Contudo, para operar nesse modelo de trabalho é preciso contar com um sistema de gestão digital 100% confiável, que lhe permita monitorar bem como gerenciar o trabalho a distância.

Continue lendo esse artigo e entenda mais sobre a importância do trabalho home office na contabilidade em tempos de Covid. Veja também o principal que essa mudança traz, assim como o que fazer para contorna-las. Confira!

Importância do Home Offine de contabilidade em tempos de Covid-19

O modelo de trabalho home office surgiu com uma alternativa para muitos profissionais de contabilidade viabilizarem sua rotina de trabalho em meio ao caos provocado pelo Coronavírus no Brasil e no Mundo.

Além de contribuir para conter o avanço da Coronavírus, esse modelo de trabalho também é importante porque proporciona ao profissional e sua equipe:

• Maior flexibilidade de horários;
• Mais economia;
• Ausência de deslocamentos de casa para o serviço e vice versa;
• Mais qualidade de vida entre outras vantagens.

Em conjunto, todos estes fatores acabam contribuindo, direta ou indiretamente, para aumentar a produtividade no trabalho.

No entanto, para que o modelo home office de contabilidade funcione corretamente, é preciso contar com as ferramentas adequadas, como um bom sistema de gestão contábil.

Principal desafio do home office na contabilidade

Com a necessidade iminente de implantar o sistema home office, muitos escritórios de contabilidade se viram diante de alguns desafios. Mas, sem dúvida, o principal deles foi a ausência de uma estrutura adequada para atender a esse novo modelo de trabalho.

Apesar da atividade remota não ser uma novidade no Brasil, pois já chegou a atingir quase 4 milhões de pessoas operando nesse regime em 2018, o número de novos adeptos ao home office aumentou consideravelmente no cenário de Pandemia.

Ainda assim, falta recursos suficiente para funcionar atendendo a essa nova dinâmica. Por isso, poder contar com um sistema que lhe permita executar suas atividades de forma remota, com rapidez e eficiência faz toda a diferença.

Como um sistema de gestão na nuvem pode ajudar no home office de contabilidade

Um sistema de gestão na nuvem pode ser seu grande aliado na hora de adequar corretamente o escritório de contabilidade. E começar a extrair todos os benefícios que o modelo home office de contabilidade oferece. Por meio dessa ferramenta, você terá condições de:

·         Padronizar processos

Ao invés de perder tempo trocando emails com sua equipe, você terá um programa de gestão inteligente capaz de ajudar você a criar um fluxo de trabalho padronizado, com tarefas predefinidas.

·         Se conectar com clientes

Um sistema de gestão contábil permite que você o integre aos dados financeiros dos seus clientes, o que não só facilita o compartilhamento de documentos, como também mantem seu escritório sempre conectado a quem precisa.

·         Maior segurança

O sistema de gestão na nuvem permite que você e sua equipe trabalhem em home office com total praticidade e segurança. Isso porque, como as informações ficam todas armazenadas na nuvem, é possível ter acesso aos dados a qualquer hora e de qualquer lugar.

E também não há risco de ataques cibernéticos e vazamentos, já que os sistemas de gestão na nuvem seguem todos os padrões de segurança para garantir a proteção dos dados dos seus clientes.

Como pode perceber, adotar a ferramenta certa pode ajudar e muito seu escritório na hora de ingressar no regime de atividade remota. Conte com a Nuubes para ajudar você nessa transformação. Entre em contato conosco e saiba mais!

Ficou curioso e deseja entender como a tecnologia pode ajudar na otimização de tarefas no seu escritório de contabilidade? Então continue sua leitura e aproveite para esclarecer todas as suas dúvidas sobre o assunto!

Importância da Automatização de processos contábeis

A automação de processos contáveis vem ganhando cada vez mais espaço na rotina de muitas empresas e não é por acaso.

Incorporar este recurso não só agiliza a execução de vários processos, o que eleva a produtividade dos colaboradores, como também minimiza erros comuns em processos burocráticos presentes no setor contábil.

Além disso, contar com a automação de processos nesse caso também garante uma gestão contábil mais eficiente, já que você passa a ter acesso a informações detalhadas e em tempo real para controlar todos os resultados. E, assim, garantir a melhor tomada de decisão.

