Mas em um dia tão corrido, muitas vezes elas se tornam um tormento que mais sugam energia e dispendem um tempo que não está tão disponível.

Além de contribuírem para o planejamento e solução de problemas, é a maneira mais eficaz de integração de todos os colaboradores e integrantes de um determinado processo. Ao mesmo tempo, manter a produtividade e o foco não é tarefa fácil.

Para conseguir organizar reuniões eficientes de forma que este evento seja produtivo e atinja os objetivos de sua equipe, é essencial que ele seja planejado e organizado para que não haja desvio de foco.

“Sempre que marcava uma reunião, me arrepiava. Sabia que tinha outros compromissos durante o dia e que aquela reunião me tomaria mais tempo do que o previsto.”

Diz Patrícia Nóbrega – Controller

Organizar reuniões eficientes em 6 passos

1. Planejando

O primeiro passo para organizar reuniões eficientes e obter o sucesso em sua reunião de gestão, é a definição do tema.

Antes de se enviar um convite para uma reunião, deve-se ter o assunto para discussão e um objetivo a ser alcançado. Esses são os pontos principais a serem definidos antes de organizar uma reunião com sua equipe.

Para que sua reunião ser eficiente ela deve ser sucinta e curta para que o foco não seja perdido e o assunto não tenha desdobramentos desnecessários.

“Quanto mais clara e curta sua reunião, mas assertiva ela será. Pois após um determinado tempo, os envolvidos se cansam e passam a não ter tanta atenção, perdendo pontos importantes que estão sendo discutidos. ”

Diz Marcos Moreira – Gestor de Projetos na Nuubes.

As informações mais importantes já estarão disponíveis no Gestor de Tarefas facilitando a definição do tema e acompanhamento.

2. Agendamento

Depois de definido o tema a ser discutido em sua reunião (pauta), você poderá selecionar as pessoas que participarão.

Não há necessidade de convocar funcionários que não estão no projeto ou na equipe se eles não estão participando no tema que será discutido neste momento.

“Convoque, neste momento, apenas quem poderá contribuir com o projeto em discussão. Caso haja necessidade, os participantes podem passar aquilo que foi discutido para quem não estava presente neste primeiro momento.”

Ainda as informações estarão no sistema de Gestão de Tarefas onde todos os envolvidos têm acesso.

3. Cronometrando

Como já falamos, o tempo corrido de hoje em dia, nossos compromissos tenham hora marcada para começar e terminar, assim não prejudicando os demais compromissos de todos os envolvidos.

Atrasos não são bem vistos, assim como nos estendermos demais nos temas.

Outra dica: desligue o celular.

Não existe nada mais desconfortável do que notar que um dos participantes não está prestando atenção na reunião porque está no celular o tempo todo. Além de contar pontos negativos, é falta de educação.

Os convites podem ser enviados sempre pelo gestor das tarefas de seu projeto.

4. Interlocutor

Geralmente quem solicita a reunião irá conduzi-la. Caso não seja, a escolha do interlocutor é primordial.

Essa pessoa deve conhecer todos os detalhes a serem discutidos, conhecer o projeto e os participantes para que a reunião flua dentro do esperado. Este é um dos pontos fundamentais para se conseguir organizar uma reunião eficiente.

Uma boa dica é o líder ser um observador ao comportamento dos participantes, para que este consiga trazer de maneira participativa, todos os participantes da reunião para o debate e a conversa.

É sempre interessante que os participantes anotem as informações importantes e que o líder use um quadro ou flip-art.

Apresentações também deixam mais visualmente atrativas e dinâmicas.

5. Boas práticas

Algumas atitudes que podem tornar a reunião mais tranquila e produtiva podem ser determinadas antes do início e colocadas no convite ou na pauta.

Exemplos: Horários, uso de celulares, ordem para falar e etc.

6. Concluindo os trabalhos

A conclusão de uma reunião deve determinar que tudo que foi discutido ficou claro e as novas estratégias traçadas.

Para que tudo que foi dito siga alinhado, uma pessoa deverá redigir a ata e anexar no gestor de tarefas para que todos os participantes e quem mais tenha que acessar possam reler, caso necessário.

