Contudo, para operar nesse modelo de trabalho é preciso contar com um sistema de gestão digital 100% confiável, que lhe permita monitorar bem como gerenciar o trabalho a distância.

Continue lendo esse artigo e entenda mais sobre a importância do trabalho home office na contabilidade em tempos de Covid. Veja também o principal que essa mudança traz, assim como o que fazer para contorna-las. Confira!

Importância do Home Offine de contabilidade em tempos de Covid-19

O modelo de trabalho home office surgiu com uma alternativa para muitos profissionais de contabilidade viabilizarem sua rotina de trabalho em meio ao caos provocado pelo Coronavírus no Brasil e no Mundo.

Além de contribuir para conter o avanço da Coronavírus, esse modelo de trabalho também é importante porque proporciona ao profissional e sua equipe:

• Maior flexibilidade de horários;
• Mais economia;
• Ausência de deslocamentos de casa para o serviço e vice versa;
• Mais qualidade de vida entre outras vantagens.

Em conjunto, todos estes fatores acabam contribuindo, direta ou indiretamente, para aumentar a produtividade no trabalho.

No entanto, para que o modelo home office de contabilidade funcione corretamente, é preciso contar com as ferramentas adequadas, como um bom sistema de gestão contábil.

Principal desafio do home office na contabilidade

Com a necessidade iminente de implantar o sistema home office, muitos escritórios de contabilidade se viram diante de alguns desafios. Mas, sem dúvida, o principal deles foi a ausência de uma estrutura adequada para atender a esse novo modelo de trabalho.

Apesar da atividade remota não ser uma novidade no Brasil, pois já chegou a atingir quase 4 milhões de pessoas operando nesse regime em 2018, o número de novos adeptos ao home office aumentou consideravelmente no cenário de Pandemia.

Ainda assim, falta recursos suficiente para funcionar atendendo a essa nova dinâmica. Por isso, poder contar com um sistema que lhe permita executar suas atividades de forma remota, com rapidez e eficiência faz toda a diferença.

Como um sistema de gestão na nuvem pode ajudar no home office de contabilidade

Um sistema de gestão na nuvem pode ser seu grande aliado na hora de adequar corretamente o escritório de contabilidade. E começar a extrair todos os benefícios que o modelo home office de contabilidade oferece. Por meio dessa ferramenta, você terá condições de:

·         Padronizar processos

Ao invés de perder tempo trocando emails com sua equipe, você terá um programa de gestão inteligente capaz de ajudar você a criar um fluxo de trabalho padronizado, com tarefas predefinidas.

·         Se conectar com clientes

Um sistema de gestão contábil permite que você o integre aos dados financeiros dos seus clientes, o que não só facilita o compartilhamento de documentos, como também mantem seu escritório sempre conectado a quem precisa.

·         Maior segurança

O sistema de gestão na nuvem permite que você e sua equipe trabalhem em home office com total praticidade e segurança. Isso porque, como as informações ficam todas armazenadas na nuvem, é possível ter acesso aos dados a qualquer hora e de qualquer lugar.

E também não há risco de ataques cibernéticos e vazamentos, já que os sistemas de gestão na nuvem seguem todos os padrões de segurança para garantir a proteção dos dados dos seus clientes.

Como pode perceber, adotar a ferramenta certa pode ajudar e muito seu escritório na hora de ingressar no regime de atividade remota. Conte com a Nuubes para ajudar você nessa transformação. Entre em contato conosco e saiba mais!

A Gestão de Tarefas Online é a ferramenta de gerenciamento de projetos capaz de organizar o seu tempo e da sua equipe operacional, e o famoso sistema em nuvem – vem para ajudar a solucionar os problemas de armazenamento de suas tarefas e projetos.

“Mas como posso aproveitar esta ferramenta?”

Pense que você necessita otimizar espaço físico em seu HD ou mesmo da rede que está interligada com os seus colaboradores, as ferramentas online apresentam várias vantagens em seu dia a dia, podemos citar 3 para começar:

Gestão de Tarefas Online

• Armazenamento 100% online dos arquivos e projetos;
• Organização das atividades, emails, relatórios com todos da equipe;
• Usabilidade total perante os dispositivos móveis e desktops.

O Serviço em Nuvem é Para Mim?

Para realizar um planejamento  adequado é preciso reunir os gestores e líderes de sua empresa e montar um plano de ação, não é mesmo?

O serviço em nuvem favorece a integração de todas as atividades relacionadas à sua empresa, a gestão de tarefas online trás benefícios em tempo real para a sua equipe.

