Com a demanda se expandindo mais clientes irão procurar um escritório de contabilidade para gerenciar os seus projetos e atividades fiscais e Gestão de Tarefas Contábeis se faz necessário.

“Como posso vencer este desafio no meu cotidiano?”

Gestão de Tarefas Contábeis

É essencial que sua equipe conte com uma ferramenta para gerenciar os serviços de contabilidade que sua empresa disponibiliza aos seus clientes, a Gestão de Tarefas Contábeis e fiscal é o elemento da administração que nutre a organização das atividades de uma maneira bem simples e intuitiva.

Algumas ferramentas são pesadas, necessitam de treinamento e não são focadas na área contábil, elas deixam de lado as principais rotinas administrativas que sua equipe necessita no dia a dia.

O importante aqui é focar na produtividade e organização dos seus colaboradores, então agregando as atividades entre os setores você estará otimizando o tempo e gerindo novas formas de realizar um excelente trabalho.

As Vantagens da Ferramenta Online para Gestão de Tarefas Contábeis

Manter seu escritório de contabilidade funcionando perfeitamente exige trabalho duro e uma ampla visão de mercado não é mesmo?

Por que não deixar as tarefas cotidianas mais leves e mostrar a sua equipe que os trâmites diários poderão ser solucionados com poucos cliques e diversas vantagens?

Escolha uma ferramenta online que ofereça os benefícios que você procura para gerenciar o seu escritório contábil, podemos citar 3 para começar:

• Plataforma online, moderna e colaborativa;
• Organização do seu ambiente de trabalho de maneira rápida;
• Ferramenta exclusivamente pensada para escritórios de contabilidade.

Como Implementar a Gestão de Tarefas Contábeis em Minha Empresa?

Organize as suas atividades de acordo com o prazo que o cliente solicitou, acompanhe a produção de sua equipe e crie check-lists para seus colaboradores de uma maneira muito intuitiva.

Implemente a Gestão de Tarefas Contábeis em sua rede de negócios, é bem simples; Você poderá gerenciar de casa os projetos que já estão em andamento, criar alertas para mencionar possíveis arrojos fiscais, definir a integração dos departamentos, entre outros aspectos que estão totalmente disponíveis.

A ferramenta online de Gestão de Tarefas Contábeis ajudará a sua equipe não somente na organização das atividades, mas também a cumprir os prazos pré-estabelecidos perante as reuniões com sua cartela de clientes.

“O que posso fazer com o gerenciamento contábil?”

Dentre as características apresentadas acima- conheça mais 6 benefícios do gerenciamento online contábil:

• Centralize e armazene todos os documentos de seus clientes em um único espaço;
• Crie listas de tarefas, determine prazos de entrega e veja os responsáveis por cada departamento em tempo real;
• Defina um workflow com os serviços prestados (Lucro Real, Simples, MEI, Lucro Presumido, entre outros);
• Integre os departamentos e incentive a colaboração das tarefas;
• Crie alertas por e-mail para evitar que seus prazos expirem;
• Monte calendários com as tarefas em andamento para visualizar os boletos gerados.

A integração de forma colaborativa é imprescindível para que seu escritório de contabilidade possa aumentar a gama de clientes e oferecer um serviço de extrema qualidade e organização.

“O modelo Business Inteligence é para mim?”

Se você pretende eliminar as planilhas de Excel, gerenciar o seu trabalho até mesmo de casa pelo celular e otimizar o espaço físico do armazenamento de documentos.

Sim o modelo de Business Inteligence é para você!

Centralize em uma única ferramenta online a Gestão de Tarefas Contábeis e obtenha maior qualidade dos serviços prestados por sua equipe.

Agende uma demonstração da ferramenta Nuubes Contábil e implemente este modelo de Business Intelligence em seu escritório de contabilidade.

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Como a Tecnologia têm ajudado a aumentar a Eficiência e Produtividade da Gestão Contábil

Como gerenciar rotinas contábeis?

Melhorar a produtividade automatizando as rotinas do seu escritório contábil

A Gestão de Tarefas Online é a ferramenta de gerenciamento de projetos capaz de organizar o seu tempo e da sua equipe operacional, e o famoso sistema em nuvem – vem para ajudar a solucionar os problemas de armazenamento de suas tarefas e projetos.

“Mas como posso aproveitar esta ferramenta?”

Pense que você necessita otimizar espaço físico em seu HD ou mesmo da rede que está interligada com os seus colaboradores, as ferramentas online apresentam várias vantagens em seu dia a dia, podemos citar 3 para começar:

Gestão de Tarefas Online

• Armazenamento 100% online dos arquivos e projetos;
• Organização das atividades, emails, relatórios com todos da equipe;
• Usabilidade total perante os dispositivos móveis e desktops.

O Serviço em Nuvem é Para Mim?

Para realizar um planejamento  adequado é preciso reunir os gestores e líderes de sua empresa e montar um plano de ação, não é mesmo?

O serviço em nuvem favorece a integração de todas as atividades relacionadas à sua empresa, a gestão de tarefas online trás benefícios em tempo real para a sua equipe.

O acesso pode ser feito de qualquer equipamento, seja do celular, notebook, tablet e de qualquer localização apenas com o usuário e senha facilitando assim a mobilidade.

A escolha do software para gerenciamento de projetos é o mais recomendável para agrupar as tarefas de maneira eficaz.

