Poderíamos falar de diversas maneiras para se atingir esse objetivo, mas hoje, queremos falar de uma ferramenta que vem se tornando cada vez mais indispensável para reduzir custos em diversas empresas: ferramentas de gestão de tarefas.

Como reduzir custos com ferramentas de gestão?

Já existem soluções especializadas em organizar sua rotina e trazer maior aproveitamento dos seus recursos. E hoje vamos elencar os motivos pelos quais você deve experimentar esse tipo de solução.

Organização de processos

A maioria de nós tem grande dificuldade em organizar as atividades do dia-a-dia priorizando aquelas que são mais importantes.

Uma ferramenta de gestão de tarefas pode ajudar você trazendo uma visão mais analítica sobre seus afazeres e os prazos de entrega.

Se você coordena uma equipe, melhor ainda. Todas as atividades podem ser delegadas através dessa ferramenta de modo que cada um saiba o que lhe compete fazer.

E você fica só monitorando o desempenho do seu time.

E como isso reduz custos? É simples, tempo é dinheiro, não é mesmo?

Com processos organizados e fluidos, você e sua equipe ganham tempo e reduzem as tarefas repetitivas que consomem também outros recursos, como impressões, troca de e-mails, energia elétrica, cópias, entre outros.

Controle de prazos

Muitos profissionais trabalham com prazos. Contabilistas, redatores, publicitários, médicos, engenheiros, etc. E quando um prazo é perdido, há consequências.

Contabilistas podem ter que pagar multas; redatores perdem clientes; publicitários pagam taxas por quebra de contrato, e assim por diante.

Com uma ferramenta de gestão de tarefas, você controla todos os prazos do seu empreendimento e ainda define alertas para que seja lembrado de cada compromisso.

Além de não gastar mais com multas e taxas, você ainda demonstra eficiência para seus clientes.

Comunicação entre a equipe

O home office já é realidade para muitas empresas. Inclusive profissionais de diversas áreas estão se reunindo para oferecer pacotes de soluções bastante diversos, cada um residindo em determinado lugar.

Ao invés de ficar trocando e-mails e pagando viagens para reunir-se com sua equipe e tomar decisões, você pode utilizar um software de gestão de tarefas que permita um contato constante e em tempo real com todos os envolvidos em um projeto.

Além de resolver qualquer questão no momento em que ela surge, você mantém o histórico de conversações e pode resgatá-las sempre que necessário.

Adeus papel

O uso de ferramentas online para gestão de tarefas e projetos também contribui para a redução do uso de papel, impressões e cópias, contribuindo não só para o meio ambiente como também para o seu bolso.

Ao utilizar um software de gestão de tarefas na nuvem, você pode concentrar todos os documentos num único lugar, mantendo-os organizados e seguros até que você necessite resgatá-los.

Seu histórico de operações fica arquivado, seus dados ficam em segurança e seu escritório fica com mais espaço disponível para aumentar a equipe ou melhorar a integração entre os funcionários.

Leia também: Melhorar a produtividade automatizando as rotinas do seu escritório contábil e Como identificar e aumentar o ganho de produtividade na minha equipe?

Você já utiliza uma solução de gestão de tarefas na nuvem? Que vantagens percebe na utilização desta ferramenta? Deixe seu comentário!

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Mas em um dia tão corrido, muitas vezes elas se tornam um tormento que mais sugam energia e dispendem um tempo que não está tão disponível.

Além de contribuírem para o planejamento e solução de problemas, é a maneira mais eficaz de integração de todos os colaboradores e integrantes de um determinado processo. Ao mesmo tempo, manter a produtividade e o foco não é tarefa fácil.

Para conseguir organizar reuniões eficientes de forma que este evento seja produtivo e atinja os objetivos de sua equipe, é essencial que ele seja planejado e organizado para que não haja desvio de foco.

“Sempre que marcava uma reunião, me arrepiava. Sabia que tinha outros compromissos durante o dia e que aquela reunião me tomaria mais tempo do que o previsto.”

Diz Patrícia Nóbrega – Controller

Organizar reuniões eficientes em 6 passos

1. Planejando

O primeiro passo para organizar reuniões eficientes e obter o sucesso em sua reunião de gestão, é a definição do tema.

Antes de se enviar um convite para uma reunião, deve-se ter o assunto para discussão e um objetivo a ser alcançado. Esses são os pontos principais a serem definidos antes de organizar uma reunião com sua equipe.