O acesso pode ser feito de qualquer equipamento, seja do celular, notebook, tablet e de qualquer localização apenas com o usuário e senha facilitando assim a mobilidade.

A escolha do software para gerenciamento de projetos é o mais recomendável para agrupar as tarefas de maneira eficaz.

Você poderá organizar as atividades do dia em questões de minutos e contar com a colaboração e eficiência de uma ferramenta que não necessita de treinamento.

A interface dos softwares de hoje em dia são bastante intuitivos o que facilita o entendimento e dispensa o tempo como mobilização de equipes de treinamento e o tempo para a implantação dos processos.

“Que gestor não deseja que sua equipe se mantenha focada e mais produtiva?”

Obtenha em tempo real o status das atividades de seus colaboradores, elimine o uso de planilhas do Excel que são passíveis de erros de atualizações e perda de informações e a troca massiva de e-mails mantendo  uma estrutura hierárquica organizacional para delimitar as atividades de cada setor.

O controle de tempo e custo também é imprescindível para gerenciar um projeto de maneira adequada, foque na melhoria contínua de sua equipe e faça uma Gestão de Tarefas Online para obter sucesso em sua empresa.

Quais as Vantagens do Modelo Business Intelligence?

Através da ferramenta em nuvem você poderá obter maior exatidão do que acontece no cotidiano de sua organização, o modelo Business Intelligence trás a centralização dos projetos e trabalho de forma colaborativa.

Conheça 7 vantagens da Gestão de Tarefas Online:

• Workflow customizável para automatizar as atividades conforme o seu projeto;
• Monitoramento do SLA através de alarmes e notificações;
• Configuração de formulários com campos customizáveis;
• Centralização dos documentos e informações anexadas às tarefas;
• Vínculos com outras áreas e equipes, tornando as tarefas interligadas;
• Apontamento de horas que sua equipe gasta em cada atividade;
• Criação de ciclos de vida em pastas organizadas individualmente.

O gerenciamento de projetos é eficaz para modernizar as tarefas que sua equipe já detém no dia a dia, você só tem a ganhar escolhendo uma ferramenta em nuvem que ofereça esta mobilidade.

Pense na visão global de seu negócio e alinhe as diretrizes de acordo com as suas necessidades, você conseguirá gerenciar suas tarefas através do tablet ou mesmo smartphone, simplifique a sua vida profissional!

Agende uma demonstração da ferramenta Nuubes Task e implemente este modelo de Business Intelligence em sua empresa.

Se você gostou deste artigo, leia também no blog da Nuubes Por que gerenciar tarefas em qualquer lugar, é prioridade em qualquer projeto? e Como reduzir custos com ferramenta de gestão de projeto online?

As ferramentas Self service em Cloud Computing são pré-programadas e podem facilmente ser configuradas de acordo com a necessidade dos usuários e da empresa.

Conceito de ferramenta Self service em Cloud Computing

Muito procurada para BI, a ferramenta self service permite ao usuário a implantação em sua própria estrutura e configure de acordo com as necessidades da empresa, com possibilidades de análises gerenciais, controle de projetos, emissão de relatórios e dashboards além de worflows customizados e ampla interação entre os envolvidos de maneira fácil e prática sem que uma grande estrutura física e de pessoal aumente os custos em espaço físico e etc.

O autoatendimento em BI permite ao usuário criar seus próprios relatórios, personalizando para cada necessidade, além das análises poderem ser efetuadas em qualquer lugar e horário facilitando a tomada de decisões rápida e prática.

Histórico de ferramentas de Gestão e Self service em Cloud Computing

Antigamente, e ainda muito encontrado hoje em dia, as empresas desenvolviam seu próprio programa de BI em ambientes complexos e bastante onerosos para as empresas, além de espaço físico para servidores, máquinas e atualizações existia a necessidade de pessoal especializado tanto para a implantação, quanto para treinamento e desenvolvimentos/ atualizações constantes.

Hoje em dia, além das empresas buscarem a redução de custos e aumento de produtividade existem ferramentas adequadas para cada tipo de negócios.

Os gestores já tem como certo que a ferramenta Self service em Cloud Computing é a solução para diversos problemas.

Sendo uma ferramentas em Nuvem, dispensam ambientes corporativos complexos e grandes, atualizações e desenvolvimentos complexos e em tempo real, sem a perda de produtividade da equipe além de estarem em constante melhoria a um custo extremamente mais baixo que os softwares próprios.

Vantagens da ferramenta Self service em Cloud Computing

Uma das maiores vantagens deste tipo de ferramenta é a mobilidade e autonomia tanto dos gestores quando da equipe envolvida no processo.

