Esperamos ajudar aos Gestores de Projetos com menos experiência a identificar e criar boas estratégias de controles mais específicos em cada etapa da implementação de seu projeto, evitando erros clássicos no ciclo de vida de um projeto.

Pontos fundamentais para evitar o fracasso dos projetos

Para se obter bons resultados na implementação de projetos, é importante um trabalho direto com sua equipe, buscando incentivar o aprendizado, avaliando informações de trabalhos anteriores e pontos positivos e negativos. A ideia é tomar decisões combinadas com uma proposta de melhoria.

É fundamental que todos os envolvidos em seu projeto, conheçam os riscos e possíveis falhas que podem levar ao fracasso dos projetos, e mais importante: quais serão as ferramentas utilizadas para eliminar estes riscos.

É fato que a cada dia, a gestão de projetos se torna mais importante não só nas empresas no Brasil, mas do mundo todo.

Abaixo apresentamos algumas situações de falhas rotineiras que ocorrem com empresas e gestores, e que aumentam a chance de fracasso dos projetos.

Problemas durante o desenvolvimento de um projeto

De acordo com estudos realizados pela Escola de Gerenciamento de Cranfield no Reino Unido, 68% dos projetos irão fracassar! Com isso, duas grandes perguntas surgiram:

1. Por que ocorrem tantos fracassos em projetos?
2. Por que as empresas continuam deixando que seus projetos fracassem?

Entre as causas mais relevantes desta pesquisa destacamos:

1. Estratégia e planejamento inadequado.

Durante o planejamento de um projeto, definimos metas, escopos, tarefas a serem realizadas, cronograma, alocação da equipe inicial e os respectivos custos associados.

Qualquer desvio significativo em algum destes quesitos, deve ser previsto ou identificado com antecedência, pois caracteriza uma falha crítica de planejamento do projeto, gerando forte impacto em prazos e custos para sua empresa ou cliente.

2. Falhas na definição do projeto

O projeto deve sempre atender a algumas (se não a todas), expectativas e necessidades do cliente. Quando uma falha em um destes pontos de definição ocorre, todo o projeto fica comprometido e uma tentativa de readequação pode gerar ainda impactos negativos nas próximas etapas do projeto.

Se uma rápida ação não for realizada pelos líderes do projeto, as consequências podem ser ainda piores, abalando inclusive a satisfação e confiança do cliente.

3. Erros na definição do escopo do projeto

Qualquer alteração significativa no escopo impactará também em pontos importantes para a correta gestão de um projeto, como: cronograma, custo, alocação de equipe, etc.

Ou seja: erros no escopo ou falhas de entendimento, irão afetar diretamente o prazo de entrega e o custo do projeto. Isso é fatal para um gerente de projeto, podendo levar a multas contratuais e até o cancelamento do projeto.

4. Alterações das especificações iniciais do projeto

Este tipo de problema pode causar efeitos em cascata em todo o projeto, pois impacta praticamente em todas as frentes de gerenciamento, inclusive nas atividades compartilhadas de fornecedores, prestadores de serviço e sua equipe de trabalho.

5. Inexperiência dos gestores e líderes do projeto

A falta de experiência ou competência dos profissionais responsáveis pelo projeto (Gerente de Projeto), pode ocultar a inabilidade para a definição dos custos e a correta contratação da equipe que atuará no projeto.

Este é um ponto que compromete gravemente não somente a gestão do projeto, mas impede a conclusão do projeto, postergando constantemente as entregas e acarretando o fracasso dos projetos.

6. Cronograma com expectativas irreais

Quando as expectativas são extremamente exigentes, o esforço do trabalho aumentará de forma incremental, fazendo com que a disponibilidade de sua equipe e a complexidade do gerenciamento aumentem significativamente.

Um cronograma muito arrojado, muitas vezes gera impactos negativos na qualidade, custos e no planejamento do projeto.

Quando os dois fatores se unem: cronogramas otimistas e expectativas elevadas, o cenário se tornará extremamente desafiante para um Gerente de Projetos, aumentando ainda mais as chances de um projeto fracassar.

7. Falta de suporte ou envolvimento de diretores

Nos projetos grandes e corporativos a presença de um gestor com poder de decisão em uma equipe de projeto é fundamental, seja um CEO, CIO, COO, CFO, etc.

Já para projetos menores, um Diretor ou Gerente Executivo conseguirá dar o suporte necessário para que a equipe conduza corretamente o projeto.

A ideia é que os líderes atuem e façam parte de uma escala de decisões, resolvendo impasses entre os profissionais do projeto e auxiliem na priorização de requisitos em decisões mais assertivas.

8. Falta de envolvimento do cliente

O cliente sempre será a entidade que irá se beneficiar diretamente com o resultado do projeto, sendo assim, a satisfação do cliente é o principal indicador de sucesso de um projeto.

Quando o envolvimento do cliente é baixo, o projeto sempre fica exposto a retrabalhos, falhas de comunicação e aumento de custos.