Este recurso tecnológico também proporciona vários outros benéficos, como:

• Permite que você identifique com rapidez os gargalos que impedem o seu escritório de crescer
• Controla e Rastreia processos em andamento ou então concluídos com mais facilidade
• Reduz o índice de falhas de comunicação, uma vez que todos os processos são geridos em um único sistema
• Implementa um fluxo de trabalho otimizado, onde há uma redução maior de inconsistências e erros de processos
• Gera mais economia, já que reduz custos com impressões de documentos em papel

Ou seja, a automatização de processos contáveis permite que escritórios contábeis e contadores consigam analisar, executar, monitorar e otimizar suas tarefas de forma constante, responsável e segura.

Atividades contábeis que podem melhorar com a automatização de processos

Basicamente, existem várias atividades que você pode otimizar incorporando a automatização de processos no seu escritório. Contudo, as que mais colaboram para melhorar o desempenho do trabalho e que podem ser aprimoradas através deste recurso, são:

• Atendimento ao cliente
• Recebimento e emissão de Notas Fiscais
• Análise de impostos de renda para declaração junto a Receita Federal
• Acessibilidade a documentos fiscais
• Execução de cálculos de impostos e alíquotas sobre serviços prestados entre outros.

Como automatizar processos contábeis no seu negócio

Agora que você já entende a importância em automatizar processos no setor contábil, deve estar se perguntando o que fazer para começar a utilizar esse recurso a favor do seu escritório contábil certo?

Para começar, existem algumas dicas práticas que você precisa adotar para automatizar processos no seu negócio. E a primeira delas é:

Invista em um software de gestão

Um sistema de gestão contábil eficiente vai ajudar você ou então sua equipe a automatizar processos importantes e que exigem precisão para um menor índice de retrabalhos, como conciliação bancária, geração de notas fiscais, entre outros.

Por isso, é fundamental contar com um programa de gestão contábil capaz de agilizar processos, otimizar a conexão com seu público e gerar dados relevantes para sua tomada de decisão.

Digitalize seus documentos

Não tem como falar em automatização de processos contábeis, sem considerar a digitalização dos documentos que você ou seu escritório lida diariamente.

Isso porque, ao digitalizar documentos contábeis, assim como padronizar o envio e recebimento de informações, passando todo esse processo para o meio eletrônico, você torna sua gestão muito mais simples e ágil, sem contar que ainda gera economia para seu escritório.

Sendo assim, procure digitalizar todos os documentos contábeis e automatize processos para ter acesso e controlar as responsabilidades fiscais dos seus clientes, de modo que tudo seja cumprido dentro dos seus respectivos prazos.

Reduza tarefas manuais mapeando processos

Realize um mapeamento de todas as tarefas que você ou então seu escritório executa. E veja quais processos precisam de automatização para diminuir retrabalhos e economizar tempo, e quais devem ser mantidos sob sua responsabilidade direta ou da sua equipe.

Dessa forma, além de identificar gargalos em seu fluxo de trabalho que impedem um maior aproveitamento do tempo, você também eleva a produtividade contábil.

Graças ao avanço da tecnologia, hoje em dia já é possível utilizar recursos como a automatização de processos contábeis para agilizar tarefas e garantir uma rotina operacional mais produtiva.

E você, o que acha disso? Precisando automatizar processos no seu escritório contábil? Clique aqui e faça agora mesmo um teste completo e gratuito 100% online por 10 dias em nossa plataforma.

Nesse artigo, quero citar 11 ferramentas feitas para contadores que tem se mostrado cada vez mais essenciais para o dia-a-dia, tanto para automatizar processos internos, quanto para entregar mais valor para o empresário e, consequentemente, melhorar o relacionamento com o cliente.

Gestão de Tarefas e de Equipe

Monitorar todas as tarefas internas de um escritório contábil é algo enlouquecedor. Para cada tipo de tributação, é um imposto diferente. Para cada segmento de empresa, é uma rotina.

Para gerenciar os prazos e as entregas referentes ao sistema tributário mais complexo do mundo, o contador brasileiro pode contar hoje com vários sistemas em nuvem que ajudam nessa árdua missão.

1. Nuubes

O Nuubes é uma plataforma online que te permite criar tarefas de forma super customizável, mas também já conta com tarefas pré-definidas para cada departamento: fiscal, contábil, legal e DP e ainda para cada tipo de tributação.

Com o Nuubes é possível fazer uma gestão mais otimizada das atividades atribuídas aos funcionários e ainda é possível montar calendários com tarefas recorrentes como: Darf, Gare, GPS, boletos e outros com periodicidade e prazos pré-definidos.