O acesso pode ser feito de qualquer lugar e em qualquer momento e o acesso pode ser simultaneamente por todos os profissionais do projeto.

Com interfaces intuitivas, o tempo de treinamento foi descartado, a interação entre os usuários é completa, com acesso às informações em tempo real, controle de status dos projetos, abertura de atividades, avisos por e-mail e na tela do sistema reduzindo os riscos de perda de prazos e informações.

As vantagens deste tipo de ferramenta são inúmeras e o mercado oferece muitas opções em soluções gerenciais que podem ser definidas de acordo com o negócio do cliente. A área que mais aumenta a produtividade e assertividade é Governança das informações.

leia também em nosso Blog Sua empresa já possui um Service Desk? e Por que gerenciar tarefas em qualquer lugar, é prioridade em qualquer projeto?

Conheça nosso gestor de tarefas Nuubes Task e não perca mais tempo e dinheiro com soluções complexas:

Agora imagine fazer tudo isso na varanda do seu apartamento, tomando uma boa xícara de café antes de chegar em sua empresa.

Apesar de parecer uma utopia para muitos líderes de equipes de projeto, já é uma rotina comum para muitos profissionais que já entenderam que gerenciar tarefas e atuar de forma colaborativa com sua equipe é fundamental para conseguirem se destacar e atingir excelentes resultados.

Gerenciar tarefas e produtividade: O mantra em todas as empresas

É fato que aumentar a produtividade é a principal palavra de ordem de toda empresa e está no pensamento de gestores, funcionários e equipe de projetos, que vivem a busca constante por novas metodologias, frameworks e ferramentas que possam aumentar o ritmo das entregas de tarefas sem prejudicar a qualidade.

Para que a produtividade possa aumentar e a qualidade ser mantida, obrigatoriamente a comunicação e a colaboração entre os membros da equipe e demais envolvidos em uma tarefa ou projeto realmente precisa acontecer.

Não é por acaso que o termo: “problemas de comunicação” retorna no Google cerca de 51.200.000 resultados, e tenha a certeza que as primeiras posições serão todas com foco em ambientes corporativos e de projetos. Isso porque dificuldade de comunicação entre equipes é o fator principal nas falhas, atrasos e retrabalhos em projetos.

Como as Startups têm influenciando grandes empresas

As Startups atuais têm influenciado grandes players no mercado que já estão usando e até desenvolvendo ferramentas realmente bem interessantes para gerenciar tarefas, sendo que as mais modernas, permitem que qualquer funcionário possa trabalhar remotamente.

Não é por acaso, que muitas empresas de tecnologia conseguem aumentar em mais de 4X a produtividade de suas equipes, apenas combinando as técnicas atuais de desenvolvimento ágil com softwares online para gerenciar tarefas.

5 vantagens no uso de ferramentas para gerenciar tarefas

Estas novas ferramentas possuem interfaces realmente easy-to-use, e destacamos 5 vantagens imediatas para empresas que começam a utilizá-las no dia a dia com suas equipes:

1. Utilização e uso 100% online com uso imediato via internet.

2. Custo zero de instalação, zero de servidores e zero para treinamentos.

3. Foco total na colaboração similar a uma rede social.

4. Armazena arquivos, integra com e-mails, workflows e dezenas de relatórios.

5. Utilização por qualquer dispositivo: smartphones, tablet, TVs e desktops

O que muda no dia a dia das equipes

Os atuais gestores de projetos, já conseguem gerenciar suas tarefas e equipes em seu computador desktop, notebook, tablet e até mesmo pelo celular. Ou seja, o cenário descrito no início deste post não é tão imaginário assim, e não há mais a necessidade de reuniões intermináveis e estressantes de status de projeto, onde sua equipe é inquirida diante de um cronograma tendo de justificar cada atividade de seu cronograma.

Atualmente obter uma visão global de projeto e em tempo real, permite que seu time se mantenha sempre focado em uma lista de tarefas simplificando o planejamento diário, onde dúvidas, comentários e qualquer replanejamento pode ser feito sempre em tempo real.

Agende uma demonstração do Nuubes Task e entenda como implementar este modelo de trabalho em sua empresa!

Leia mais artigos com este tema no blog como Como reduzir custos com ferramentas de gestão de tarefas, Como montar uma equipe de trabalho virtual em 5 etapas e Reduzir os e-mails usando uma ferramenta de gestão de tarefas.

Por que devo escolher uma ferramenta de gestão de projeto online?