Para que sua reunião ser eficiente ela deve ser sucinta e curta para que o foco não seja perdido e o assunto não tenha desdobramentos desnecessários.

“Quanto mais clara e curta sua reunião, mas assertiva ela será. Pois após um determinado tempo, os envolvidos se cansam e passam a não ter tanta atenção, perdendo pontos importantes que estão sendo discutidos. ”

Diz Marcos Moreira – Gestor de Projetos na Nuubes.

As informações mais importantes já estarão disponíveis no Gestor de Tarefas facilitando a definição do tema e acompanhamento.

2. Agendamento

Depois de definido o tema a ser discutido em sua reunião (pauta), você poderá selecionar as pessoas que participarão.

Não há necessidade de convocar funcionários que não estão no projeto ou na equipe se eles não estão participando no tema que será discutido neste momento.

“Convoque, neste momento, apenas quem poderá contribuir com o projeto em discussão. Caso haja necessidade, os participantes podem passar aquilo que foi discutido para quem não estava presente neste primeiro momento.”

Ainda as informações estarão no sistema de Gestão de Tarefas onde todos os envolvidos têm acesso.

3. Cronometrando

Como já falamos, o tempo corrido de hoje em dia, nossos compromissos tenham hora marcada para começar e terminar, assim não prejudicando os demais compromissos de todos os envolvidos.

Atrasos não são bem vistos, assim como nos estendermos demais nos temas.

Outra dica: desligue o celular.

Não existe nada mais desconfortável do que notar que um dos participantes não está prestando atenção na reunião porque está no celular o tempo todo. Além de contar pontos negativos, é falta de educação.

Os convites podem ser enviados sempre pelo gestor das tarefas de seu projeto.

4. Interlocutor

Geralmente quem solicita a reunião irá conduzi-la. Caso não seja, a escolha do interlocutor é primordial.

Essa pessoa deve conhecer todos os detalhes a serem discutidos, conhecer o projeto e os participantes para que a reunião flua dentro do esperado. Este é um dos pontos fundamentais para se conseguir organizar uma reunião eficiente.

Uma boa dica é o líder ser um observador ao comportamento dos participantes, para que este consiga trazer de maneira participativa, todos os participantes da reunião para o debate e a conversa.

É sempre interessante que os participantes anotem as informações importantes e que o líder use um quadro ou flip-art.

Apresentações também deixam mais visualmente atrativas e dinâmicas.

5. Boas práticas

Algumas atitudes que podem tornar a reunião mais tranquila e produtiva podem ser determinadas antes do início e colocadas no convite ou na pauta.

Exemplos: Horários, uso de celulares, ordem para falar e etc.

6. Concluindo os trabalhos

A conclusão de uma reunião deve determinar que tudo que foi discutido ficou claro e as novas estratégias traçadas.

Para que tudo que foi dito siga alinhado, uma pessoa deverá redigir a ata e anexar no gestor de tarefas para que todos os participantes e quem mais tenha que acessar possam reler, caso necessário.

Esta ata deve conter os participantes da reunião, o que foi conversado, os responsáveis pelas atividades e as datas das entregas e cada um deverá lançar suas demandas no gestor de tarefas conforme foi definido.

Além das atividades que deverão ser discutidas no próximo encontro para que não sejam repetitivas!

Bem, a partir destes passos você poderá organizar suas reuniões de forma mais prática sem perda de tempo e atingindo seus objetivos mais rapidamente.

Para ser mais efetivo use o Sistema de Gestão de Tarefas Nuubes Task, faça um teste grátis:

Leia também em nosso blog: 4 dicas para delegar tarefas em sua equipe e Descubra se você precisa de um Sistema de Gestão de Tarefas e fique por dentro de todos os nossos artigos.

O Software de gerenciamento de tarefas é uma ótima maneira de responder a estes desafios e gerir todos os objetivos de sua empresa. Se sua equipe se identificar com os pontos levantados aqui, é a hora de buscar um software de gestão de tarefas que otimize seu tempo, respeite prazos, organize demandas, controle entregas e seja de fácil acesso a todos os envolvidos.

1. Você ainda está usando planilhas do Excel

As empresas geralmente começam sua jornada de gerenciamento de tarefas usando planilhas.

