Contudo, para operar nesse modelo de trabalho é preciso contar com um sistema de gestão digital 100% confiável, que lhe permita monitorar bem como gerenciar o trabalho a distância.

Continue lendo esse artigo e entenda mais sobre a importância do trabalho home office na contabilidade em tempos de Covid. Veja também o principal que essa mudança traz, assim como o que fazer para contorna-las. Confira!

Importância do Home Offine de contabilidade em tempos de Covid-19

O modelo de trabalho home office surgiu com uma alternativa para muitos profissionais de contabilidade viabilizarem sua rotina de trabalho em meio ao caos provocado pelo Coronavírus no Brasil e no Mundo.

Além de contribuir para conter o avanço da Coronavírus, esse modelo de trabalho também é importante porque proporciona ao profissional e sua equipe:

• Maior flexibilidade de horários;
• Mais economia;
• Ausência de deslocamentos de casa para o serviço e vice versa;
• Mais qualidade de vida entre outras vantagens.

Em conjunto, todos estes fatores acabam contribuindo, direta ou indiretamente, para aumentar a produtividade no trabalho.

No entanto, para que o modelo home office de contabilidade funcione corretamente, é preciso contar com as ferramentas adequadas, como um bom sistema de gestão contábil.

Principal desafio do home office na contabilidade

Com a necessidade iminente de implantar o sistema home office, muitos escritórios de contabilidade se viram diante de alguns desafios. Mas, sem dúvida, o principal deles foi a ausência de uma estrutura adequada para atender a esse novo modelo de trabalho.

Apesar da atividade remota não ser uma novidade no Brasil, pois já chegou a atingir quase 4 milhões de pessoas operando nesse regime em 2018, o número de novos adeptos ao home office aumentou consideravelmente no cenário de Pandemia.

Ainda assim, falta recursos suficiente para funcionar atendendo a essa nova dinâmica. Por isso, poder contar com um sistema que lhe permita executar suas atividades de forma remota, com rapidez e eficiência faz toda a diferença.

Como um sistema de gestão na nuvem pode ajudar no home office de contabilidade

Um sistema de gestão na nuvem pode ser seu grande aliado na hora de adequar corretamente o escritório de contabilidade. E começar a extrair todos os benefícios que o modelo home office de contabilidade oferece. Por meio dessa ferramenta, você terá condições de:

·         Padronizar processos

Ao invés de perder tempo trocando emails com sua equipe, você terá um programa de gestão inteligente capaz de ajudar você a criar um fluxo de trabalho padronizado, com tarefas predefinidas.

·         Se conectar com clientes

Um sistema de gestão contábil permite que você o integre aos dados financeiros dos seus clientes, o que não só facilita o compartilhamento de documentos, como também mantem seu escritório sempre conectado a quem precisa.

·         Maior segurança

O sistema de gestão na nuvem permite que você e sua equipe trabalhem em home office com total praticidade e segurança. Isso porque, como as informações ficam todas armazenadas na nuvem, é possível ter acesso aos dados a qualquer hora e de qualquer lugar.

E também não há risco de ataques cibernéticos e vazamentos, já que os sistemas de gestão na nuvem seguem todos os padrões de segurança para garantir a proteção dos dados dos seus clientes.

Como pode perceber, adotar a ferramenta certa pode ajudar e muito seu escritório na hora de ingressar no regime de atividade remota. Conte com a Nuubes para ajudar você nessa transformação. Entre em contato conosco e saiba mais!

As ferramentas Self service em Cloud Computing são pré-programadas e podem facilmente ser configuradas de acordo com a necessidade dos usuários e da empresa.

Conceito de ferramenta Self service em Cloud Computing

Muito procurada para BI, a ferramenta self service permite ao usuário a implantação em sua própria estrutura e configure de acordo com as necessidades da empresa, com possibilidades de análises gerenciais, controle de projetos, emissão de relatórios e dashboards além de worflows customizados e ampla interação entre os envolvidos de maneira fácil e prática sem que uma grande estrutura física e de pessoal aumente os custos em espaço físico e etc.

O autoatendimento em BI permite ao usuário criar seus próprios relatórios, personalizando para cada necessidade, além das análises poderem ser efetuadas em qualquer lugar e horário facilitando a tomada de decisões rápida e prática.

Histórico de ferramentas de Gestão e Self service em Cloud Computing

Antigamente, e ainda muito encontrado hoje em dia, as empresas desenvolviam seu próprio programa de BI em ambientes complexos e bastante onerosos para as empresas, além de espaço físico para servidores, máquinas e atualizações existia a necessidade de pessoal especializado tanto para a implantação, quanto para treinamento e desenvolvimentos/ atualizações constantes.

Hoje em dia, além das empresas buscarem a redução de custos e aumento de produtividade existem ferramentas adequadas para cada tipo de negócios.

