1.Entender o momento de contratar uma solução

Saber o momento de contratar uma solução tecnológica não deve ser visto apenas como uma vaidade de alguém que gosta de tecnologia e encontra num e-mail marketing promocional uma solução revolucionaria e altamente inovadora. A decisão de contratar uma ferramenta deve ser baseada na necessidade de negócio, seja ela devido a incapacidade de sua equipe em atender à demanda crescente, seja pela falta de controle das atividades, enfim a decisão de contratar uma solução deve ser motivada pela necessidade e não pela vaidade.

2. Revisar processos internos

Antes de mais nada eu sempre reforço a importância de se rever seus processos internos, se for o caso, até fazendo desenhos ou buscando soluções para visualizar estes processos, da forma que acontecem, assim será possível identificar possíveis falhas e resolvê-las, antes mesmo de implantar uma tecnologia. A solução tecnológica deve sempre suportar o processo e não o contrário.

3. Envolva seus colaboradores

Durante a fase de implantação de qualquer solução ou ferramenta de apoio, é fundamental entender não apenas o quanto ela é aderente ao seu processo, para isso é crucial envolver seus colaboradores  “usuário chave” desde o início, eles precisam se sentir parte da solução para estar engajados.

Na escolha do “Usuário Chave”, é importante pensar não apenas em alguém que tenha habilidades técnicas, profundo conhecedor dos processos, para aprender rapidamente, mas do que isso é importante pensar o quanto ele poderá influenciar os demais a utilizar a ferramenta, não só divulgando e também na replicação do conhecimento para os demais colegas.

4. Invista tempo na avaliação da solução antes de contratar

Muitas soluções no mercado atualmente, disponibilizam um período de teste de 10 a 30 dias para teste grátis. Aproveite esse período e faça um teste real, monte um cenário de testes, identifique e envolva os responsáveis de áreas que serão afetadas e explore o máximo da solução, e não se deixe levar pelo visual, ele também é importante, só que mais do que isso a ferramenta de gestão de tarefas contábeis tem que ser intuitiva, fácil de usar e o mais importante, que seja aderente ao seu processo e que tenha adesão da sua equipe. Se não for, esqueça o design.

Se for preciso consulte o fornecedor a possibilidade de estender o prazo de testes para completar sua avaliação, considere ainda neste momento o artigo “Nuubes-soluções-em-nuvem-dicas”, ele pode ajudá-lo com dicas úteis sobre o que considerar na hora de contratar uma solução em nuvem.

5. Elimine as Planilhas e trabalhe com soluções integradas em Nuvem

Se a nova solução não for capaz de eliminar as planilhas, sobre as principais atividades do seu negócio, então a implantação do seu sistema não foi bem-sucedida.

Em muitos casos, as áreas iniciam as atividades no sistema, e em pouco tempo começam a utilizar paralelamente as planilhas, que no final acabam complementando o trabalho.

Tente eliminar as planilhas, apensar de serem boas aliadas para execução das tarefas, elas não são capazes de gerar registro de histórico e versionamento, não mantém rastro e em muitos casos não tem a integração adequada para se manter atualizada, além é claro da questão da performance e segurança. O sistema de gestão de tarefas contábeis Nuubes contábil é uma das poucas ferramentas capazes de manter a integração completa dos processos, além de armazenar em nuvem com boa performance e segurança todas informações da sua operação.

6. Envolva seus Clientes e Parceiros

Transparência e colaboração são duas palavras que estão em voga hoje em dia, portanto, sempre que possível compartilhe com seus clientes as informações relevantes e que agregam valor, isso é a verdadeira parceria, isso é CRM,  procure soluções que permitam que seus clientes tenham visibilidade do processo e se possível possam interagir com sua equipe facilmente, sempre que preciso isso irá manter seu cliente sempre por perto, engajado e atualizado sobre as principais informações para tomada de decisão do seu negócio. A solução de gestão de tarefas contábeis – nuubes contábil é uma das poucas soluções no mercado que fornecem recursos para você se comunicar e se aproximar dos seus clientes, ele fornece Portal do Cliente Nuubes Contábil para comunicação e interação com seus clientes, através dele, seus clientes podem fazer login e ter acesso aos arquivos e obrigações para download, terão acesso aos arquivos enviados por seu time para “pendentes de upload”, enviar chamados (solicitações de serviços) para seu escritório e equipe interna e ainda recebem alertas sobre prazos a vencer, evitando multas e correções indesejadas.