Excel é uma ferramenta aprendida bem cedo, seja na sua escola ou faculdade, e realmente é uma ferramenta incrivelmente útil, já fazendo parte da nossa cultura.

No entanto, são ferramentas genéricas em que a flexibilidade pode ser considerada tanto uma força como uma fraqueza no processo de gestão de tarefas.

O Excel não foi projetado para o gerenciamento de projetos e tarefas, e tende a perder elementos críticos como a gestão de tarefas, marcos, arquivos, datas, anexos e principalmente a comunicação das ações de sua equipe.

Outro problema das planilhas do Excel, é que elas por vezes podem ficar fora de sincronia. A planilha que é editada, é enviada, alterada e enviada novamente e isso pode rapidamente sair do seu controle.

Lembre-se que a planilha não é automatizada e deve ser atualizada manualmente.

Este problema foi corrigido de certa forma pelos Google Drive e Dropbox, que ajudam a manter seus arquivos sincronizados, mas ainda assim faltarão funcionalidades críticas para o gerenciamento de tarefas.

2. Você sofre muito com a falha de comunicação

Uma linha aberta de comunicação pode fazer bem ou quebrar um projeto.

Falhas na comunicação podem acontecer de diferentes maneiras: diferenças de fuso horários, dificuldades de relacionamento interpessoal, um arquivo extraviado ou até por  diferenças culturais.

Seja qual for o motivo, se você identificar processos falhando devido a instruções esquecidas, e-mails perdidos ou falta de anexos, provavelmente é hora de investir em seu novo sistema de gerenciamento de tarefas.

A maioria Software de Gerenciamento de Tarefas permitem que a comunicação flua dentro da plataforma, seja por fóruns ou chat instantâneo.

As mensagens podem ser associadas a projetos, tarefas e marcos. Links, imagens e arquivos podem ser rapidamente anexados a esses fluxos de comunicação e tudo é controlado através de uma trilha de auditoria.

Isto significa que você pode ver quem fez o quê, quando e qual a versão do arquivo uma pessoa está trabalhando, isso em qualquer ponto no tempo.

A trilha de auditoria, ajudará a manter o controle do que está acontecendo e permite armazenar toda a “história” das tarefas servindo para resolver conflitos.

Este processo exige que os participantes do projeto ajam com mais transparência, se tornando mais efetivos em suas informações, pois toda a equipe sabe que suas ações podem ser avaliadas e auditadas no futuro.

Muitos sistemas incorporam funcionalidades de chat ao vivo, que serve para manter as linhas de comunicação abertas servindo para reduzir as comunicações feitas por e-mail.

3. Você está constantemente perdendo seus prazos

A  gestão de tarefas geralmente é baseada em três pilares:

1. gestão de pessoas
2. gestão de capital
3. gestão do tempo

No entanto, você constantemente perde suas entregas, fica sufocado com os prazos e com aquela sensação de estar sempre atrasado, é sinal que você precisa muito de um sistema de gerenciamento de projetos e tarefas.

Nos negócios, tempo é dinheiro, e se você costuma entregar projetos diretamente para seus clientes, não pode haver atrasos ou quebras no seu ciclo de entregas.

Se tempo é dinheiro, então poupar tempo, significa que você irá ganhar mais dinheiro. Concorda comigo?

Um Software de Gerenciamento de Tarefas pode ser o diferencial para uma organização, melhorando a comunicação e colocando seu time no caminho certo para atingir seus objetivos de forma consistente.

Se você notou qualquer semelhança com sua equipe diante dos pontos citados acima, certamente é a hora de você avaliar um sistema de gerenciamento de tarefas.

O Nuubes Task é uma ferramenta construída para a gestão de tarefas, que permite o compartilhamento de calendários, rastreamento de atividades e a comunicação aberta com sua equipe.

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Elencamos 4 motivos para você reduzir os e-mails nas interações de seus projetos.

Ainda existem líderes de equipe e muitos membros do staff de empresas, que preferem trabalhar com os e-mails na hora de delegar suas atividades e tarefas.

Se você ainda usa e-mail como forma de comunicação no gerenciamento de projetos e tarefas, aqui vão 4 boas razões para reduzir os e-mails, otimizar o tempo de resposta, controlar as demandas e ainda ter acesso rápido e  fácil a todas as informações do seu projeto.