Você poderá organizar as atividades do dia em questões de minutos e contar com a colaboração e eficiência de uma ferramenta que não necessita de treinamento.

A interface dos softwares de hoje em dia são bastante intuitivos o que facilita o entendimento e dispensa o tempo como mobilização de equipes de treinamento e o tempo para a implantação dos processos.

“Que gestor não deseja que sua equipe se mantenha focada e mais produtiva?”

Obtenha em tempo real o status das atividades de seus colaboradores, elimine o uso de planilhas do Excel que são passíveis de erros de atualizações e perda de informações e a troca massiva de e-mails mantendo  uma estrutura hierárquica organizacional para delimitar as atividades de cada setor.

O controle de tempo e custo também é imprescindível para gerenciar um projeto de maneira adequada, foque na melhoria contínua de sua equipe e faça uma Gestão de Tarefas Online para obter sucesso em sua empresa.

Quais as Vantagens do Modelo Business Intelligence?

Através da ferramenta em nuvem você poderá obter maior exatidão do que acontece no cotidiano de sua organização, o modelo Business Intelligence trás a centralização dos projetos e trabalho de forma colaborativa.

Conheça 7 vantagens da Gestão de Tarefas Online:

• Workflow customizável para automatizar as atividades conforme o seu projeto;
• Monitoramento do SLA através de alarmes e notificações;
• Configuração de formulários com campos customizáveis;
• Centralização dos documentos e informações anexadas às tarefas;
• Vínculos com outras áreas e equipes, tornando as tarefas interligadas;
• Apontamento de horas que sua equipe gasta em cada atividade;
• Criação de ciclos de vida em pastas organizadas individualmente.

O gerenciamento de projetos é eficaz para modernizar as tarefas que sua equipe já detém no dia a dia, você só tem a ganhar escolhendo uma ferramenta em nuvem que ofereça esta mobilidade.

Pense na visão global de seu negócio e alinhe as diretrizes de acordo com as suas necessidades, você conseguirá gerenciar suas tarefas através do tablet ou mesmo smartphone, simplifique a sua vida profissional!

Agende uma demonstração da ferramenta Nuubes Task e implemente este modelo de Business Intelligence em sua empresa.

Se você gostou deste artigo, leia também no blog da Nuubes Por que gerenciar tarefas em qualquer lugar, é prioridade em qualquer projeto? e Como reduzir custos com ferramenta de gestão de projeto online?

As ferramentas Self service em Cloud Computing são pré-programadas e podem facilmente ser configuradas de acordo com a necessidade dos usuários e da empresa.

Conceito de ferramenta Self service em Cloud Computing

Muito procurada para BI, a ferramenta self service permite ao usuário a implantação em sua própria estrutura e configure de acordo com as necessidades da empresa, com possibilidades de análises gerenciais, controle de projetos, emissão de relatórios e dashboards além de worflows customizados e ampla interação entre os envolvidos de maneira fácil e prática sem que uma grande estrutura física e de pessoal aumente os custos em espaço físico e etc.

O autoatendimento em BI permite ao usuário criar seus próprios relatórios, personalizando para cada necessidade, além das análises poderem ser efetuadas em qualquer lugar e horário facilitando a tomada de decisões rápida e prática.

Histórico de ferramentas de Gestão e Self service em Cloud Computing

Antigamente, e ainda muito encontrado hoje em dia, as empresas desenvolviam seu próprio programa de BI em ambientes complexos e bastante onerosos para as empresas, além de espaço físico para servidores, máquinas e atualizações existia a necessidade de pessoal especializado tanto para a implantação, quanto para treinamento e desenvolvimentos/ atualizações constantes.

Hoje em dia, além das empresas buscarem a redução de custos e aumento de produtividade existem ferramentas adequadas para cada tipo de negócios.

Os gestores já tem como certo que a ferramenta Self service em Cloud Computing é a solução para diversos problemas.

Sendo uma ferramentas em Nuvem, dispensam ambientes corporativos complexos e grandes, atualizações e desenvolvimentos complexos e em tempo real, sem a perda de produtividade da equipe além de estarem em constante melhoria a um custo extremamente mais baixo que os softwares próprios.

Vantagens da ferramenta Self service em Cloud Computing

Uma das maiores vantagens deste tipo de ferramenta é a mobilidade e autonomia tanto dos gestores quando da equipe envolvida no processo.

O acesso pode ser feito de qualquer lugar e em qualquer momento e o acesso pode ser simultaneamente por todos os profissionais do projeto.

Com interfaces intuitivas, o tempo de treinamento foi descartado, a interação entre os usuários é completa, com acesso às informações em tempo real, controle de status dos projetos, abertura de atividades, avisos por e-mail e na tela do sistema reduzindo os riscos de perda de prazos e informações.

As vantagens deste tipo de ferramenta são inúmeras e o mercado oferece muitas opções em soluções gerenciais que podem ser definidas de acordo com o negócio do cliente. A área que mais aumenta a produtividade e assertividade é Governança das informações.

leia também em nosso Blog Sua empresa já possui um Service Desk? e Por que gerenciar tarefas em qualquer lugar, é prioridade em qualquer projeto?

Conheça nosso gestor de tarefas Nuubes Task e não perca mais tempo e dinheiro com soluções complexas:

Agora imagine fazer tudo isso na varanda do seu apartamento, tomando uma boa xícara de café antes de chegar em sua empresa.