Um software que utiliza a computação em nuvem deve ser visto como uma evolução que traz produtividade e segurança. É um investimento que proporcionará à sua empresa redução de custos, com tecnologia de ponta e mobilidade. O futuro é esse: prosperidade para o seu negócio com qualidade, velocidade e simplicidade!

A Nuubes investe na contínua melhoria de suas soluções e na segurança dos dados, com suporte ágil e permanente, para manter a satisfação e a fidelidade de clientes e usuários. Conheça nossas soluções e faça um teste grátis ou agende uma demonstração.

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Para conseguir esta transição da fase “do-it-yourself” e realmente atuar no planejamento e execução do seu negócio, é fundamental que os líderes consigam aprender a delegar tarefas corretamente para sua equipe.

Elencamos 4 dicas que podem tornar este processo mais simples em sua empresa

1.  Definir claramente a tarefa delegada

Comece sempre com a descrição dos parâmetros mais comuns de atribuição: recursos, prazos e resultados esperados – e forneça ao profissional ou a equipe todos os meios para atingir o resultado esperado.

Ofereça o apoio e feedback adequado e evite assim falhas de entendimento e frustrações em sua equipe.

É importante agendar pontos de controle, semanal ou quinzenal, com sessões que possam identificar e discutir progressos, executando revisões e dando feedbacks em tempo útil. Esta reunião deve ser sempre curta e sucinta!

Uma comunicação correta e monitoramento recorrente, são fundamentais na delegação de tarefas e entendimento de todas as demandas pela sua equipe.

2.  Identifique os perfis corretos antes de delegar tarefas

É comum que falhas na execução das tarefas ocorram, principalmente quando um profissional não está pronto para assumir uma determinada tarefa ou quando o desafio delegado é maior que o seu funcionário ou contratante estão costumados.

Ao delegar tarefas, leve sempre em consideração a capacidade técnica, habilidades pessoais, experiência anterior e alinhamento de objetivos.

Algumas tarefas delegadas serão mais habituais e simples que outras, e neste caso, é importante identificar os perfis em sua equipe que prosperam em tarefas de rotina.

Para os projetos mais críticos, atue sempre com profissionais que gostam de ser desafiados e que lidem bem com etapas ​​análise e planejamento antes de mergulharem na execução da tarefa.

É importante que funcionários que se sintam estagnados em suas funções atuais, participem de novos projetos e ampliem suas habilidades.

Caso sinta resistência no momento das atribuições, explique a importância do projeto e tranquilize a equipe, informando que você está disponível para ajudar durante todo o processo.

Mantenha as expectativas sempre altas, e cuidado para não sobrecarregar muito sua equipe para não ocorrer um certo “esgotamento mental” no time.

3.  Suporte e boa comunicação com a equipe

Seu trabalho como o líder é orientar e treinar sua equipe para adquirir as habilidades certas de forma que ela se torne autônoma na execução das tarefas e se sintam incluídos no sucesso do seu negócio.

Forneça feedbacks construtivos e ofereça orientação significativa, motivando os funcionários com comentários positivos. É importante viabilizar em algum momento, estruturas de incentivo criativas com recompensas e quando as metas forem alcançadas.

Mantenha sempre as linhas de comunicação abertas com sua equipe e tenha “pulso” sobre o que está acontecendo sem entrar no detalhe de micro atividades.

4.    Confie em seus instintos

Sua capacidade de delegar tarefas efetivamente reflete suas habilidades de uma boa liderança. Delegação eficiente costuma economizar tempo, ajuda no desenvolvimento dos colaboradores e motiva as pessoas a ter sucesso.

Já uma delegação pobre, por outro lado gera confusão, frustração e até mesmo o fracasso de um projeto.

Escolher a pessoa certa para um trabalho exige confiança em seus instintos e permite que outras pessoas executem o que você não pode ou não gosta de fazer.

Afinal de contas, o benefício principal em aprender a delegar tarefas será permitir que você se mantenha focado e concentrado para alavancar novas estratégias para o crescimento do seu negócio!

Leia também em nosso blog Como montar uma equipe de trabalho virtual em 5 etapas e 4 razões para reduzir os e-mails na gestão de tarefas e projetos.