Redução de Custos

• Redução de custos com softwares de gestão de projetos
• Redução de custos com equipe de TI
• Redução de Custos com servidores
• Redução de Custos com Infraestrutura

Economia de Tempo

Os softwares de gestão de projetos, além do alto custo, o tempo de desenvolvimento é extremamente longo, com muitos módulos para implantação, suporte complexo, inúmeras atualizações e extensos treinamento de suas equipes.

Mobilidade e Acessibilidade

Umas das maiores vantagens do cloud computing é a mobilidade e acessibilidade que permite que você e sua equipe possa ter acesso de qualquer dispositivo em tempo real, bem como as atualizações da ferramenta serem feitas sem nenhum prejuízo ao dia-adia do usuário como paradas e quedas bruscas.
Este recurso fará com que a produtividade de sua equipe seja aumentava de forma considerável.

A redução de custos é o grande motivo para optarmos pela ferramenta de gestão de projeto online, mas e a produtividade?

A importância de se escolher uma boa ferramenta de gestão de tarefas online que seja intuitiva, configurável para seu negócio deverá ser a alternativa mais assertiva para aumentar a eficiência e produtividade de sua equipe e sua empresa.

Check list para a escolha da SUA ferramenta:

• Interface intuitiva
• Apontamento de Horas
• Tarefas Recorrentes
• Workflow
• Organização Departamental
• SLA
• Arquivos anexados às tarefas
• Eliminar e-mails
• Eliminar o uso de planilhas
• Estrutura hierárquica organizacional
• Controle de tempo e custo
• Criação de Tarefas/Demandas por e-mail
• Visibilidade
• Melhoria contínua
• Tipos, formulários e campos customizáveis
• Ciclo de vida das tarefas por área
• Gráficos e relatórios personalizados
• Comunicação total entre as equipes

Leia também em nosso blog Vantagens do Cloud Computing, Como reduzir custos com ferramentas de gestão de tarefas e Como montar uma equipe de trabalho virtual em 5 etapas.

Conheça o Nuubes Task:

No entanto, é praticamente impossível que uma pessoa mantenha exatamente o mesmo nível de produtividade ao longo do tempo, pois existem fatores internos que impactam neste processo.

Então quer dizer que não se pode fazer nada?

Pelo contrário, existem diversas ações que podem ser tomadas pelo escritório contábil para aumentar o desempenho da equipe.

Confira agora mesmo algumas delas!

Ambiente adequado

Você pode até pensar que o ambiente não influencia na produtividade das pessoas, mas ele tem um forte impacto sim.

Ambientes mal iluminados, sem circulação de ar e com muitos móveis, que impedem as pessoas de transitar livremente acabam afetando biológica e emocionalmente as pessoas.

Necessitamos de ambientes arejados e de luminosidade adequada para trabalhar, caso contrário, nosso organismo faz adaptações para reduzir o rendimento, como acontece à noite, por exemplo.

Neste sentido, é vital que você ofereça um bom ambiente de trabalho para a sua equipe. Conte com uma empresa de Saúde e Segurança do Trabalho para fazer uma vistoria e sugerir melhorias para que sua equipe se sinta mais confortável no escritório.

Aumentar o desempenho de sua equipe com liderança e não chefia

Existe uma diferença bastante grande entre ser chefe e ser líder.

Chefes estão o tempo todo supervisionando o trabalho dos demais, cobrando resultados, repreendendo sem necessidade. Um líder inspira as outras pessoas, é o exemplo que todos querem seguir.

Para ser um bom líder e aumentar o desempenho da sua equipe, procure sempre colocar-se no lugar das pessoas e avaliar como gostaria de ser tratado. Delegue tarefas e confie que seus funcionários farão o melhor.

Ouça sua equipe e crie uma cultura de feedback contínuo, pois desta forma, todos se sentirão valorizados e parte do negócio. Vínculo este que é vital para que todos se comprometam com os resultados e se tornem mais produtivos.

Treinamento

É impensável ter uma equipe produtiva sem que esta seja qualificada para exercer suas atividades. Uma pessoa capacitada sabe exatamente o que deve ser feito, como e quando, dispensando a tal supervisão diária.

Você não precisa arcar sozinho com todo o treinamento dos seus funcionários, pode criar um plano de desenvolvimento pessoal para cada profissional, com o auxílio de um profissional de gestão de pessoas, e determinar quais são os treinamentos que serão da competência do escritório e quais serão do próprio profissional.

Acompanhe a evolução de cada um e recompense aqueles que estão realmente comprometidos em melhorar o desempenho para reforçar a competitividade do escritório no mercado.