Site: https://nuubes.com/nuubes-contabil-gestao-de-tarefas-contabeis/

2. TaskDo

O TaskDo tem um diferencial muito bacana que é oferecer um dashboard com indicadores de desempenho da equipe e volumetria das entregas.

Além disso, o contador pode manter todos os documentos em nuvem, que a TaskDo faz o backup e armazena tudo de forma organizada.

As tarefas referentes às obrigações acessórias já vem pré-configuradas, mas é possível incluir e excluir conforme a necessidade de cada região.

3. MasterDoc

O MasterDoc te ajuda a gerenciar, além das tarefas internas, a gestão de documentos entre empresa e contabilidade.

Alguns documentos são encaminhados aos clientes via e-mail e outros são despachados pelo boy, certo? Para ambos os tipos de entrega, manual ou internet, o MasterDoc otimiza o processo.

Para as entregas pela internet, além do envio ser automático, você pode controlar se o cliente já visualizou o arquivo pelo protocolo de entrega.

4. Nuvtech

A Nuvtech lançou o PIER, uma plataforma de gestão do escritório de contabilidade que une uma série de ferramentas: gestão e gerenciamento de processos, precificação de honorários, aplicativo para comunicação com o cliente e gerenciamento de documentos.

Como eu disse, não tem mais sentido se descabelar para gerenciar as rotinas do escritório e nem usar planilhas e mais planilhas. Soluções é que não faltam!

Automatização de Processos Internos

Quando eu trabalhava no setor contábil de um escritório, eu sofria de tendinite. Meu trabalho era basicamente ficar, de segunda a sexta, digitando documento de cliente.

A boa notícia é que hoje você só passa por isso se quiser. A tecnologia nos agraciou com ferramentas maravilhosas de automatização!

5. Visão Lógica

A Visão Lógica tem dois produtos bem legais: o Precificador de Honorários e o Gerador de Lançamentos.

O Precificador de Honorários é um software robô instalado na máquina que permite analisar as atividades diárias de todos os funcionários do escritório e determinar o honorário ideal de cada cliente.

Já o Gerador de Lançamentos permite usar qualquer dado fornecido pelo cliente, em qualquer formato, e transformá-lo em um lançamento contábil ou em um apontamento de folha, por exemplo.

6. Sobit

O Sobit é especialista em integrações entre sistemas. Com ele, é possível fazer integrações contábeis, fiscais e de folha a partir de sistemas e arquivos diversos, nos mais variados formatos.

São dois pontos em destaque:

1)A eliminação de digitação se refere a qualquer coisa que seu ERP aceite importação. 2) O dado obtido no seu cliente não precisa estar formatado de uma maneira especial.

7. Govbox

Não tem nada pior do que ver a mensagem: “Seu Java está desatualizado”. Pra acabar com esse problema, o Govbox atualiza automaticamente os aplicativos sem necessidade de intervenções.

Além disso, o sistema atualiza os índices necessários para entregar determinadas declarações acessórias, sem precisar de acesso aos sites de governo.

Gestão de NF-e

O pessoal mais experiente do setor fiscal sabe muito bem o que é receber uma nota fiscal escrita à mão, ilegível. Ou uma DANFE com uma péssima impressão.

Leitor de XML é algo muito obsoleto perto das tecnologias que fazem a gestão, a captura e o armazenamento das notas fiscais eletrônicas.

8. SIEG

O NF-e SIEG captura automaticamente todas as NFC-es, CT-es e arquivos SAT.

É preciso ter certificado A1 ou A3 e o sistema roda em background, ou seja, em segundo plano, enquanto você faz outras coisas.

10. Arquivei

Conectado à Sefaz e diversas prefeituras, o Arquivei é uma ferramenta on-line que centraliza todos os XMLs fiscais das empresas num único lugar, de forma segura, e organizada, com buscas, fitros e relatórios.

Os relatórios são bem visuais e ajudam tanto o empresário quanto o contador a fazer uma gestão mais eficiente das compras e das vendas da empresa.

Gestão Financeira

Organização financeira é uma das maiores dores de todos os empresários.

Para nós, contadores, é simplesmente maravilhoso podermos agregar aos nossos serviços o fornecimento de um software que, além de gerenciar as finanças da empresa, permite integrá-las com o sistema contábil.