Dicas para evitar caminhos tortuosos e fracasso dos projetos

• Planeje detalhadamente o projeto e faça um levantamento para eliminar ou reduzir ao máximo desvios significativos na estratégia inicial do projeto. Atenção para as definições mais importantes, como: metas, escopos, cronogramas e equipe.
• Verifique se o projeto atende as expectativas e necessidades do cliente, pois ajustes futuros sempre geram impactos negativos.
• Defina um escopo bem completo, e crie cronogramas factíveis de serem cumpridos;
• Trabalhe sempre com gestores de projeto experientes pois a competência de um bom gestor é fator determinante de sucesso de todas as etapas futuras do projeto;
• Envolvimento de um ou mais gestores com poder de decisão em sua equipe, eliminando os impasses entre os profissionais e o seu cliente.
• Envolva e comunique constantemente o cliente sobre o andamento do projeto, pois é ele quem irá validar o resultado do projeto. A satisfação deve ser sempre do seu cliente.

Leia também em nosso blog Descubra se você precisa de um Sistema de Gestão de Tarefas e Como identificar e aumentar o ganho de produtividade na minha equipe?

Kanban é diferente de outras metodologias de gerenciamento de projetos, como Scrum, Extreme Programming (XP) ou abordagens em cascata, pois ele não utiliza em seu processo interações fechadas de tempo.

A iteração fechada de tempo é o período em que uma fase do projeto deve ser concluída. Em vez disso, o sistema Kanban conta com a entrega de tarefa de forma contínua, e são sempre orientadas de modo a satisfazer as expectativas dos clientes.

Benefícios do Kanban

Um dos benefícios de se praticar Kanban é que, se as expectativas do cliente em relação ao projeto não estão sendo atendidas, sua equipe terá várias oportunidades de mudar e corrigir o curso das entregas durante as interações.

Kanban é baseado em um modelo de trabalho interativo, sempre desmembrando as atividades em pequenos segmentos, de forma a reduzir assim a quantidade de retrabalho. Por este motivo, quando um cliente que atua com equipes que usam Kanban,  poderá solicitar mudanças durante uma interação, preservando o cronograma e mantendo o orçamento sob controle.

Vantagens do uso do sistema Kanban

Há muitas vantagens em se usar o sistema Kanban como uma forma de controlar o trabalho, e podemos citar algumas:

• Flexibilidade
• Foco em um processo de entrega contínua
• Redução do desperdício de trabalho
• Ganhos expressivos de produtividade
• O aumento da eficiência interna do time
• Maior capacidade de concentração dos membros da equipe

Por que o Kanban é flexível?

Em primeiro lugar, lembre-se sempre:

Kanban é e sempre será muito flexível

Não há durações exatas para as fases pré-definas e, as prioridades são constantemente reavaliadas pelo time e cliente baseados nas informações mais recentes. A grande vantagem de se usar o Kanban é o foco da equipe na entrega contínua de tarefas.

Ao entregar pequenas porções de um projeto de forma contínua para o seu cliente, suas equipes terão múltiplas oportunidades para sincronizar as interações futuras com os requisitos de negócios atualizados.

Desta forma, as equipes podem garantir que tudo está será entregue exatamente como o cliente deseja.

Kanban trabalha com Ciclos Iterativos

Ciclos interativos e a melhoria contínua são técnicas que proporcionam o máximo de valor agregado para o cliente. Diferente de abordagens que são baseadas em um tempo fechado que implica em esperar até o final de um projeto para os clientes fornecerem um feedback e pedir ajustes. Este processo, na maior parte das vezes aumentará os custos do projeto.

Para uma equipe de software, retrabalhos significam em voltar para trás e desfazer semanas de trabalho, o que é muito frustrante para um desenvolvedor.

Para o cliente, isso significa aumentar custos deixando um “gosto amargo” de desmotivação, deixando-os com “pouco apetite” para assumir outros projeto com sua equipe.

Origem do Kanban

Kanban nasceu do processo Lean Manufacturing e cresceu rapidamente em popularidade devido a esta técnica ser usada para reduzir custos e adaptar as equipes com as crescentes demandas de seus clientes.

Existem hoje milhares de empresas em todos os segmentos e indústrias que utilizam o método Kanban de melhoria contínua e estão conseguindo aumentar muito a sua produtividade.

Como uma ferramenta Kanban ajuda a maximizar tempo e recursos

Uma boa ferramenta Kanban acompanhará as equipes durante todo o ciclo de trabalho, ajudando a entender como o tempo está sendo gasto.

Uma boa ferramenta que usa o Método Kanban fornece um modelo de rastreamento para medir a produtividade e ajuda os gestores a identificar facilmente as áreas problemáticas.

Uma vez que se têm uma ideia melhor do local do problemas, as equipes se organizam para criar soluções desses problemas, por exemplo: muitas vezes um membro da equipe fica sobrecarregado enquanto outro não possui atividades suficientes para preencher o seu dia.

Com o uso do Kanban, um gestor pode rapidamente distribuir tarefas aos membros da equipe que estão mais livres, reduzindo a pressão de quem está com excesso de trabalho e liberar o avanço de toda a equipe.

Solicite uma demostração do Nuubes Task e entenda como este processo pode ser rapidamente implementado em sua equipe.

Leia também em nosso blog Descubra se você precisa de um Sistema de Gestão de Tarefas e 4 razões para reduzir os e-mails na gestão de tarefas e projetos

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Se você investe boa parte do seu tempo pesquisando modelos para aumentar a sua produtividade, você provavelmente já ouviu falar da famosa Técnica Pomodoro.

Criada na década de 1980 por Francesco Cirillo, a Técnica Pomodoro é um dos modelos mais populares de gerenciamento de tempo usados ​​hoje.

Porém este método pode não agradar a todos, e para cada pessoa adepta e defensora do Pomodoro, existe outra que critica o processo.