Tecnologias para aumentar o desempenho de sua equipe

Uma equipe produtiva deve ter a seu alcance instrumentos de trabalho que facilitem as rotinas diárias. Isso significa que você deve investir em tecnologias atuais e de fácil compreensão para que sua equipe consiga se organizar e automatizar processos que demandam muito tempo e esforço sem surtir grandes efeitos.

Uma boa maneira de começar é adotando uma ferramenta de gestão de tarefas para escritórios contábeis, onde você organiza as rotinas em cronogramas de trabalho bastante simples de usar.

Além disso, você pode criar alertas, acompanhar prazos, arquivar documentos e manter um arquivo digital bastante eficiente de todas as atividades do seu escritório contábil.

Produtividade é assunto sério para profissionais de contabilidade, afinal, um simples esquecimento pode gerar multas para seus clientes.

Seja esperto, organize-se e aumente a produtividade da sua equipe com essas dicas!

Leia também em nosso Blog Melhorar a produtividade automatizando as rotinas do seu escritório contábil, 6 passos para organizar reuniões eficientes e Descubra se você precisa de um Sistema de Gestão de Tarefas

Apesar de termos uma grande quantidade de ferramentas disponíveis no mercado, a pergunta

“como automatizar rotinas do escritório de contabilidade?”

ainda persiste por aí.

Neste post, você vai conhecer algumas ferramentas que podem melhorar muito a eficiência do seu trabalho e ainda aumentar a produtividade da sua equipe. Vamos lá?

Mapeamento de processos para melhorar a produtividade

Melhorar a produtividade e melhorar a eficiência das rotinas do seu escritório tem tudo a ver com eliminar as atividades repetitivas e repetidas, isto é, o trabalho braçal e o retrabalho.

Para tanto, comece realizando um mapeamento de processos. Por onde as demandas entram, por onde passam e em que momento terminam?

Mapeie os fluxos de informação, os trâmites a serem realizados, e crie fluxogramas para ajudar no entendimento de como seu escritório funciona.

Posteriormente, elimine as atividades que não fazem sentido e formalize seus processos para que todos sigam conforme o planejado.

Software de gestão contábil para melhorar a produtividade

A melhor resposta à pergunta de como automatizar as rotinas do seu escritório é o uso de um software de gestão contábil.

É fato que na contabilidade praticamente não seu utiliza mais documentos em papel. Como forma de controlar melhor as operações financeiras de pessoas físicas e jurídicas, a Receita Federal tem investido pesadamente na informatização de todos os processos. O que auxilia – e muito – no trabalho dos escritórios de contabilidade.

Com o uso de um software de gestão contábil você pode integrar todos os processos do seu escritório, manter um fluxo de informações constante e assertivo e ainda potencializar as ações da sua equipe, que fica livre do retrabalho que era tão comum antigamente.

Melhorar a produtividade com o Certificado digital

Para acelerar processos e otimizar suas rotinas contábeis, é indispensável o uso de certificações digitais. Elas permitem acessar uma série de serviços e realizá-los online, sem a necessidade de assinaturas em documentos de papel e envios por motoboy ou correio.

Se os seus clientes possuírem certificação digital, melhor ainda, pois todos os processos poderão ser executados com a maior eficiência possível, aumentando a produtividade da sua equipe e também sua capacidade de atendimento a mais clientes.

Colaboração na nuvem

Já existem diversas ferramentas que possibilitam o contato em tempo real entre sua equipe e os clientes, otimizando o tempo despendido em visitas e deslocamentos.

Questões pontuais podem ser resolvidas de imediato sem que seja necessário ter um funcionário ausente na empresa.

Esses aplicativos, sites ou softwares de colaboração na nuvem permitem automatizar rotinas do seu escritório de contabilidade e fazer com que todos estejam conectados entre si e trocando informações online em tempo real. O que irá impactar também na agilidade do atendimento ao cliente e na qualidade dos serviços prestados.

Gestão de tarefas 

A rotina de um escritório de contabilidade é baseada em datas e cronogramas de execução, o que exige uma boa dose de organização. Com a automatização destas rotinas, você ganha muito mais tempo e assertividade no que deve ser feito por primeiro.

Para garantir um bom desempenho na gestão de tarefas, o ideal é que você tenha uma ferramenta de gestão de tarefas desenvolvida especialmente para contadores.

Neste tipo de software, você pode agendar rotinas, criar alertas, arquivar documentos digitais e manter um contato constante com seus clientes sem sair da plataforma, ganhando tempo, agilidade, eficiência e produtividade.