Aumento de produtividade interna e entrega de mais valor para o cliente: isso resume bem o objetivo das ferramentas abaixo.

11. Nibo

Simples, prático, fácil. Basicamente essas três palavras resumem bem o Nibo. O controle de contas a pagar/receber é feito sem precisar de parametrizações.

Alguns bancos podem ser integrados de forma automática e é possível fazer análises bem interessantes através dos relatórios do sistema.

Além disso, toda a movimentação financeira é integrada com o software contábil e a documentação pode ser armazenada dentro da plataforma.

12. ContaAzul

O ContaAzul tem feito um trabalho incrível com os contadores. Criou programas de parceria bem atraentes e fazem todo um trabalho que ajuda o contador a implantar o sistema em seu cliente.

O ContaAzul é gratuito para contadores, basta ter uma empresa conectada ao seu escritório.

É possível importar o plano de contas contábil para o sistema e referenciá-lo às contas financeiras, o que diminui o tempo de parametrização e facilita a integração financeiro-contábil.

Revolução do Produto Contábil

Contador precisa de ter tempo para poder cuidar do relacionamento com seu cliente. Todas as ferramentas acima fazem com que o contador automatize processos, seja mais produtivo e consiga, dessa forma, gerar mais valor para o empresário.

Estamos na era de deixarmos de ser o mal necessário das empresas para sermos o contador-consultor, o contador conselheiro de negócios, que entrega resultados mensuráveis para seu cliente e o ajuda a crescer.

Mesmo com todas essas tecnologias operando a nosso favor, ainda estava faltando uma coisa. O produto final produzido por nós, o balancete contábil, era um relatório muito difícil de ser analisado e compreendido pelo empresário. Até agora.

14. Nucont

O Nucont é a ponte que faltava para que o empresário consiga, de uma vez por todas, enxergar o valor do profissional contábil.

“Contabilidade não serve pra nada”, “Não entendo nada de contabilidade” e “Pago o contador só para me ver livre do fiscal” são frases que serão completamente abolidas pelos seus clientes, a partir do momento em que você consegue mostrar pra ele gráficos e indicadores visuais que transformam a contabilidade num lindo e colorido painel gerencial.

Com a ajuda do Nucont, o contador pode finalmente fazer, de forma prazerosa, aquilo que sempre foi o propósito da contabilidade: auxiliar os empresários na tomada de decisão.

Site: http://nucont.com/

Está vendo, meu caro? Ferramentas para nos tornarmos contadores melhores é que não faltam. Não existem mais desculpas. A sua valorização como contador está aí, na palma da sua mão =)

Gostou? Se quiser mais conteúdos legais, visite minha página no Facebook Contabilidade Sem Chatice e também meu Canal no Youtube.

Lá eu compartilho vídeos e outros conteúdos sobre empreendedorismo contábil, de um jeito que você nunca viu.

Fernanda Rocha Founder e CEO do Nucont, Idealizadora do canal Contabilidade Sem Chatice, empresária contábil apaixonada por inovação e empreendedorismo contábil. Aug 17

Sabemos que os escritórios contábeis possuem muitos clientes, de todos os seguimentos e tamanhos, cada um com suas demandas diferentes que precisam ter suas regras respeitadas e tratadas uma a uma e suas tarefas executadas todos os dias. Então, como gerenciar rotinas contábeis com eficiência?

Na maioria das vezes, os escritórios possuem vários contadores que dividem seus clientes entre tais profissionais e que  entopem suas mesas com suas inúmeras anotações, post-its e to dos, numa rotina insana para que nenhuma atividade caia no esquecimento e nenhum prazo seja perdido em tanto trabalho diário.

A chance de um erro acontecer, de uma demanda ser esquecida, de um post-it descolar e ir parar na mesa de um outro contador, no lixo ou voar pela janela é enorme ou ainda aquele contador responsável sofrer uma estafa e o cliente sofrer uma autuação por perder o prazo é enorme.

Você deve estar se perguntando o que deve fazer!

Como devo gerenciar rotinas contábeis?

A melhor opção para gerenciar rotinas contábeis de seu escritório é através de um softwares de gestão de tarefas online, que deve ser configurável para  tamanho do seu escritório, com interface colaborativa e que gere os relatórios que você deseja. Veja algumas funcionalidades que sua ferramenta não pode dispensar:

Cadastro de Regime Tributário

Sabemos que cada empresa tem o seu Regime Tributário específico que são eles: Lucro Real, Lucro Presumido e Simples Nacional o qual ainda têm as opções exclusivas para Microempresas e Empresas de pequeno Porte.

