Nesse artigo, quero citar 11 ferramentas feitas para contadores que tem se mostrado cada vez mais essenciais para o dia-a-dia, tanto para automatizar processos internos, quanto para entregar mais valor para o empresário e, consequentemente, melhorar o relacionamento com o cliente.

Gestão de Tarefas e de Equipe

Monitorar todas as tarefas internas de um escritório contábil é algo enlouquecedor. Para cada tipo de tributação, é um imposto diferente. Para cada segmento de empresa, é uma rotina.

Para gerenciar os prazos e as entregas referentes ao sistema tributário mais complexo do mundo, o contador brasileiro pode contar hoje com vários sistemas em nuvem que ajudam nessa árdua missão.

1. Nuubes

O Nuubes é uma plataforma online que te permite criar tarefas de forma super customizável, mas também já conta com tarefas pré-definidas para cada departamento: fiscal, contábil, legal e DP e ainda para cada tipo de tributação.

Com o Nuubes é possível fazer uma gestão mais otimizada das atividades atribuídas aos funcionários e ainda é possível montar calendários com tarefas recorrentes como: Darf, Gare, GPS, boletos e outros com periodicidade e prazos pré-definidos.

Site: https://nuubes.com/nuubes-contabil-gestao-de-tarefas-contabeis/

2. TaskDo

O TaskDo tem um diferencial muito bacana que é oferecer um dashboard com indicadores de desempenho da equipe e volumetria das entregas.

Além disso, o contador pode manter todos os documentos em nuvem, que a TaskDo faz o backup e armazena tudo de forma organizada.

As tarefas referentes às obrigações acessórias já vem pré-configuradas, mas é possível incluir e excluir conforme a necessidade de cada região.

3. MasterDoc

O MasterDoc te ajuda a gerenciar, além das tarefas internas, a gestão de documentos entre empresa e contabilidade.

Alguns documentos são encaminhados aos clientes via e-mail e outros são despachados pelo boy, certo? Para ambos os tipos de entrega, manual ou internet, o MasterDoc otimiza o processo.

Para as entregas pela internet, além do envio ser automático, você pode controlar se o cliente já visualizou o arquivo pelo protocolo de entrega.

4. Nuvtech

A Nuvtech lançou o PIER, uma plataforma de gestão do escritório de contabilidade que une uma série de ferramentas: gestão e gerenciamento de processos, precificação de honorários, aplicativo para comunicação com o cliente e gerenciamento de documentos.

Como eu disse, não tem mais sentido se descabelar para gerenciar as rotinas do escritório e nem usar planilhas e mais planilhas. Soluções é que não faltam!

Automatização de Processos Internos

Quando eu trabalhava no setor contábil de um escritório, eu sofria de tendinite. Meu trabalho era basicamente ficar, de segunda a sexta, digitando documento de cliente.

A boa notícia é que hoje você só passa por isso se quiser. A tecnologia nos agraciou com ferramentas maravilhosas de automatização!

5. Visão Lógica

A Visão Lógica tem dois produtos bem legais: o Precificador de Honorários e o Gerador de Lançamentos.

O Precificador de Honorários é um software robô instalado na máquina que permite analisar as atividades diárias de todos os funcionários do escritório e determinar o honorário ideal de cada cliente.

Já o Gerador de Lançamentos permite usar qualquer dado fornecido pelo cliente, em qualquer formato, e transformá-lo em um lançamento contábil ou em um apontamento de folha, por exemplo.

6. Sobit

O Sobit é especialista em integrações entre sistemas. Com ele, é possível fazer integrações contábeis, fiscais e de folha a partir de sistemas e arquivos diversos, nos mais variados formatos.

São dois pontos em destaque:

1)A eliminação de digitação se refere a qualquer coisa que seu ERP aceite importação. 2) O dado obtido no seu cliente não precisa estar formatado de uma maneira especial.

7. Govbox

Não tem nada pior do que ver a mensagem: “Seu Java está desatualizado”. Pra acabar com esse problema, o Govbox atualiza automaticamente os aplicativos sem necessidade de intervenções.

Além disso, o sistema atualiza os índices necessários para entregar determinadas declarações acessórias, sem precisar de acesso aos sites de governo.

Gestão de NF-e

O pessoal mais experiente do setor fiscal sabe muito bem o que é receber uma nota fiscal escrita à mão, ilegível. Ou uma DANFE com uma péssima impressão.

Leitor de XML é algo muito obsoleto perto das tecnologias que fazem a gestão, a captura e o armazenamento das notas fiscais eletrônicas.