Os gestores já tem como certo que a ferramenta Self service em Cloud Computing é a solução para diversos problemas.

Sendo uma ferramentas em Nuvem, dispensam ambientes corporativos complexos e grandes, atualizações e desenvolvimentos complexos e em tempo real, sem a perda de produtividade da equipe além de estarem em constante melhoria a um custo extremamente mais baixo que os softwares próprios.

Vantagens da ferramenta Self service em Cloud Computing

Uma das maiores vantagens deste tipo de ferramenta é a mobilidade e autonomia tanto dos gestores quando da equipe envolvida no processo.

O acesso pode ser feito de qualquer lugar e em qualquer momento e o acesso pode ser simultaneamente por todos os profissionais do projeto.

Com interfaces intuitivas, o tempo de treinamento foi descartado, a interação entre os usuários é completa, com acesso às informações em tempo real, controle de status dos projetos, abertura de atividades, avisos por e-mail e na tela do sistema reduzindo os riscos de perda de prazos e informações.

As vantagens deste tipo de ferramenta são inúmeras e o mercado oferece muitas opções em soluções gerenciais que podem ser definidas de acordo com o negócio do cliente. A área que mais aumenta a produtividade e assertividade é Governança das informações.

leia também em nosso Blog Sua empresa já possui um Service Desk? e Por que gerenciar tarefas em qualquer lugar, é prioridade em qualquer projeto?

Conheça nosso gestor de tarefas Nuubes Task e não perca mais tempo e dinheiro com soluções complexas:

Esta mudança de paradigma se tornou realidade, devido ao rápido avanço da tecnologia: internet rápida, sistemas em modelo SaaS, computação em nuvem e teleconferências, são alguns destes facilitadores.

Criamos este guia para você, que busca reduzir os custos de sua operação, otimizar seus processos e principalmente: aumentar a produtividade de sua equipe através da colaboração e ajudamos a montar sua equipe de trabalho virtual.

Uma nova mudança de paradigma

A atual forma de trabalhar está muito diferente do que o passado. Cada vez mais os profissionais buscam trabalhar nos chamados regimes “alternativos”, com horários flexíveis, escritórios virtuais, teleconferências e contratos de trabalho de curto prazo.

A geração anterior, provavelmente a de seus pais ou avós, buscava um objetivo claro com o trabalho: proporcionar estabilidade.

Hoje em dia os novos profissionais todos buscam e anseiam por obter mais flexibilidade.

A quebra deste paradigma proporcionada pelo modelo novo pode oferecer inúmeros benefícios, seja para as empresas como para os profissionais que ofertam seus serviços. Ao se desapegar da necessidade de possuir uma equipe fixa que senta junta e divide um mesmo espaço físico, você como empresário poderá:

• Escolher os melhores profissionais de qualquer local do mundo, sem estar limitado pelo seu deslocamento.
• Economizar mensalmente com despesas de aluguel de escritórios, fornecimento de equipamentos, infraestrutura, móveis, etc.
• Ganhar mais presença física em diversos mercados através do uso de uma equipe global que consegue atuar em horários diferenciados.
• Aumentar ou diminuir sua equipe de acordo com suas necessidades do momento.
• Atuar com especialistas dos mais diferentes perfis e habilidades.
• Administrar seu negócio de qualquer lugar do mundo e usando qualquer dispositivo, afinal: você também não está vinculado em um escritório fixo.

Ficou convencido? Esboçamos 5 passos que você precisa seguir para criar uma equipe virtual para sua empresa.

Passo 1: Defina como você deseja trabalhar

Antes de iniciar a busca de seus potenciais freelancers, você precisa pensar em como pretende se comunicar com sua equipe quando estiverem trabalhando juntos com a sua empresa.

Como será o gerenciamento de seus projetos, sua comunicação, quais ferramentas usar e como a colaboração pode ajudar na entrega do seu produto ou serviço para seus clientes?

O ideal para que este processo evolua, é conduzir as solicitações de forma eficiente com os seus clientes, definindo bem seu escopo e necessidades. Quebre as entregas em pacotes menores e somente quando seu contrato for validado, comece a distribuir as atribuições para sua equipe.

Utilizar uma ferramenta para atribuição de tarefas, como o Nuubes Task, é fundamental para que as atribuições aos membros da sua equipe sejam postadas.

Este sistema funciona para pequenas ou grandes equipes, principalmente porque os membros são sempre alertados de suas atividades em tempo real.

A ideia é você conseguir acompanhar o progresso de cada etapa do trabalho, ficando bem evidente as datas das entregas de suas atividades.

Defina e configure em sua ferramenta de distribuição de tarefas os seguintes processos de trabalho:

• Quem será o ponto focal com seus clientes?
• Que hora do dia os freelancers devem estar disponíveis para reuniões ou uma discussão?
• Qual o nível de controle você necessita para cada etapa do projeto?
• Qual será a forma mais eficiente de comunicação de toda a equipe?
• Como e de que forma será efetuada a entrega ao seu cliente?