E você, já faz a gestão de tarefas do seu escritório de contabilidade? Com que recursos conta para isso? Deixe seu comentário!

Leia também em nosso blog Como identificar e aumentar o ganho de produtividade na minha equipe? e Técnica Pomodoro – Mais foco e produtividade em sua equipe.

Mas em um dia tão corrido, muitas vezes elas se tornam um tormento que mais sugam energia e dispendem um tempo que não está tão disponível.

Além de contribuírem para o planejamento e solução de problemas, é a maneira mais eficaz de integração de todos os colaboradores e integrantes de um determinado processo. Ao mesmo tempo, manter a produtividade e o foco não é tarefa fácil.

Para conseguir organizar reuniões eficientes de forma que este evento seja produtivo e atinja os objetivos de sua equipe, é essencial que ele seja planejado e organizado para que não haja desvio de foco.

“Sempre que marcava uma reunião, me arrepiava. Sabia que tinha outros compromissos durante o dia e que aquela reunião me tomaria mais tempo do que o previsto.”

Diz Patrícia Nóbrega – Controller

Organizar reuniões eficientes em 6 passos

1. Planejando

O primeiro passo para organizar reuniões eficientes e obter o sucesso em sua reunião de gestão, é a definição do tema.

Antes de se enviar um convite para uma reunião, deve-se ter o assunto para discussão e um objetivo a ser alcançado. Esses são os pontos principais a serem definidos antes de organizar uma reunião com sua equipe.

Para que sua reunião ser eficiente ela deve ser sucinta e curta para que o foco não seja perdido e o assunto não tenha desdobramentos desnecessários.

“Quanto mais clara e curta sua reunião, mas assertiva ela será. Pois após um determinado tempo, os envolvidos se cansam e passam a não ter tanta atenção, perdendo pontos importantes que estão sendo discutidos. ”

Diz Marcos Moreira – Gestor de Projetos na Nuubes.

As informações mais importantes já estarão disponíveis no Gestor de Tarefas facilitando a definição do tema e acompanhamento.

2. Agendamento

Depois de definido o tema a ser discutido em sua reunião (pauta), você poderá selecionar as pessoas que participarão.

Não há necessidade de convocar funcionários que não estão no projeto ou na equipe se eles não estão participando no tema que será discutido neste momento.

“Convoque, neste momento, apenas quem poderá contribuir com o projeto em discussão. Caso haja necessidade, os participantes podem passar aquilo que foi discutido para quem não estava presente neste primeiro momento.”

Ainda as informações estarão no sistema de Gestão de Tarefas onde todos os envolvidos têm acesso.

3. Cronometrando

Como já falamos, o tempo corrido de hoje em dia, nossos compromissos tenham hora marcada para começar e terminar, assim não prejudicando os demais compromissos de todos os envolvidos.

Atrasos não são bem vistos, assim como nos estendermos demais nos temas.

Outra dica: desligue o celular.

Não existe nada mais desconfortável do que notar que um dos participantes não está prestando atenção na reunião porque está no celular o tempo todo. Além de contar pontos negativos, é falta de educação.

Os convites podem ser enviados sempre pelo gestor das tarefas de seu projeto.

4. Interlocutor

Geralmente quem solicita a reunião irá conduzi-la. Caso não seja, a escolha do interlocutor é primordial.

Essa pessoa deve conhecer todos os detalhes a serem discutidos, conhecer o projeto e os participantes para que a reunião flua dentro do esperado. Este é um dos pontos fundamentais para se conseguir organizar uma reunião eficiente.

Uma boa dica é o líder ser um observador ao comportamento dos participantes, para que este consiga trazer de maneira participativa, todos os participantes da reunião para o debate e a conversa.

É sempre interessante que os participantes anotem as informações importantes e que o líder use um quadro ou flip-art.

Apresentações também deixam mais visualmente atrativas e dinâmicas.

5. Boas práticas

Algumas atitudes que podem tornar a reunião mais tranquila e produtiva podem ser determinadas antes do início e colocadas no convite ou na pauta.

Exemplos: Horários, uso de celulares, ordem para falar e etc.

6. Concluindo os trabalhos

A conclusão de uma reunião deve determinar que tudo que foi discutido ficou claro e as novas estratégias traçadas.

Para que tudo que foi dito siga alinhado, uma pessoa deverá redigir a ata e anexar no gestor de tarefas para que todos os participantes e quem mais tenha que acessar possam reler, caso necessário.

