Esperamos ajudar aos Gestores de Projetos com menos experiência a identificar e criar boas estratégias de controles mais específicos em cada etapa da implementação de seu projeto, evitando erros clássicos no ciclo de vida de um projeto.

Pontos fundamentais para evitar o fracasso dos projetos

Para se obter bons resultados na implementação de projetos, é importante um trabalho direto com sua equipe, buscando incentivar o aprendizado, avaliando informações de trabalhos anteriores e pontos positivos e negativos. A ideia é tomar decisões combinadas com uma proposta de melhoria.

É fundamental que todos os envolvidos em seu projeto, conheçam os riscos e possíveis falhas que podem levar ao fracasso dos projetos, e mais importante: quais serão as ferramentas utilizadas para eliminar estes riscos.

É fato que a cada dia, a gestão de projetos se torna mais importante não só nas empresas no Brasil, mas do mundo todo.

Abaixo apresentamos algumas situações de falhas rotineiras que ocorrem com empresas e gestores, e que aumentam a chance de fracasso dos projetos.

Problemas durante o desenvolvimento de um projeto

De acordo com estudos realizados pela Escola de Gerenciamento de Cranfield no Reino Unido, 68% dos projetos irão fracassar! Com isso, duas grandes perguntas surgiram:

1. Por que ocorrem tantos fracassos em projetos?
2. Por que as empresas continuam deixando que seus projetos fracassem?

Entre as causas mais relevantes desta pesquisa destacamos:

1. Estratégia e planejamento inadequado.

Durante o planejamento de um projeto, definimos metas, escopos, tarefas a serem realizadas, cronograma, alocação da equipe inicial e os respectivos custos associados.

Qualquer desvio significativo em algum destes quesitos, deve ser previsto ou identificado com antecedência, pois caracteriza uma falha crítica de planejamento do projeto, gerando forte impacto em prazos e custos para sua empresa ou cliente.

2. Falhas na definição do projeto

O projeto deve sempre atender a algumas (se não a todas), expectativas e necessidades do cliente. Quando uma falha em um destes pontos de definição ocorre, todo o projeto fica comprometido e uma tentativa de readequação pode gerar ainda impactos negativos nas próximas etapas do projeto.

Se uma rápida ação não for realizada pelos líderes do projeto, as consequências podem ser ainda piores, abalando inclusive a satisfação e confiança do cliente.

3. Erros na definição do escopo do projeto

Qualquer alteração significativa no escopo impactará também em pontos importantes para a correta gestão de um projeto, como: cronograma, custo, alocação de equipe, etc.

Ou seja: erros no escopo ou falhas de entendimento, irão afetar diretamente o prazo de entrega e o custo do projeto. Isso é fatal para um gerente de projeto, podendo levar a multas contratuais e até o cancelamento do projeto.

4. Alterações das especificações iniciais do projeto

Este tipo de problema pode causar efeitos em cascata em todo o projeto, pois impacta praticamente em todas as frentes de gerenciamento, inclusive nas atividades compartilhadas de fornecedores, prestadores de serviço e sua equipe de trabalho.

5. Inexperiência dos gestores e líderes do projeto

A falta de experiência ou competência dos profissionais responsáveis pelo projeto (Gerente de Projeto), pode ocultar a inabilidade para a definição dos custos e a correta contratação da equipe que atuará no projeto.

Este é um ponto que compromete gravemente não somente a gestão do projeto, mas impede a conclusão do projeto, postergando constantemente as entregas e acarretando o fracasso dos projetos.

6. Cronograma com expectativas irreais

Quando as expectativas são extremamente exigentes, o esforço do trabalho aumentará de forma incremental, fazendo com que a disponibilidade de sua equipe e a complexidade do gerenciamento aumentem significativamente.

Um cronograma muito arrojado, muitas vezes gera impactos negativos na qualidade, custos e no planejamento do projeto.

Quando os dois fatores se unem: cronogramas otimistas e expectativas elevadas, o cenário se tornará extremamente desafiante para um Gerente de Projetos, aumentando ainda mais as chances de um projeto fracassar.

7. Falta de suporte ou envolvimento de diretores

Nos projetos grandes e corporativos a presença de um gestor com poder de decisão em uma equipe de projeto é fundamental, seja um CEO, CIO, COO, CFO, etc.

Já para projetos menores, um Diretor ou Gerente Executivo conseguirá dar o suporte necessário para que a equipe conduza corretamente o projeto.

A ideia é que os líderes atuem e façam parte de uma escala de decisões, resolvendo impasses entre os profissionais do projeto e auxiliem na priorização de requisitos em decisões mais assertivas.

8. Falta de envolvimento do cliente

O cliente sempre será a entidade que irá se beneficiar diretamente com o resultado do projeto, sendo assim, a satisfação do cliente é o principal indicador de sucesso de um projeto.

Quando o envolvimento do cliente é baixo, o projeto sempre fica exposto a retrabalhos, falhas de comunicação e aumento de custos.

Dicas para evitar caminhos tortuosos e fracasso dos projetos

• Planeje detalhadamente o projeto e faça um levantamento para eliminar ou reduzir ao máximo desvios significativos na estratégia inicial do projeto. Atenção para as definições mais importantes, como: metas, escopos, cronogramas e equipe.
• Verifique se o projeto atende as expectativas e necessidades do cliente, pois ajustes futuros sempre geram impactos negativos.
• Defina um escopo bem completo, e crie cronogramas factíveis de serem cumpridos;
• Trabalhe sempre com gestores de projeto experientes pois a competência de um bom gestor é fator determinante de sucesso de todas as etapas futuras do projeto;
• Envolvimento de um ou mais gestores com poder de decisão em sua equipe, eliminando os impasses entre os profissionais e o seu cliente.
• Envolva e comunique constantemente o cliente sobre o andamento do projeto, pois é ele quem irá validar o resultado do projeto. A satisfação deve ser sempre do seu cliente.

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