Imagine um escritório contábil com centenas de clientes com todas essas opções de regimes tributários onde cada um tem uma data de recolhimento diferente?

Para gerenciar esta demanda sem correr o risco de cometer erros e perder prazos, você poderá cadastrar todos os regimes tributários e incluir as tarefas que você irá controlar por regime. Além de atrelá-lo ao cliente específico.

Tarefas por prazos

Esse recurso eliminará boa parte da papelada de sua mesa e aquele post-it não terá vida própria. Sua mesa será mais organizada e limpa.
Você terá um dia mais organizado, menos confuso e stressante pois terá segurança que sua ferramenta de gestão não dependerá de sua memória ou suas anotações.

Alarmes

A configuração e o envio de automático de alarmes por e-mail ou na tela do sistema, assim que uma tarefa estiver com o prazo à vencer é uma opção a mais para sua comodidade e segurança.

Responsáveis por clientes

Com muitos clientes e muitos contadores, você poderá configurar responsáveis automáticos por cliente configurando uma carteira de clientes para cada colaborador, onde cada um visualize apenas as tarefas de clientes relacionados à sua carteira, minimizando os conflitos internos e facilitando a visualização dos gestores.

Business Intelligence

Gerar relatórios em tempo real e analisar a produtividade de sua equipe, de cada colaborador e a situação real de cada cliente.

Tarefas recorrentes

Organizar e classificar todas as tarefas recorrentes de sua contabilidade e não perder nenhum prazo dos clientes, sem precisar lançar manualmente mês a mês.

Calendários

Montar calendários com tarefas recorrentes como: Darf, Gare, GPS, boletos e outros com periodicidade e prazos pré-definidos para que não perca nenhum prazo.

Arquivo online

Centralizar e armazenar todos os documentos e arquivos em sua respectiva tarefa para acessar sempre que necessário, enviar cópias, consultar e ter em arquivo.

Leia também em nosso blog: Como aumentar o desempenho da sua equipe contábil, Técnica Pomodoro – Mais foco e produtividade em sua equipe e Como reduzir custos com ferramentas de gestão de tarefas.

e conheça nosso gestor de tarefas 100% desenvolvido para escritórios contábeis!

Poderíamos falar de diversas maneiras para se atingir esse objetivo, mas hoje, queremos falar de uma ferramenta que vem se tornando cada vez mais indispensável para reduzir custos em diversas empresas: ferramentas de gestão de tarefas.

Como reduzir custos com ferramentas de gestão?

Já existem soluções especializadas em organizar sua rotina e trazer maior aproveitamento dos seus recursos. E hoje vamos elencar os motivos pelos quais você deve experimentar esse tipo de solução.

Organização de processos

A maioria de nós tem grande dificuldade em organizar as atividades do dia-a-dia priorizando aquelas que são mais importantes.

Uma ferramenta de gestão de tarefas pode ajudar você trazendo uma visão mais analítica sobre seus afazeres e os prazos de entrega.

Se você coordena uma equipe, melhor ainda. Todas as atividades podem ser delegadas através dessa ferramenta de modo que cada um saiba o que lhe compete fazer.

E você fica só monitorando o desempenho do seu time.

E como isso reduz custos? É simples, tempo é dinheiro, não é mesmo?

Com processos organizados e fluidos, você e sua equipe ganham tempo e reduzem as tarefas repetitivas que consomem também outros recursos, como impressões, troca de e-mails, energia elétrica, cópias, entre outros.

Controle de prazos

Muitos profissionais trabalham com prazos. Contabilistas, redatores, publicitários, médicos, engenheiros, etc. E quando um prazo é perdido, há consequências.

Contabilistas podem ter que pagar multas; redatores perdem clientes; publicitários pagam taxas por quebra de contrato, e assim por diante.

Com uma ferramenta de gestão de tarefas, você controla todos os prazos do seu empreendimento e ainda define alertas para que seja lembrado de cada compromisso.

Além de não gastar mais com multas e taxas, você ainda demonstra eficiência para seus clientes.

Comunicação entre a equipe

O home office já é realidade para muitas empresas. Inclusive profissionais de diversas áreas estão se reunindo para oferecer pacotes de soluções bastante diversos, cada um residindo em determinado lugar.