Esta ata deve conter os participantes da reunião, o que foi conversado, os responsáveis pelas atividades e as datas das entregas e cada um deverá lançar suas demandas no gestor de tarefas conforme foi definido.

Além das atividades que deverão ser discutidas no próximo encontro para que não sejam repetitivas!

Bem, a partir destes passos você poderá organizar suas reuniões de forma mais prática sem perda de tempo e atingindo seus objetivos mais rapidamente.

Para ser mais efetivo use o Sistema de Gestão de Tarefas Nuubes Task, faça um teste grátis:

Leia também em nosso blog: 4 dicas para delegar tarefas em sua equipe e Descubra se você precisa de um Sistema de Gestão de Tarefas e fique por dentro de todos os nossos artigos.

Antes de começarmos, você tem que ter em mente que mensurar os resultados te darão insumos para analisar todos os pontos que devem ser melhorados e os que são eficientes na sua empresa.

Mensurando os benefícios

Os benefícios que conseguimos mensurar com o ganho de produtividade podem ser rapidamente identificados nas seguintes frentes:

• Aumento da receita da empresa
• Maior quantidade de entregas de produtos ou serviços
• Aumento na margem de lucro
• Melhoria da satisfação dos clientes
• Aumento das taxas de retenção de funcionários
• Maior qualidade dos serviços prestados

Como medir o ganho de produtividade na prática

Como seria o comportamento e a produtividade de uma empresa após a análise e implementação de novos processos de trabalho, aliado a novas metodologias e ferramentas?

Case Indústria – Produção de peças para máquinas

Tomemos, por exemplo uma fábrica, que produz 1.600 peças de máquinas por dia a um custo diário de R$ 5.600,00, usando para isso 12 funcionários, equipamentos, materiais, instalações, etc.

Imaginem o seguinte cenário:

Os funcionários desta fabrica trabalhando 14% de forma mais eficaz. Esta fábrica poderia produzir então 1.824 peças de máquinas por dia com os mesmos custos.

Este aumento de produção (224 peças), proporciona uma receita maior, sem exigir orçamento adicional, contratação de pessoas ou aumento da carga de trabalho. As peças de máquinas adicionais produzidas e as receitas que elas geram, representam um ganho de produtividade real para esta organização.

Case Equipe Comercial – Aumento nas Vendas

De forma similar ao exemplo da fábrica, uma organização poderá obter um ganho de produtividade real se a sua equipe comercial for capaz de usar abordagens de vendas mais eficazes e entregar somente 8% de aumento nas vendas fechadas a cada mês.

Normalmente usando a mesma equipe de trabalho trabalhando a mesma quantidade de horas.

A ideia é simples: encontre formas para sua equipe executar o trabalho de forma mais eficaz, e aumente os resultados diretos de maior valor para o seu negócio surgirem.

Aliado a este objetivo, esta empresa pode ainda investir em programas de fidelização de clientes e recompensa de funcionários (bônus), como forma de apoiar o processo de ganho de produtividade real.

Ganho Real: a organização que fornece aos seus clientes melhores serviços e produtos de maior qualidade pode receber ganhos de produtividade reais aumentando as taxas de retenção de clientes, e reduzindo custos significativos para aquisição de novos clientes.

Atenção aos pontos de ajustes e melhoria

É claro que estas definições são muito simples e devemos observar os impactos (positivos e negativos) das mudanças aplicadas.

Na fábrica, avalie se após a entrada dos novos processos de negócios, ocorreu uma redução no número de controles de qualidade na linha de produção.

Ou ainda para o cenário comercial, com a nova abordagem de “vendas mais eficazes”, se sua equipe pode ter reduzido algumas atividades de relacionamento e pré-venda. Observe em seus novos clientes se surgirão falhas ou dificuldades de implantação após a venda ter sido concluída.

Em ambos os casos, as organizações poderiam perder clientes, receitas e credibilidade no mercado, enfrentando assim um aumento de despesas com retrabalho, gestão de clientes, custos de oportunidade e problemas de relacionamento com clientes e funcionários a longo prazo.

Portanto, o verdadeiro objetivo das empresas que buscam encontrar maneiras de aumentar o ganho de produtividade, é identificar todos os benefícios de curto prazo e de sustentabilidade a longo prazo.

Inclua a tecnologia em suas atividades diárias

É notório que as empresas que possuem equipes utilizando uma ferramenta para o gerenciamento de atividades, conseguem rapidamente melhorar seu fluxo de trabalho e corrigir qualquer falha de execução de suas atividades.

É desta forma que estas mesmas equipes conseguem mensalmente apresentar ganhos de produtividade reais e aumentar a performance operacional das empresas.

