gestão contábil para melhorar a produtividade

A melhor resposta à pergunta de como automatizar as rotinas do seu escritório é o uso de um software de gestão contábil.

É fato que na contabilidade praticamente não seu utiliza mais documentos em papel. Como forma de controlar melhor as operações financeiras de pessoas físicas e jurídicas, a Receita Federal tem investido pesadamente na informatização de todos os processos. O que auxilia – e muito – no trabalho dos escritórios de contabilidade.

Com o uso de um software de gestão contábil você pode integrar todos os processos do seu escritório, manter um fluxo de informações constante e assertivo e ainda potencializar as ações da sua equipe, que fica livre do retrabalho que era tão comum antigamente.

Melhorar a produtividade com o Certificado digital

Para acelerar processos e otimizar suas rotinas contábeis, é indispensável o uso de certificações digitais. Elas permitem acessar uma série de serviços e realizá-los online, sem a necessidade de assinaturas em documentos de papel e envios por motoboy ou correio.

Se os seus clientes possuírem certificação digital, melhor ainda, pois todos os processos poderão ser executados com a maior eficiência possível, aumentando a produtividade da sua equipe e também sua capacidade de atendimento a mais clientes.

Colaboração na nuvem

Já existem diversas ferramentas que possibilitam o contato em tempo real entre sua equipe e os clientes, otimizando o tempo despendido em visitas e deslocamentos.

Questões pontuais podem ser resolvidas de imediato sem que seja necessário ter um funcionário ausente na empresa.

Esses aplicativos, sites ou softwares de colaboração na nuvem permitem automatizar rotinas do seu escritório de contabilidade e fazer com que todos estejam conectados entre si e trocando informações online em tempo real. O que irá impactar também na agilidade do atendimento ao cliente e na qualidade dos serviços prestados.

Gestão de tarefas 

A rotina de um escritório de contabilidade é baseada em datas e cronogramas de execução, o que exige uma boa dose de organização. Com a automatização destas rotinas, você ganha muito mais tempo e assertividade no que deve ser feito por primeiro.

Para garantir um bom desempenho na gestão de tarefas, o ideal é que você tenha uma ferramenta de gestão de tarefas desenvolvida especialmente para contadores.

Neste tipo de software, você pode agendar rotinas, criar alertas, arquivar documentos digitais e manter um contato constante com seus clientes sem sair da plataforma, ganhando tempo, agilidade, eficiência e produtividade.

E você, já faz a gestão de tarefas do seu escritório de contabilidade? Com que recursos conta para isso? Deixe seu comentário!

Leia também em nosso blog Como identificar e aumentar o ganho de produtividade na minha equipe? e Técnica Pomodoro – Mais foco e produtividade em sua equipe.