Apesar de parecer uma utopia para muitos líderes de equipes de projeto, já é uma rotina comum para muitos profissionais que já entenderam que gerenciar tarefas e atuar de forma colaborativa com sua equipe é fundamental para conseguirem se destacar e atingir excelentes resultados.

Gerenciar tarefas e produtividade: O mantra em todas as empresas

É fato que aumentar a produtividade é a principal palavra de ordem de toda empresa e está no pensamento de gestores, funcionários e equipe de projetos, que vivem a busca constante por novas metodologias, frameworks e ferramentas que possam aumentar o ritmo das entregas de tarefas sem prejudicar a qualidade.

Para que a produtividade possa aumentar e a qualidade ser mantida, obrigatoriamente a comunicação e a colaboração entre os membros da equipe e demais envolvidos em uma tarefa ou projeto realmente precisa acontecer.

Não é por acaso que o termo: “problemas de comunicação” retorna no Google cerca de 51.200.000 resultados, e tenha a certeza que as primeiras posições serão todas com foco em ambientes corporativos e de projetos. Isso porque dificuldade de comunicação entre equipes é o fator principal nas falhas, atrasos e retrabalhos em projetos.

Como as Startups têm influenciando grandes empresas

As Startups atuais têm influenciado grandes players no mercado que já estão usando e até desenvolvendo ferramentas realmente bem interessantes para gerenciar tarefas, sendo que as mais modernas, permitem que qualquer funcionário possa trabalhar remotamente.

Não é por acaso, que muitas empresas de tecnologia conseguem aumentar em mais de 4X a produtividade de suas equipes, apenas combinando as técnicas atuais de desenvolvimento ágil com softwares online para gerenciar tarefas.

5 vantagens no uso de ferramentas para gerenciar tarefas

Estas novas ferramentas possuem interfaces realmente easy-to-use, e destacamos 5 vantagens imediatas para empresas que começam a utilizá-las no dia a dia com suas equipes:

1. Utilização e uso 100% online com uso imediato via internet.

2. Custo zero de instalação, zero de servidores e zero para treinamentos.

3. Foco total na colaboração similar a uma rede social.

4. Armazena arquivos, integra com e-mails, workflows e dezenas de relatórios.

5. Utilização por qualquer dispositivo: smartphones, tablet, TVs e desktops

O que muda no dia a dia das equipes

Os atuais gestores de projetos, já conseguem gerenciar suas tarefas e equipes em seu computador desktop, notebook, tablet e até mesmo pelo celular. Ou seja, o cenário descrito no início deste post não é tão imaginário assim, e não há mais a necessidade de reuniões intermináveis e estressantes de status de projeto, onde sua equipe é inquirida diante de um cronograma tendo de justificar cada atividade de seu cronograma.

Atualmente obter uma visão global de projeto e em tempo real, permite que seu time se mantenha sempre focado em uma lista de tarefas simplificando o planejamento diário, onde dúvidas, comentários e qualquer replanejamento pode ser feito sempre em tempo real.

Agende uma demonstração do Nuubes Task e entenda como implementar este modelo de trabalho em sua empresa!

Leia mais artigos com este tema no blog como Como reduzir custos com ferramentas de gestão de tarefas, Como montar uma equipe de trabalho virtual em 5 etapas e Reduzir os e-mails usando uma ferramenta de gestão de tarefas.

Por que devo escolher uma ferramenta de gestão de projeto online?

Redução de Custos

• Redução de custos com softwares de gestão de projetos
• Redução de custos com equipe de TI
• Redução de Custos com servidores
• Redução de Custos com Infraestrutura

Economia de Tempo

Os softwares de gestão de projetos, além do alto custo, o tempo de desenvolvimento é extremamente longo, com muitos módulos para implantação, suporte complexo, inúmeras atualizações e extensos treinamento de suas equipes.

Mobilidade e Acessibilidade

Umas das maiores vantagens do cloud computing é a mobilidade e acessibilidade que permite que você e sua equipe possa ter acesso de qualquer dispositivo em tempo real, bem como as atualizações da ferramenta serem feitas sem nenhum prejuízo ao dia-adia do usuário como paradas e quedas bruscas.
Este recurso fará com que a produtividade de sua equipe seja aumentava de forma considerável.

A redução de custos é o grande motivo para optarmos pela ferramenta de gestão de projeto online, mas e a produtividade?

A importância de se escolher uma boa ferramenta de gestão de tarefas online que seja intuitiva, configurável para seu negócio deverá ser a alternativa mais assertiva para aumentar a eficiência e produtividade de sua equipe e sua empresa.

Check list para a escolha da SUA ferramenta:

• Interface intuitiva
• Apontamento de Horas
• Tarefas Recorrentes
• Workflow
• Organização Departamental
• SLA
• Arquivos anexados às tarefas
• Eliminar e-mails
• Eliminar o uso de planilhas
• Estrutura hierárquica organizacional
• Controle de tempo e custo
• Criação de Tarefas/Demandas por e-mail
• Visibilidade
• Melhoria contínua
• Tipos, formulários e campos customizáveis
• Ciclo de vida das tarefas por área
• Gráficos e relatórios personalizados
• Comunicação total entre as equipes

Leia também em nosso blog Vantagens do Cloud Computing, Como reduzir custos com ferramentas de gestão de tarefas e Como montar uma equipe de trabalho virtual em 5 etapas.