Agende agora uma demonstração da ferramenta Nuubes Task com nossos consultores e entenda como nossos clientes estão melhorando dia a dia os seus processos de trabalho de suas equipes e obtendo ganho na produtividade de seus times.

Leia também em nosso blog Mais produtividade usando a técnica Pomodoro e Descubra se você precisa de um Sistema de Gestão de Tarefas

Kanban é diferente de outras metodologias de gerenciamento de projetos, como Scrum, Extreme Programming (XP) ou abordagens em cascata, pois ele não utiliza em seu processo interações fechadas de tempo.

A iteração fechada de tempo é o período em que uma fase do projeto deve ser concluída. Em vez disso, o sistema Kanban conta com a entrega de tarefa de forma contínua, e são sempre orientadas de modo a satisfazer as expectativas dos clientes.

Benefícios do Kanban

Um dos benefícios de se praticar Kanban é que, se as expectativas do cliente em relação ao projeto não estão sendo atendidas, sua equipe terá várias oportunidades de mudar e corrigir o curso das entregas durante as interações.

Kanban é baseado em um modelo de trabalho interativo, sempre desmembrando as atividades em pequenos segmentos, de forma a reduzir assim a quantidade de retrabalho. Por este motivo, quando um cliente que atua com equipes que usam Kanban,  poderá solicitar mudanças durante uma interação, preservando o cronograma e mantendo o orçamento sob controle.

Vantagens do uso do sistema Kanban

Há muitas vantagens em se usar o sistema Kanban como uma forma de controlar o trabalho, e podemos citar algumas:

• Flexibilidade
• Foco em um processo de entrega contínua
• Redução do desperdício de trabalho
• Ganhos expressivos de produtividade
• O aumento da eficiência interna do time
• Maior capacidade de concentração dos membros da equipe

Por que o Kanban é flexível?

Em primeiro lugar, lembre-se sempre:

Kanban é e sempre será muito flexível

Não há durações exatas para as fases pré-definas e, as prioridades são constantemente reavaliadas pelo time e cliente baseados nas informações mais recentes. A grande vantagem de se usar o Kanban é o foco da equipe na entrega contínua de tarefas.

Ao entregar pequenas porções de um projeto de forma contínua para o seu cliente, suas equipes terão múltiplas oportunidades para sincronizar as interações futuras com os requisitos de negócios atualizados.

Desta forma, as equipes podem garantir que tudo está será entregue exatamente como o cliente deseja.

Kanban trabalha com Ciclos Iterativos

Ciclos interativos e a melhoria contínua são técnicas que proporcionam o máximo de valor agregado para o cliente. Diferente de abordagens que são baseadas em um tempo fechado que implica em esperar até o final de um projeto para os clientes fornecerem um feedback e pedir ajustes. Este processo, na maior parte das vezes aumentará os custos do projeto.

Para uma equipe de software, retrabalhos significam em voltar para trás e desfazer semanas de trabalho, o que é muito frustrante para um desenvolvedor.

Para o cliente, isso significa aumentar custos deixando um “gosto amargo” de desmotivação, deixando-os com “pouco apetite” para assumir outros projeto com sua equipe.

Origem do Kanban

Kanban nasceu do processo Lean Manufacturing e cresceu rapidamente em popularidade devido a esta técnica ser usada para reduzir custos e adaptar as equipes com as crescentes demandas de seus clientes.

Existem hoje milhares de empresas em todos os segmentos e indústrias que utilizam o método Kanban de melhoria contínua e estão conseguindo aumentar muito a sua produtividade.

Como uma ferramenta Kanban ajuda a maximizar tempo e recursos

Uma boa ferramenta Kanban acompanhará as equipes durante todo o ciclo de trabalho, ajudando a entender como o tempo está sendo gasto.

Uma boa ferramenta que usa o Método Kanban fornece um modelo de rastreamento para medir a produtividade e ajuda os gestores a identificar facilmente as áreas problemáticas.

Uma vez que se têm uma ideia melhor do local do problemas, as equipes se organizam para criar soluções desses problemas, por exemplo: muitas vezes um membro da equipe fica sobrecarregado enquanto outro não possui atividades suficientes para preencher o seu dia.

Com o uso do Kanban, um gestor pode rapidamente distribuir tarefas aos membros da equipe que estão mais livres, reduzindo a pressão de quem está com excesso de trabalho e liberar o avanço de toda a equipe.

Solicite uma demostração do Nuubes Task e entenda como este processo pode ser rapidamente implementado em sua equipe.

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