Nosso objetivo é te ajudar a entender por que o e-mail hoje em dia se tornou ineficaz para gerenciar projetos e tarefas e também apresentar mecanismos e formas mais inteligentes, modernas e eficazes de efetuar este mesmo processo.

1. E-mail: mais confusão e menos informação!

Você não deve usar o e-mail como sua principal ferramenta para interagir e discutir ideias, isso porque com ele é muito fácil perder o controle de suas conversas.

Quanto maior for a interação de sua conversa, mais difícil será para resgatar e acompanhar todo o histórico entre os participantes quando precisar de uma informação.

Mesmo que você inclua rótulos, sinalizadores, regras automatizadas ou separe os e-mails em pastas, ainda assim, será ineficaz no momento de levantar qualquer questão sobre o andamento de tarefas e visualização do status de tudo de forma mais ampla. Além de levar muito tempo nesta busca.

Toda esta bagunça vai colaborar para destruir pouco a pouco a saúde de seu projeto e de sua gestão.

2. E-mails são os maiores dissipadores de tempo

Ok, já entendi!

Você realmente está usando sua ferramenta de e-mails para distribuir tarefas e monitorar o trabalho de sua equipe.

Neste caso, podemos deduzir que após enviar um e-mail com uma nova tarefa a alguém de sua equipe, você precisará aguardar a confirmação de que esta pessoa realmente tenha lido a mensagem e entendido todo os requisitos.

Pergunta: O que você faz caso este colaborador não responda seu e-mail?

Resposta: Você mandará uma nova mensagem perguntando se ele leu a anterior? Chama ele pelo Skype e avisa do e-mail pedindo para ele ler? Envia um Whatsapp:

“-Você leu meu e-mail?”

Gestão de tarefas e projetos baseados em e-mails requer que você atue sempre deste modo para cada nova tarefa que for atribuída. Como ficará sua produtividade e a de sua equipe?

Esta prática pode funcionar quando existe um número pequeno e limitado de pessoas. Mas, para projetos maiores é a mais pura perda de tempo e a receita certa para gerar dezenas de problemas de comunicação.

3. Gestão do projeto via e-mail necessita de um sistema de armazenamento central

Cada departamento de sua empresa possui suas próprias coleções de arquivos, dados e informações.

E-mails são um método extremamente “pobre” para organizar estas informações de uma forma indexada e coesa.

A ausência de um repositório unificado de dados poderá ser a razão por trás de muitos atrasos desnecessários, aumentando de forma considerável o custo operacional de sua empresa.

As ferramentas de e-mail não são ideais para armazenar ativos digitais, conversas one-on-one, arquivos, discussões, relatórios de progresso do projeto e dados estatísticos.

O e-mail não fornecerá um sistema organizado para classificar todas as informações do seu projeto e suas tarefas, de forma que você rapidamente possa recuperá-la.

Como qualquer bom Gerente de Projetos, líder de equipe, gestor e etc, o seu tempo será sempre muito valioso.

Não o desperdice!

4. Sem suporte para uma abordagem orientada a solução de problemas

Os gestores precisam estar preparados para imprevistos, pois se sabe que durante um projeto diferentes problemas poderão surgir.

No caso de uma emergência, um gerente de projeto precisa estar pronto e munido de seus ativos físicos e digitais para analisar e encontrar uma solução viável para o seu problema.

Pense em você necessitando apresentar um relatório complexo e ter de compilar informações através de e-mails escritos por sua equipe.

Você conseguiria apresentar uma resposta precisa e oportuna a sua diretoria?

Então qual é a solução reduzir os e-mails?

Utilize um Software de gerenciamento de projeto.

Todos os projetos geram dezenas de arquivos e documentos e com toda a certeza, sua empresa não deve ser uma exceção.

Listas de tarefas, identificação dos esforços das atividades, diferentes relatórios, gráficos de Gantt, calendários, status de cada uma e muito mais!

Todas estas informações devem estar sempre indexadas, quantificadas e tudo deve estar pronto e organizado para qualquer necessidade.

Houve um tempo em que gestores de projetos não tinha uma alternativa a não seu usar seus e-mails, mas podemos garantir que isso faz muito tempo.

Faça uma avaliação na ferramenta Nuubes Task, e temos absoluta certeza que após usar suas funcionalidades para gerenciamento de tarefas e projetos, será o mesmo quando migramos do telefone de disco para o celular.

Você vai se lembrar do modelo antigo!

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