Conheça o Nuubes Task:

Esperamos ajudar aos Gestores de Projetos com menos experiência a identificar e criar boas estratégias de controles mais específicos em cada etapa da implementação de seu projeto, evitando erros clássicos no ciclo de vida de um projeto.

Pontos fundamentais para evitar o fracasso dos projetos

Para se obter bons resultados na implementação de projetos, é importante um trabalho direto com sua equipe, buscando incentivar o aprendizado, avaliando informações de trabalhos anteriores e pontos positivos e negativos. A ideia é tomar decisões combinadas com uma proposta de melhoria.

É fundamental que todos os envolvidos em seu projeto, conheçam os riscos e possíveis falhas que podem levar ao fracasso dos projetos, e mais importante: quais serão as ferramentas utilizadas para eliminar estes riscos.

É fato que a cada dia, a gestão de projetos se torna mais importante não só nas empresas no Brasil, mas do mundo todo.

Abaixo apresentamos algumas situações de falhas rotineiras que ocorrem com empresas e gestores, e que aumentam a chance de fracasso dos projetos.

Problemas durante o desenvolvimento de um projeto

De acordo com estudos realizados pela Escola de Gerenciamento de Cranfield no Reino Unido, 68% dos projetos irão fracassar! Com isso, duas grandes perguntas surgiram:

1. Por que ocorrem tantos fracassos em projetos?
2. Por que as empresas continuam deixando que seus projetos fracassem?

Entre as causas mais relevantes desta pesquisa destacamos:

1. Estratégia e planejamento inadequado.

Durante o planejamento de um projeto, definimos metas, escopos, tarefas a serem realizadas, cronograma, alocação da equipe inicial e os respectivos custos associados.

Qualquer desvio significativo em algum destes quesitos, deve ser previsto ou identificado com antecedência, pois caracteriza uma falha crítica de planejamento do projeto, gerando forte impacto em prazos e custos para sua empresa ou cliente.

2. Falhas na definição do projeto

O projeto deve sempre atender a algumas (se não a todas), expectativas e necessidades do cliente. Quando uma falha em um destes pontos de definição ocorre, todo o projeto fica comprometido e uma tentativa de readequação pode gerar ainda impactos negativos nas próximas etapas do projeto.

Se uma rápida ação não for realizada pelos líderes do projeto, as consequências podem ser ainda piores, abalando inclusive a satisfação e confiança do cliente.

3. Erros na definição do escopo do projeto

Qualquer alteração significativa no escopo impactará também em pontos importantes para a correta gestão de um projeto, como: cronograma, custo, alocação de equipe, etc.

Ou seja: erros no escopo ou falhas de entendimento, irão afetar diretamente o prazo de entrega e o custo do projeto. Isso é fatal para um gerente de projeto, podendo levar a multas contratuais e até o cancelamento do projeto.

4. Alterações das especificações iniciais do projeto

Este tipo de problema pode causar efeitos em cascata em todo o projeto, pois impacta praticamente em todas as frentes de gerenciamento, inclusive nas atividades compartilhadas de fornecedores, prestadores de serviço e sua equipe de trabalho.

5. Inexperiência dos gestores e líderes do projeto

A falta de experiência ou competência dos profissionais responsáveis pelo projeto (Gerente de Projeto), pode ocultar a inabilidade para a definição dos custos e a correta contratação da equipe que atuará no projeto.

Este é um ponto que compromete gravemente não somente a gestão do projeto, mas impede a conclusão do projeto, postergando constantemente as entregas e acarretando o fracasso dos projetos.

6. Cronograma com expectativas irreais

Quando as expectativas são extremamente exigentes, o esforço do trabalho aumentará de forma incremental, fazendo com que a disponibilidade de sua equipe e a complexidade do gerenciamento aumentem significativamente.

Um cronograma muito arrojado, muitas vezes gera impactos negativos na qualidade, custos e no planejamento do projeto.

Quando os dois fatores se unem: cronogramas otimistas e expectativas elevadas, o cenário se tornará extremamente desafiante para um Gerente de Projetos, aumentando ainda mais as chances de um projeto fracassar.

7. Falta de suporte ou envolvimento de diretores

Nos projetos grandes e corporativos a presença de um gestor com poder de decisão em uma equipe de projeto é fundamental, seja um CEO, CIO, COO, CFO, etc.

Já para projetos menores, um Diretor ou Gerente Executivo conseguirá dar o suporte necessário para que a equipe conduza corretamente o projeto.

A ideia é que os líderes atuem e façam parte de uma escala de decisões, resolvendo impasses entre os profissionais do projeto e auxiliem na priorização de requisitos em decisões mais assertivas.

8. Falta de envolvimento do cliente

O cliente sempre será a entidade que irá se beneficiar diretamente com o resultado do projeto, sendo assim, a satisfação do cliente é o principal indicador de sucesso de um projeto.

Quando o envolvimento do cliente é baixo, o projeto sempre fica exposto a retrabalhos, falhas de comunicação e aumento de custos.