Passo 2: Buscando os melhores Freelancers.

Agora que você descobriu como irá trabalhar, você precisará encontrar as pessoas certas para suas demandas e jobs.

Encontrar freelancers é muito fácil, porém encontrar bons freelancers que produzam um trabalho de qualidade, no prazo e dentro do orçamento, pode ser um desafio.

Aqui estão algumas dicas para sua terceirização:

• Pergunte a amigos, familiares ou colegas de trabalho se eles conhecem alguém interessado no trabalho freelance. Um bom lugar é usar as redes sociais.
• Se você conhece alguém que está atualmente empregado, não tenha medo de abordá-los sobre novos trabalhos. Muitas pessoas gostariam de um trabalho adicional, a fim de reforçar os seus rendimentos.
• Poste anúncios em websites do seu segmento, blogs e boletins informativos. Ex.: para um novo designer, busque projetos interessantes em sites como o Behance.
• Peça para outros proprietários de empresas uma recomendação, pois sempre há bons funcionários dentro do seu perfil e estão fora do mercado de trabaho.
• Reserve uma área em seu website para postar as novas vagas.

Sempre que um novo membro for integrar sua equipe, passe projetos de baixa complexidade e pequenos.

Inicie o uso de sua nova ferramenta de tarefas, criando uma “amostra” para descobrir se você se adapta com os profissionais e se a qualidade do trabalho que apresentam está com o nível esperado.

A ideia é construir um relacionamento comercial de longo prazo com seus freelancers, então trate sempre sua equipe remota com dignidade e respeito, afinal eles não seus funcionários.

Passo 3: Configure e Otimize sua Infraestrutura

Trabalhe sempre com um calendário e agendas compartilhadas, de modo que sua equipe adicione os horários disponíveis ou férias planejadas.

Isso irá ajudá-lo a contabilizar as horas produtivas você tem disponível em cada semana.

Garanta que seus freelancer possuem os documentos se suas respectivas empresas em dia e que ele tenha uma cópia do seu contrato. 

É muito importante que toda a sua equipe tenha acesso aos arquivos do projeto de forma que eles entendam todas as necessidades do cliente.

Passo 4: Testar e ajuste seus processos de trabalho

Agora que a sua equipa está alocada e suas atividades começaram a andar, você terá um tempo para testar e refinar seu processo de trabalho.

Depois de algumas semanas, reflita sobre o que está ou não funcionado. Pergunte a si mesmo:

• O que está funcionando muito bem até agora?
• Que aspectos do processo de trabalho precisam ser ajustados?
• Será que os membros da equipe entenderam o que precisa ser feito e quando deve ser entregue?
• Você está se comunicando com a equipe da forma eficaz e frequente?
• Quais membros do time precisam de mais apoio?
• Em que etapa do processo do trabalho está sendo um gargalo?
• Existe a necessidade de criar manuais para sua operação ou padronização das técnicas e processos?

Converse com sua equipe e peça feedbacks sobre o que está funcionando e o que não está. Não tenha receio de pedir-lhes algumas ideias de como melhorar. Muitas vezes eles podem conhecer novas ferramentas e técnicas!

Passo 5: Apresente sua equipe de freelances ao mercado.

Agora que você montou um time incrível e já ajustou seu processo, chegou a hora de exibir a sua equipe talentosa para o mercado. Como apresentar as qualificações de sua equipe freelance para seus clientes?

• Adicione os perfis para cada membro em seu website. Você pode criar perfis mais descontraídos de cada pessoa, mantendo uma área moderna, leve e criativa.
• Adicione depoimentos aos perfis sociais dos membros de sua equipe. Por exemplo: use o LinkedIn e aumentar a sua credibilidade.
• Incentivar sua equipe para apresentar blogs em websites, e criar cases dos trabalhos desenvolvidos em sua empresa. Os Freelancers constroem suas marcas pessoais e você aumenta a relevância da marca de sua empresa.
• Prefira trabalhar com valores fixados nas entregas dos pacotes. Isso evita surpresas e deixa o processo mais transparente.
• Invista em sua equipe: certifique-se de que todos possuem as ferramentas e o treinamento necessário para executar os trabalhos enviados.
• Encoraje os membros da equipe a promover sua empresa em sua própria cidade, participando de eventos, networking e falando em conferências.

Operando uma empresa virtual composta por freelancers você abre uma enorme variedade de opções de serviços e produtos.

Gostaríamos de saber como você gerencia sua equipe freelance? Quais as etapas do seu processo você acha que poderia melhorar?

Leia também em nosso blog Descubra se você precisa de um Sistema de Gestão de Tarefas e 5 vantagens do uso de um software como serviço – SaaS