Esta ata deve conter os participantes da reunião, o que foi conversado, os responsáveis pelas atividades e as datas das entregas e cada um deverá lançar suas demandas no gestor de tarefas conforme foi definido.

Além das atividades que deverão ser discutidas no próximo encontro para que não sejam repetitivas!

Bem, a partir destes passos você poderá organizar suas reuniões de forma mais prática sem perda de tempo e atingindo seus objetivos mais rapidamente.

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Leia também em nosso blog: 4 dicas para delegar tarefas em sua equipe e Descubra se você precisa de um Sistema de Gestão de Tarefas e fique por dentro de todos os nossos artigos.

Para conseguir esta transição da fase “do-it-yourself” e realmente atuar no planejamento e execução do seu negócio, é fundamental que os líderes consigam aprender a delegar tarefas corretamente para sua equipe.

Elencamos 4 dicas que podem tornar este processo mais simples em sua empresa

1.  Definir claramente a tarefa delegada

Comece sempre com a descrição dos parâmetros mais comuns de atribuição: recursos, prazos e resultados esperados – e forneça ao profissional ou a equipe todos os meios para atingir o resultado esperado.

Ofereça o apoio e feedback adequado e evite assim falhas de entendimento e frustrações em sua equipe.

É importante agendar pontos de controle, semanal ou quinzenal, com sessões que possam identificar e discutir progressos, executando revisões e dando feedbacks em tempo útil. Esta reunião deve ser sempre curta e sucinta!

Uma comunicação correta e monitoramento recorrente, são fundamentais na delegação de tarefas e entendimento de todas as demandas pela sua equipe.

2.  Identifique os perfis corretos antes de delegar tarefas

É comum que falhas na execução das tarefas ocorram, principalmente quando um profissional não está pronto para assumir uma determinada tarefa ou quando o desafio delegado é maior que o seu funcionário ou contratante estão costumados.

Ao delegar tarefas, leve sempre em consideração a capacidade técnica, habilidades pessoais, experiência anterior e alinhamento de objetivos.

Algumas tarefas delegadas serão mais habituais e simples que outras, e neste caso, é importante identificar os perfis em sua equipe que prosperam em tarefas de rotina.

Para os projetos mais críticos, atue sempre com profissionais que gostam de ser desafiados e que lidem bem com etapas ​​análise e planejamento antes de mergulharem na execução da tarefa.

É importante que funcionários que se sintam estagnados em suas funções atuais, participem de novos projetos e ampliem suas habilidades.

Caso sinta resistência no momento das atribuições, explique a importância do projeto e tranquilize a equipe, informando que você está disponível para ajudar durante todo o processo.

Mantenha as expectativas sempre altas, e cuidado para não sobrecarregar muito sua equipe para não ocorrer um certo “esgotamento mental” no time.

3.  Suporte e boa comunicação com a equipe

Seu trabalho como o líder é orientar e treinar sua equipe para adquirir as habilidades certas de forma que ela se torne autônoma na execução das tarefas e se sintam incluídos no sucesso do seu negócio.

Forneça feedbacks construtivos e ofereça orientação significativa, motivando os funcionários com comentários positivos. É importante viabilizar em algum momento, estruturas de incentivo criativas com recompensas e quando as metas forem alcançadas.

Mantenha sempre as linhas de comunicação abertas com sua equipe e tenha “pulso” sobre o que está acontecendo sem entrar no detalhe de micro atividades.

4.    Confie em seus instintos

Sua capacidade de delegar tarefas efetivamente reflete suas habilidades de uma boa liderança. Delegação eficiente costuma economizar tempo, ajuda no desenvolvimento dos colaboradores e motiva as pessoas a ter sucesso.

Já uma delegação pobre, por outro lado gera confusão, frustração e até mesmo o fracasso de um projeto.

Escolher a pessoa certa para um trabalho exige confiança em seus instintos e permite que outras pessoas executem o que você não pode ou não gosta de fazer.

Afinal de contas, o benefício principal em aprender a delegar tarefas será permitir que você se mantenha focado e concentrado para alavancar novas estratégias para o crescimento do seu negócio!

Leia também em nosso blog Como montar uma equipe de trabalho virtual em 5 etapas e 4 razões para reduzir os e-mails na gestão de tarefas e projetos.