Dicas para evitar caminhos tortuosos e fracasso dos projetos

• Planeje detalhadamente o projeto e faça um levantamento para eliminar ou reduzir ao máximo desvios significativos na estratégia inicial do projeto. Atenção para as definições mais importantes, como: metas, escopos, cronogramas e equipe.
• Verifique se o projeto atende as expectativas e necessidades do cliente, pois ajustes futuros sempre geram impactos negativos.
• Defina um escopo bem completo, e crie cronogramas factíveis de serem cumpridos;
• Trabalhe sempre com gestores de projeto experientes pois a competência de um bom gestor é fator determinante de sucesso de todas as etapas futuras do projeto;
• Envolvimento de um ou mais gestores com poder de decisão em sua equipe, eliminando os impasses entre os profissionais e o seu cliente.
• Envolva e comunique constantemente o cliente sobre o andamento do projeto, pois é ele quem irá validar o resultado do projeto. A satisfação deve ser sempre do seu cliente.

Leia também em nosso blog Descubra se você precisa de um Sistema de Gestão de Tarefas e Como identificar e aumentar o ganho de produtividade na minha equipe?

Para conseguir esta transição da fase “do-it-yourself” e realmente atuar no planejamento e execução do seu negócio, é fundamental que os líderes consigam aprender a delegar tarefas corretamente para sua equipe.

Elencamos 4 dicas que podem tornar este processo mais simples em sua empresa

1.  Definir claramente a tarefa delegada

Comece sempre com a descrição dos parâmetros mais comuns de atribuição: recursos, prazos e resultados esperados – e forneça ao profissional ou a equipe todos os meios para atingir o resultado esperado.

Ofereça o apoio e feedback adequado e evite assim falhas de entendimento e frustrações em sua equipe.

É importante agendar pontos de controle, semanal ou quinzenal, com sessões que possam identificar e discutir progressos, executando revisões e dando feedbacks em tempo útil. Esta reunião deve ser sempre curta e sucinta!

Uma comunicação correta e monitoramento recorrente, são fundamentais na delegação de tarefas e entendimento de todas as demandas pela sua equipe.

2.  Identifique os perfis corretos antes de delegar tarefas

É comum que falhas na execução das tarefas ocorram, principalmente quando um profissional não está pronto para assumir uma determinada tarefa ou quando o desafio delegado é maior que o seu funcionário ou contratante estão costumados.

Ao delegar tarefas, leve sempre em consideração a capacidade técnica, habilidades pessoais, experiência anterior e alinhamento de objetivos.

Algumas tarefas delegadas serão mais habituais e simples que outras, e neste caso, é importante identificar os perfis em sua equipe que prosperam em tarefas de rotina.

Para os projetos mais críticos, atue sempre com profissionais que gostam de ser desafiados e que lidem bem com etapas ​​análise e planejamento antes de mergulharem na execução da tarefa.

É importante que funcionários que se sintam estagnados em suas funções atuais, participem de novos projetos e ampliem suas habilidades.

Caso sinta resistência no momento das atribuições, explique a importância do projeto e tranquilize a equipe, informando que você está disponível para ajudar durante todo o processo.

Mantenha as expectativas sempre altas, e cuidado para não sobrecarregar muito sua equipe para não ocorrer um certo “esgotamento mental” no time.

3.  Suporte e boa comunicação com a equipe

Seu trabalho como o líder é orientar e treinar sua equipe para adquirir as habilidades certas de forma que ela se torne autônoma na execução das tarefas e se sintam incluídos no sucesso do seu negócio.

Forneça feedbacks construtivos e ofereça orientação significativa, motivando os funcionários com comentários positivos. É importante viabilizar em algum momento, estruturas de incentivo criativas com recompensas e quando as metas forem alcançadas.

Mantenha sempre as linhas de comunicação abertas com sua equipe e tenha “pulso” sobre o que está acontecendo sem entrar no detalhe de micro atividades.

4.    Confie em seus instintos

Sua capacidade de delegar tarefas efetivamente reflete suas habilidades de uma boa liderança. Delegação eficiente costuma economizar tempo, ajuda no desenvolvimento dos colaboradores e motiva as pessoas a ter sucesso.

Já uma delegação pobre, por outro lado gera confusão, frustração e até mesmo o fracasso de um projeto.

Escolher a pessoa certa para um trabalho exige confiança em seus instintos e permite que outras pessoas executem o que você não pode ou não gosta de fazer.

Afinal de contas, o benefício principal em aprender a delegar tarefas será permitir que você se mantenha focado e concentrado para alavancar novas estratégias para o crescimento do seu negócio!

Leia também em nosso blog Como montar uma equipe de trabalho virtual em 5 etapas e 4 razões para reduzir os e-mails na gestão de tarefas e projetos.

Antes de começarmos, você tem que ter em mente que mensurar os resultados te darão insumos para analisar todos os pontos que devem ser melhorados e os que são eficientes na sua empresa.

Mensurando os benefícios

Os benefícios que conseguimos mensurar com o ganho de produtividade podem ser rapidamente identificados nas seguintes frentes:

• Aumento da receita da empresa
• Maior quantidade de entregas de produtos ou serviços
• Aumento na margem de lucro
• Melhoria da satisfação dos clientes
• Aumento das taxas de retenção de funcionários
• Maior qualidade dos serviços prestados

Como medir o ganho de produtividade na prática

Como seria o comportamento e a produtividade de uma empresa após a análise e implementação de novos processos de trabalho, aliado a novas metodologias e ferramentas?