8. SIEG

O NF-e SIEG captura automaticamente todas as NFC-es, CT-es e arquivos SAT.

É preciso ter certificado A1 ou A3 e o sistema roda em background, ou seja, em segundo plano, enquanto você faz outras coisas.

10. Arquivei

Conectado à Sefaz e diversas prefeituras, o Arquivei é uma ferramenta on-line que centraliza todos os XMLs fiscais das empresas num único lugar, de forma segura, e organizada, com buscas, fitros e relatórios.

Os relatórios são bem visuais e ajudam tanto o empresário quanto o contador a fazer uma gestão mais eficiente das compras e das vendas da empresa.

Gestão Financeira

Organização financeira é uma das maiores dores de todos os empresários.

Para nós, contadores, é simplesmente maravilhoso podermos agregar aos nossos serviços o fornecimento de um software que, além de gerenciar as finanças da empresa, permite integrá-las com o sistema contábil.

Aumento de produtividade interna e entrega de mais valor para o cliente: isso resume bem o objetivo das ferramentas abaixo.

11. Nibo

Simples, prático, fácil. Basicamente essas três palavras resumem bem o Nibo. O controle de contas a pagar/receber é feito sem precisar de parametrizações.

Alguns bancos podem ser integrados de forma automática e é possível fazer análises bem interessantes através dos relatórios do sistema.

Além disso, toda a movimentação financeira é integrada com o software contábil e a documentação pode ser armazenada dentro da plataforma.

12. ContaAzul

O ContaAzul tem feito um trabalho incrível com os contadores. Criou programas de parceria bem atraentes e fazem todo um trabalho que ajuda o contador a implantar o sistema em seu cliente.

O ContaAzul é gratuito para contadores, basta ter uma empresa conectada ao seu escritório.

É possível importar o plano de contas contábil para o sistema e referenciá-lo às contas financeiras, o que diminui o tempo de parametrização e facilita a integração financeiro-contábil.

Revolução do Produto Contábil

Contador precisa de ter tempo para poder cuidar do relacionamento com seu cliente. Todas as ferramentas acima fazem com que o contador automatize processos, seja mais produtivo e consiga, dessa forma, gerar mais valor para o empresário.

Estamos na era de deixarmos de ser o mal necessário das empresas para sermos o contador-consultor, o contador conselheiro de negócios, que entrega resultados mensuráveis para seu cliente e o ajuda a crescer.

Mesmo com todas essas tecnologias operando a nosso favor, ainda estava faltando uma coisa. O produto final produzido por nós, o balancete contábil, era um relatório muito difícil de ser analisado e compreendido pelo empresário. Até agora.

14. Nucont

O Nucont é a ponte que faltava para que o empresário consiga, de uma vez por todas, enxergar o valor do profissional contábil.

“Contabilidade não serve pra nada”, “Não entendo nada de contabilidade” e “Pago o contador só para me ver livre do fiscal” são frases que serão completamente abolidas pelos seus clientes, a partir do momento em que você consegue mostrar pra ele gráficos e indicadores visuais que transformam a contabilidade num lindo e colorido painel gerencial.

Com a ajuda do Nucont, o contador pode finalmente fazer, de forma prazerosa, aquilo que sempre foi o propósito da contabilidade: auxiliar os empresários na tomada de decisão.

Site: http://nucont.com/

Está vendo, meu caro? Ferramentas para nos tornarmos contadores melhores é que não faltam. Não existem mais desculpas. A sua valorização como contador está aí, na palma da sua mão =)

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Lá eu compartilho vídeos e outros conteúdos sobre empreendedorismo contábil, de um jeito que você nunca viu.

Fernanda Rocha Founder e CEO do Nucont, Idealizadora do canal Contabilidade Sem Chatice, empresária contábil apaixonada por inovação e empreendedorismo contábil. Aug 17

Se você investe boa parte do seu tempo pesquisando modelos para aumentar a sua produtividade, você provavelmente já ouviu falar da famosa Técnica Pomodoro.

Criada na década de 1980 por Francesco Cirillo, a Técnica Pomodoro é um dos modelos mais populares de gerenciamento de tempo usados ​​hoje.

Porém este método pode não agradar a todos, e para cada pessoa adepta e defensora do Pomodoro, existe outra que critica o processo.

Elencamos 4 motivos para você reduzir os e-mails nas interações de seus projetos.

Ainda existem líderes de equipe e muitos membros do staff de empresas, que preferem trabalhar com os e-mails na hora de delegar suas atividades e tarefas.