Ao invés de ficar trocando e-mails e pagando viagens para reunir-se com sua equipe e tomar decisões, você pode utilizar um software de gestão de tarefas que permita um contato constante e em tempo real com todos os envolvidos em um projeto.

Além de resolver qualquer questão no momento em que ela surge, você mantém o histórico de conversações e pode resgatá-las sempre que necessário.

Adeus papel

O uso de ferramentas online para gestão de tarefas e projetos também contribui para a redução do uso de papel, impressões e cópias, contribuindo não só para o meio ambiente como também para o seu bolso.

Ao utilizar um software de gestão de tarefas na nuvem, você pode concentrar todos os documentos num único lugar, mantendo-os organizados e seguros até que você necessite resgatá-los.

Seu histórico de operações fica arquivado, seus dados ficam em segurança e seu escritório fica com mais espaço disponível para aumentar a equipe ou melhorar a integração entre os funcionários.

Leia também: Melhorar a produtividade automatizando as rotinas do seu escritório contábil e Como identificar e aumentar o ganho de produtividade na minha equipe?

Você já utiliza uma solução de gestão de tarefas na nuvem? Que vantagens percebe na utilização desta ferramenta? Deixe seu comentário!

Faça um teste grátis e entenda tudo sobre o artigo que falamos:

No entanto, é praticamente impossível que uma pessoa mantenha exatamente o mesmo nível de produtividade ao longo do tempo, pois existem fatores internos que impactam neste processo.

Então quer dizer que não se pode fazer nada?

Pelo contrário, existem diversas ações que podem ser tomadas pelo escritório contábil para aumentar o desempenho da equipe.

Confira agora mesmo algumas delas!

Ambiente adequado

Você pode até pensar que o ambiente não influencia na produtividade das pessoas, mas ele tem um forte impacto sim.

Ambientes mal iluminados, sem circulação de ar e com muitos móveis, que impedem as pessoas de transitar livremente acabam afetando biológica e emocionalmente as pessoas.

Necessitamos de ambientes arejados e de luminosidade adequada para trabalhar, caso contrário, nosso organismo faz adaptações para reduzir o rendimento, como acontece à noite, por exemplo.

Neste sentido, é vital que você ofereça um bom ambiente de trabalho para a sua equipe. Conte com uma empresa de Saúde e Segurança do Trabalho para fazer uma vistoria e sugerir melhorias para que sua equipe se sinta mais confortável no escritório.

Aumentar o desempenho de sua equipe com liderança e não chefia

Existe uma diferença bastante grande entre ser chefe e ser líder.

Chefes estão o tempo todo supervisionando o trabalho dos demais, cobrando resultados, repreendendo sem necessidade. Um líder inspira as outras pessoas, é o exemplo que todos querem seguir.

Para ser um bom líder e aumentar o desempenho da sua equipe, procure sempre colocar-se no lugar das pessoas e avaliar como gostaria de ser tratado. Delegue tarefas e confie que seus funcionários farão o melhor.

Ouça sua equipe e crie uma cultura de feedback contínuo, pois desta forma, todos se sentirão valorizados e parte do negócio. Vínculo este que é vital para que todos se comprometam com os resultados e se tornem mais produtivos.

Treinamento

É impensável ter uma equipe produtiva sem que esta seja qualificada para exercer suas atividades. Uma pessoa capacitada sabe exatamente o que deve ser feito, como e quando, dispensando a tal supervisão diária.

Você não precisa arcar sozinho com todo o treinamento dos seus funcionários, pode criar um plano de desenvolvimento pessoal para cada profissional, com o auxílio de um profissional de gestão de pessoas, e determinar quais são os treinamentos que serão da competência do escritório e quais serão do próprio profissional.

Acompanhe a evolução de cada um e recompense aqueles que estão realmente comprometidos em melhorar o desempenho para reforçar a competitividade do escritório no mercado.

Tecnologias para aumentar o desempenho de sua equipe

Uma equipe produtiva deve ter a seu alcance instrumentos de trabalho que facilitem as rotinas diárias. Isso significa que você deve investir em tecnologias atuais e de fácil compreensão para que sua equipe consiga se organizar e automatizar processos que demandam muito tempo e esforço sem surtir grandes efeitos.