Case Indústria – Produção de peças para máquinas

Tomemos, por exemplo uma fábrica, que produz 1.600 peças de máquinas por dia a um custo diário de R$ 5.600,00, usando para isso 12 funcionários, equipamentos, materiais, instalações, etc.

Imaginem o seguinte cenário:

Os funcionários desta fabrica trabalhando 14% de forma mais eficaz. Esta fábrica poderia produzir então 1.824 peças de máquinas por dia com os mesmos custos.

Este aumento de produção (224 peças), proporciona uma receita maior, sem exigir orçamento adicional, contratação de pessoas ou aumento da carga de trabalho. As peças de máquinas adicionais produzidas e as receitas que elas geram, representam um ganho de produtividade real para esta organização.

Case Equipe Comercial – Aumento nas Vendas

De forma similar ao exemplo da fábrica, uma organização poderá obter um ganho de produtividade real se a sua equipe comercial for capaz de usar abordagens de vendas mais eficazes e entregar somente 8% de aumento nas vendas fechadas a cada mês.

Normalmente usando a mesma equipe de trabalho trabalhando a mesma quantidade de horas.

A ideia é simples: encontre formas para sua equipe executar o trabalho de forma mais eficaz, e aumente os resultados diretos de maior valor para o seu negócio surgirem.

Aliado a este objetivo, esta empresa pode ainda investir em programas de fidelização de clientes e recompensa de funcionários (bônus), como forma de apoiar o processo de ganho de produtividade real.

Ganho Real: a organização que fornece aos seus clientes melhores serviços e produtos de maior qualidade pode receber ganhos de produtividade reais aumentando as taxas de retenção de clientes, e reduzindo custos significativos para aquisição de novos clientes.

Atenção aos pontos de ajustes e melhoria

É claro que estas definições são muito simples e devemos observar os impactos (positivos e negativos) das mudanças aplicadas.

Na fábrica, avalie se após a entrada dos novos processos de negócios, ocorreu uma redução no número de controles de qualidade na linha de produção.

Ou ainda para o cenário comercial, com a nova abordagem de “vendas mais eficazes”, se sua equipe pode ter reduzido algumas atividades de relacionamento e pré-venda. Observe em seus novos clientes se surgirão falhas ou dificuldades de implantação após a venda ter sido concluída.

Em ambos os casos, as organizações poderiam perder clientes, receitas e credibilidade no mercado, enfrentando assim um aumento de despesas com retrabalho, gestão de clientes, custos de oportunidade e problemas de relacionamento com clientes e funcionários a longo prazo.

Portanto, o verdadeiro objetivo das empresas que buscam encontrar maneiras de aumentar o ganho de produtividade, é identificar todos os benefícios de curto prazo e de sustentabilidade a longo prazo.

Inclua a tecnologia em suas atividades diárias

É notório que as empresas que possuem equipes utilizando uma ferramenta para o gerenciamento de atividades, conseguem rapidamente melhorar seu fluxo de trabalho e corrigir qualquer falha de execução de suas atividades.

É desta forma que estas mesmas equipes conseguem mensalmente apresentar ganhos de produtividade reais e aumentar a performance operacional das empresas.

Agende agora uma demonstração da ferramenta Nuubes Task com nossos consultores e entenda como nossos clientes estão melhorando dia a dia os seus processos de trabalho de suas equipes e obtendo ganho na produtividade de seus times.

Leia também em nosso blog Mais produtividade usando a técnica Pomodoro e Descubra se você precisa de um Sistema de Gestão de Tarefas

Kanban é diferente de outras metodologias de gerenciamento de projetos, como Scrum, Extreme Programming (XP) ou abordagens em cascata, pois ele não utiliza em seu processo interações fechadas de tempo.

A iteração fechada de tempo é o período em que uma fase do projeto deve ser concluída. Em vez disso, o sistema Kanban conta com a entrega de tarefa de forma contínua, e são sempre orientadas de modo a satisfazer as expectativas dos clientes.

Benefícios do Kanban

Um dos benefícios de se praticar Kanban é que, se as expectativas do cliente em relação ao projeto não estão sendo atendidas, sua equipe terá várias oportunidades de mudar e corrigir o curso das entregas durante as interações.

Kanban é baseado em um modelo de trabalho interativo, sempre desmembrando as atividades em pequenos segmentos, de forma a reduzir assim a quantidade de retrabalho. Por este motivo, quando um cliente que atua com equipes que usam Kanban,  poderá solicitar mudanças durante uma interação, preservando o cronograma e mantendo o orçamento sob controle.

Vantagens do uso do sistema Kanban

Há muitas vantagens em se usar o sistema Kanban como uma forma de controlar o trabalho, e podemos citar algumas:

• Flexibilidade
• Foco em um processo de entrega contínua
• Redução do desperdício de trabalho
• Ganhos expressivos de produtividade
• O aumento da eficiência interna do time
• Maior capacidade de concentração dos membros da equipe

Por que o Kanban é flexível?

Em primeiro lugar, lembre-se sempre:

Kanban é e sempre será muito flexível

Não há durações exatas para as fases pré-definas e, as prioridades são constantemente reavaliadas pelo time e cliente baseados nas informações mais recentes. A grande vantagem de se usar o Kanban é o foco da equipe na entrega contínua de tarefas.