Se você ainda usa e-mail como forma de comunicação no gerenciamento de projetos e tarefas, aqui vão 4 boas razões para reduzir os e-mails, otimizar o tempo de resposta, controlar as demandas e ainda ter acesso rápido e  fácil a todas as informações do seu projeto.

Nosso objetivo é te ajudar a entender por que o e-mail hoje em dia se tornou ineficaz para gerenciar projetos e tarefas e também apresentar mecanismos e formas mais inteligentes, modernas e eficazes de efetuar este mesmo processo.

1. E-mail: mais confusão e menos informação!

Você não deve usar o e-mail como sua principal ferramenta para interagir e discutir ideias, isso porque com ele é muito fácil perder o controle de suas conversas.

Quanto maior for a interação de sua conversa, mais difícil será para resgatar e acompanhar todo o histórico entre os participantes quando precisar de uma informação.

Mesmo que você inclua rótulos, sinalizadores, regras automatizadas ou separe os e-mails em pastas, ainda assim, será ineficaz no momento de levantar qualquer questão sobre o andamento de tarefas e visualização do status de tudo de forma mais ampla. Além de levar muito tempo nesta busca.

Toda esta bagunça vai colaborar para destruir pouco a pouco a saúde de seu projeto e de sua gestão.

2. E-mails são os maiores dissipadores de tempo

Ok, já entendi!

Você realmente está usando sua ferramenta de e-mails para distribuir tarefas e monitorar o trabalho de sua equipe.

Neste caso, podemos deduzir que após enviar um e-mail com uma nova tarefa a alguém de sua equipe, você precisará aguardar a confirmação de que esta pessoa realmente tenha lido a mensagem e entendido todo os requisitos.

Pergunta: O que você faz caso este colaborador não responda seu e-mail?

Resposta: Você mandará uma nova mensagem perguntando se ele leu a anterior? Chama ele pelo Skype e avisa do e-mail pedindo para ele ler? Envia um Whatsapp:

“-Você leu meu e-mail?”

Gestão de tarefas e projetos baseados em e-mails requer que você atue sempre deste modo para cada nova tarefa que for atribuída. Como ficará sua produtividade e a de sua equipe?

Esta prática pode funcionar quando existe um número pequeno e limitado de pessoas. Mas, para projetos maiores é a mais pura perda de tempo e a receita certa para gerar dezenas de problemas de comunicação.

3. Gestão do projeto via e-mail necessita de um sistema de armazenamento central

Cada departamento de sua empresa possui suas próprias coleções de arquivos, dados e informações.

E-mails são um método extremamente “pobre” para organizar estas informações de uma forma indexada e coesa.

A ausência de um repositório unificado de dados poderá ser a razão por trás de muitos atrasos desnecessários, aumentando de forma considerável o custo operacional de sua empresa.

As ferramentas de e-mail não são ideais para armazenar ativos digitais, conversas one-on-one, arquivos, discussões, relatórios de progresso do projeto e dados estatísticos.

O e-mail não fornecerá um sistema organizado para classificar todas as informações do seu projeto e suas tarefas, de forma que você rapidamente possa recuperá-la.

Como qualquer bom Gerente de Projetos, líder de equipe, gestor e etc, o seu tempo será sempre muito valioso.

Não o desperdice!

4. Sem suporte para uma abordagem orientada a solução de problemas

Os gestores precisam estar preparados para imprevistos, pois se sabe que durante um projeto diferentes problemas poderão surgir.

No caso de uma emergência, um gerente de projeto precisa estar pronto e munido de seus ativos físicos e digitais para analisar e encontrar uma solução viável para o seu problema.

Pense em você necessitando apresentar um relatório complexo e ter de compilar informações através de e-mails escritos por sua equipe.

Você conseguiria apresentar uma resposta precisa e oportuna a sua diretoria?

Então qual é a solução reduzir os e-mails?

Utilize um Software de gerenciamento de projeto.

Todos os projetos geram dezenas de arquivos e documentos e com toda a certeza, sua empresa não deve ser uma exceção.

Listas de tarefas, identificação dos esforços das atividades, diferentes relatórios, gráficos de Gantt, calendários, status de cada uma e muito mais!

Todas estas informações devem estar sempre indexadas, quantificadas e tudo deve estar pronto e organizado para qualquer necessidade.

Houve um tempo em que gestores de projetos não tinha uma alternativa a não seu usar seus e-mails, mas podemos garantir que isso faz muito tempo.

Faça uma avaliação na ferramenta Nuubes Task, e temos absoluta certeza que após usar suas funcionalidades para gerenciamento de tarefas e projetos, será o mesmo quando migramos do telefone de disco para o celular.

Você vai se lembrar do modelo antigo!

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