Uma boa maneira de começar é adotando uma ferramenta de gestão de tarefas para escritórios contábeis, onde você organiza as rotinas em cronogramas de trabalho bastante simples de usar.

Além disso, você pode criar alertas, acompanhar prazos, arquivar documentos e manter um arquivo digital bastante eficiente de todas as atividades do seu escritório contábil.

Produtividade é assunto sério para profissionais de contabilidade, afinal, um simples esquecimento pode gerar multas para seus clientes.

Seja esperto, organize-se e aumente a produtividade da sua equipe com essas dicas!

Leia também em nosso Blog Melhorar a produtividade automatizando as rotinas do seu escritório contábil, 6 passos para organizar reuniões eficientes e Descubra se você precisa de um Sistema de Gestão de Tarefas

Apesar de termos uma grande quantidade de ferramentas disponíveis no mercado, a pergunta

“como automatizar rotinas do escritório de contabilidade?”

ainda persiste por aí.

Neste post, você vai conhecer algumas ferramentas que podem melhorar muito a eficiência do seu trabalho e ainda aumentar a produtividade da sua equipe. Vamos lá?

Mapeamento de processos para melhorar a produtividade

Melhorar a produtividade e melhorar a eficiência das rotinas do seu escritório tem tudo a ver com eliminar as atividades repetitivas e repetidas, isto é, o trabalho braçal e o retrabalho.

Para tanto, comece realizando um mapeamento de processos. Por onde as demandas entram, por onde passam e em que momento terminam?

Mapeie os fluxos de informação, os trâmites a serem realizados, e crie fluxogramas para ajudar no entendimento de como seu escritório funciona.

Posteriormente, elimine as atividades que não fazem sentido e formalize seus processos para que todos sigam conforme o planejado.

Software de gestão contábil para melhorar a produtividade

A melhor resposta à pergunta de como automatizar as rotinas do seu escritório é o uso de um software de gestão contábil.

É fato que na contabilidade praticamente não seu utiliza mais documentos em papel. Como forma de controlar melhor as operações financeiras de pessoas físicas e jurídicas, a Receita Federal tem investido pesadamente na informatização de todos os processos. O que auxilia – e muito – no trabalho dos escritórios de contabilidade.

Com o uso de um software de gestão contábil você pode integrar todos os processos do seu escritório, manter um fluxo de informações constante e assertivo e ainda potencializar as ações da sua equipe, que fica livre do retrabalho que era tão comum antigamente.

Melhorar a produtividade com o Certificado digital

Para acelerar processos e otimizar suas rotinas contábeis, é indispensável o uso de certificações digitais. Elas permitem acessar uma série de serviços e realizá-los online, sem a necessidade de assinaturas em documentos de papel e envios por motoboy ou correio.

Se os seus clientes possuírem certificação digital, melhor ainda, pois todos os processos poderão ser executados com a maior eficiência possível, aumentando a produtividade da sua equipe e também sua capacidade de atendimento a mais clientes.

Colaboração na nuvem

Já existem diversas ferramentas que possibilitam o contato em tempo real entre sua equipe e os clientes, otimizando o tempo despendido em visitas e deslocamentos.

Questões pontuais podem ser resolvidas de imediato sem que seja necessário ter um funcionário ausente na empresa.

Esses aplicativos, sites ou softwares de colaboração na nuvem permitem automatizar rotinas do seu escritório de contabilidade e fazer com que todos estejam conectados entre si e trocando informações online em tempo real. O que irá impactar também na agilidade do atendimento ao cliente e na qualidade dos serviços prestados.

Gestão de tarefas 

A rotina de um escritório de contabilidade é baseada em datas e cronogramas de execução, o que exige uma boa dose de organização. Com a automatização destas rotinas, você ganha muito mais tempo e assertividade no que deve ser feito por primeiro.

Para garantir um bom desempenho na gestão de tarefas, o ideal é que você tenha uma ferramenta de gestão de tarefas desenvolvida especialmente para contadores.

Neste tipo de software, você pode agendar rotinas, criar alertas, arquivar documentos digitais e manter um contato constante com seus clientes sem sair da plataforma, ganhando tempo, agilidade, eficiência e produtividade.

E você, já faz a gestão de tarefas do seu escritório de contabilidade? Com que recursos conta para isso? Deixe seu comentário!

Leia também em nosso blog Como identificar e aumentar o ganho de produtividade na minha equipe? e Técnica Pomodoro – Mais foco e produtividade em sua equipe.