Ao entregar pequenas porções de um projeto de forma contínua para o seu cliente, suas equipes terão múltiplas oportunidades para sincronizar as interações futuras com os requisitos de negócios atualizados.

Desta forma, as equipes podem garantir que tudo está será entregue exatamente como o cliente deseja.

Kanban trabalha com Ciclos Iterativos

Ciclos interativos e a melhoria contínua são técnicas que proporcionam o máximo de valor agregado para o cliente. Diferente de abordagens que são baseadas em um tempo fechado que implica em esperar até o final de um projeto para os clientes fornecerem um feedback e pedir ajustes. Este processo, na maior parte das vezes aumentará os custos do projeto.

Para uma equipe de software, retrabalhos significam em voltar para trás e desfazer semanas de trabalho, o que é muito frustrante para um desenvolvedor.

Para o cliente, isso significa aumentar custos deixando um “gosto amargo” de desmotivação, deixando-os com “pouco apetite” para assumir outros projeto com sua equipe.

Origem do Kanban

Kanban nasceu do processo Lean Manufacturing e cresceu rapidamente em popularidade devido a esta técnica ser usada para reduzir custos e adaptar as equipes com as crescentes demandas de seus clientes.

Existem hoje milhares de empresas em todos os segmentos e indústrias que utilizam o método Kanban de melhoria contínua e estão conseguindo aumentar muito a sua produtividade.

Como uma ferramenta Kanban ajuda a maximizar tempo e recursos

Uma boa ferramenta Kanban acompanhará as equipes durante todo o ciclo de trabalho, ajudando a entender como o tempo está sendo gasto.

Uma boa ferramenta que usa o Método Kanban fornece um modelo de rastreamento para medir a produtividade e ajuda os gestores a identificar facilmente as áreas problemáticas.

Uma vez que se têm uma ideia melhor do local do problemas, as equipes se organizam para criar soluções desses problemas, por exemplo: muitas vezes um membro da equipe fica sobrecarregado enquanto outro não possui atividades suficientes para preencher o seu dia.

Com o uso do Kanban, um gestor pode rapidamente distribuir tarefas aos membros da equipe que estão mais livres, reduzindo a pressão de quem está com excesso de trabalho e liberar o avanço de toda a equipe.

Solicite uma demostração do Nuubes Task e entenda como este processo pode ser rapidamente implementado em sua equipe.

Leia também em nosso blog Descubra se você precisa de um Sistema de Gestão de Tarefas e 4 razões para reduzir os e-mails na gestão de tarefas e projetos

Solicite uma demostração do Nuubes Task e entenda como este processo pode ser rapidamente implementado em sua equipe.

Esta mudança de paradigma se tornou realidade, devido ao rápido avanço da tecnologia: internet rápida, sistemas em modelo SaaS, computação em nuvem e teleconferências, são alguns destes facilitadores.

Criamos este guia para você, que busca reduzir os custos de sua operação, otimizar seus processos e principalmente: aumentar a produtividade de sua equipe através da colaboração e ajudamos a montar sua equipe de trabalho virtual.

Uma nova mudança de paradigma

A atual forma de trabalhar está muito diferente do que o passado. Cada vez mais os profissionais buscam trabalhar nos chamados regimes “alternativos”, com horários flexíveis, escritórios virtuais, teleconferências e contratos de trabalho de curto prazo.

A geração anterior, provavelmente a de seus pais ou avós, buscava um objetivo claro com o trabalho: proporcionar estabilidade.

Hoje em dia os novos profissionais todos buscam e anseiam por obter mais flexibilidade.

A quebra deste paradigma proporcionada pelo modelo novo pode oferecer inúmeros benefícios, seja para as empresas como para os profissionais que ofertam seus serviços. Ao se desapegar da necessidade de possuir uma equipe fixa que senta junta e divide um mesmo espaço físico, você como empresário poderá:

• Escolher os melhores profissionais de qualquer local do mundo, sem estar limitado pelo seu deslocamento.
• Economizar mensalmente com despesas de aluguel de escritórios, fornecimento de equipamentos, infraestrutura, móveis, etc.
• Ganhar mais presença física em diversos mercados através do uso de uma equipe global que consegue atuar em horários diferenciados.
• Aumentar ou diminuir sua equipe de acordo com suas necessidades do momento.
• Atuar com especialistas dos mais diferentes perfis e habilidades.
• Administrar seu negócio de qualquer lugar do mundo e usando qualquer dispositivo, afinal: você também não está vinculado em um escritório fixo.

Ficou convencido? Esboçamos 5 passos que você precisa seguir para criar uma equipe virtual para sua empresa.

Passo 1: Defina como você deseja trabalhar

Antes de iniciar a busca de seus potenciais freelancers, você precisa pensar em como pretende se comunicar com sua equipe quando estiverem trabalhando juntos com a sua empresa.

Como será o gerenciamento de seus projetos, sua comunicação, quais ferramentas usar e como a colaboração pode ajudar na entrega do seu produto ou serviço para seus clientes?

O ideal para que este processo evolua, é conduzir as solicitações de forma eficiente com os seus clientes, definindo bem seu escopo e necessidades. Quebre as entregas em pacotes menores e somente quando seu contrato for validado, comece a distribuir as atribuições para sua equipe.

Utilizar uma ferramenta para atribuição de tarefas, como o Nuubes Task, é fundamental para que as atribuições aos membros da sua equipe sejam postadas.

Este sistema funciona para pequenas ou grandes equipes, principalmente porque os membros são sempre alertados de suas atividades em tempo real.

A ideia é você conseguir acompanhar o progresso de cada etapa do trabalho, ficando bem evidente as datas das entregas de suas atividades.

Defina e configure em sua ferramenta de distribuição de tarefas os seguintes processos de trabalho:

• Quem será o ponto focal com seus clientes?
• Que hora do dia os freelancers devem estar disponíveis para reuniões ou uma discussão?
• Qual o nível de controle você necessita para cada etapa do projeto?
• Qual será a forma mais eficiente de comunicação de toda a equipe?
• Como e de que forma será efetuada a entrega ao seu cliente?

Passo 2: Buscando os melhores Freelancers.

Agora que você descobriu como irá trabalhar, você precisará encontrar as pessoas certas para suas demandas e jobs.

Encontrar freelancers é muito fácil, porém encontrar bons freelancers que produzam um trabalho de qualidade, no prazo e dentro do orçamento, pode ser um desafio.

Aqui estão algumas dicas para sua terceirização:

• Pergunte a amigos, familiares ou colegas de trabalho se eles conhecem alguém interessado no trabalho freelance. Um bom lugar é usar as redes sociais.
• Se você conhece alguém que está atualmente empregado, não tenha medo de abordá-los sobre novos trabalhos. Muitas pessoas gostariam de um trabalho adicional, a fim de reforçar os seus rendimentos.
• Poste anúncios em websites do seu segmento, blogs e boletins informativos. Ex.: para um novo designer, busque projetos interessantes em sites como o Behance.
• Peça para outros proprietários de empresas uma recomendação, pois sempre há bons funcionários dentro do seu perfil e estão fora do mercado de trabaho.
• Reserve uma área em seu website para postar as novas vagas.

Sempre que um novo membro for integrar sua equipe, passe projetos de baixa complexidade e pequenos.

Inicie o uso de sua nova ferramenta de tarefas, criando uma “amostra” para descobrir se você se adapta com os profissionais e se a qualidade do trabalho que apresentam está com o nível esperado.

A ideia é construir um relacionamento comercial de longo prazo com seus freelancers, então trate sempre sua equipe remota com dignidade e respeito, afinal eles não seus funcionários.

Passo 3: Configure e Otimize sua Infraestrutura

Trabalhe sempre com um calendário e agendas compartilhadas, de modo que sua equipe adicione os horários disponíveis ou férias planejadas.

Isso irá ajudá-lo a contabilizar as horas produtivas você tem disponível em cada semana.

Garanta que seus freelancer possuem os documentos se suas respectivas empresas em dia e que ele tenha uma cópia do seu contrato. 

É muito importante que toda a sua equipe tenha acesso aos arquivos do projeto de forma que eles entendam todas as necessidades do cliente.

Passo 4: Testar e ajuste seus processos de trabalho

Agora que a sua equipa está alocada e suas atividades começaram a andar, você terá um tempo para testar e refinar seu processo de trabalho.

Depois de algumas semanas, reflita sobre o que está ou não funcionado. Pergunte a si mesmo:

• O que está funcionando muito bem até agora?
• Que aspectos do processo de trabalho precisam ser ajustados?
• Será que os membros da equipe entenderam o que precisa ser feito e quando deve ser entregue?
• Você está se comunicando com a equipe da forma eficaz e frequente?
• Quais membros do time precisam de mais apoio?
• Em que etapa do processo do trabalho está sendo um gargalo?
• Existe a necessidade de criar manuais para sua operação ou padronização das técnicas e processos?

Converse com sua equipe e peça feedbacks sobre o que está funcionando e o que não está. Não tenha receio de pedir-lhes algumas ideias de como melhorar. Muitas vezes eles podem conhecer novas ferramentas e técnicas!

Passo 5: Apresente sua equipe de freelances ao mercado.

Agora que você montou um time incrível e já ajustou seu processo, chegou a hora de exibir a sua equipe talentosa para o mercado. Como apresentar as qualificações de sua equipe freelance para seus clientes?

• Adicione os perfis para cada membro em seu website. Você pode criar perfis mais descontraídos de cada pessoa, mantendo uma área moderna, leve e criativa.
• Adicione depoimentos aos perfis sociais dos membros de sua equipe. Por exemplo: use o LinkedIn e aumentar a sua credibilidade.
• Incentivar sua equipe para apresentar blogs em websites, e criar cases dos trabalhos desenvolvidos em sua empresa. Os Freelancers constroem suas marcas pessoais e você aumenta a relevância da marca de sua empresa.
• Prefira trabalhar com valores fixados nas entregas dos pacotes. Isso evita surpresas e deixa o processo mais transparente.
• Invista em sua equipe: certifique-se de que todos possuem as ferramentas e o treinamento necessário para executar os trabalhos enviados.
• Encoraje os membros da equipe a promover sua empresa em sua própria cidade, participando de eventos, networking e falando em conferências.

Operando uma empresa virtual composta por freelancers você abre uma enorme variedade de opções de serviços e produtos.

Gostaríamos de saber como você gerencia sua equipe freelance? Quais as etapas do seu processo você acha que poderia melhorar?

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