Reduzir os e-mails usando uma ferramenta de gestão de tarefas

Mesmo com dezenas de aplicativos e ferramentas que promovem a comunicação online entre equipes, ainda é  comum os gerentes de projeto dependerem exclusivamente dos e-mails para troca de informações. Além de lento, desperdiça seu tempo e é muito difícil filtrar as mensagens.

Elencamos 4 motivos para você reduzir os e-mails nas interações de seus projetos.

Ainda existem líderes de equipe e muitos membros do staff de empresas, que preferem trabalhar com os e-mails na hora de delegar suas atividades e tarefas.

Se você ainda usa e-mail como forma de comunicação no gerenciamento de projetos e tarefas, aqui vão 4 boas razões para reduzir os e-mails, otimizar o tempo de resposta, controlar as demandas e ainda ter acesso rápido e  fácil a todas as informações do seu projeto.

Nosso objetivo é te ajudar a entender por que o e-mail hoje em dia se tornou ineficaz para gerenciar projetos e tarefas e também apresentar mecanismos e formas mais inteligentes, modernas e eficazes de efetuar este mesmo processo.

1. E-mail: mais confusão e menos informação!

Saiba como reduzir os e-mails

 

Você não deve usar o e-mail como sua principal ferramenta para interagir e discutir ideias, isso porque com ele é muito fácil perder o controle de suas conversas.

Quanto maior for a interação de sua conversa, mais difícil será para resgatar e acompanhar todo o histórico entre os participantes quando precisar de uma informação.

Mesmo que você inclua rótulos, sinalizadores, regras automatizadas ou separe os e-mails em pastas, ainda assim, será ineficaz no momento de levantar qualquer questão sobre o andamento de tarefas e visualização do status de tudo de forma mais ampla. Além de levar muito tempo nesta busca.

Toda esta bagunça vai colaborar para destruir pouco a pouco a saúde de seu projeto e de sua gestão.

2. E-mails são os maiores dissipadores de tempo

Saiba como reduzir os e-mails

Ok, já entendi!

Você realmente está usando sua ferramenta de e-mails para distribuir tarefas e monitorar o trabalho de sua equipe.

Neste caso, podemos deduzir que após enviar um e-mail com uma nova tarefa a alguém de sua equipe, você precisará aguardar a confirmação de que esta pessoa realmente tenha lido a mensagem e entendido todo os requisitos.

Pergunta: O que você faz caso este colaborador não responda seu e-mail?

Resposta: Você mandará uma nova mensagem perguntando se ele leu a anterior? Chama ele pelo Skype e avisa do e-mail pedindo para ele ler? Envia um Whatsapp:

"-Você leu meu e-mail?"

Gestão de tarefas e projetos baseados em e-mails requer que você atue sempre deste modo para cada nova tarefa que for atribuída. Como ficará sua produtividade e a de sua equipe?

Esta prática pode funcionar quando existe um número pequeno e limitado de pessoas. Mas, para projetos maiores é a mais pura perda de tempo e a receita certa para gerar dezenas de problemas de comunicação.

3. Gestão do projeto via e-mail necessita de um sistema de armazenamento central

Saiba como reduzir os e-mails

Cada departamento de sua empresa possui suas próprias coleções de arquivos, dados e informações.

E-mails são um método extremamente “pobre” para organizar estas informações de uma forma indexada e coesa.

A ausência de um repositório unificado de dados poderá ser a razão por trás de muitos atrasos desnecessários, aumentando de forma considerável o custo operacional de sua empresa.

As ferramentas de e-mail não são ideais para armazenar ativos digitais, conversas one-on-one, arquivos, discussões, relatórios de progresso do projeto e dados estatísticos.

O e-mail não fornecerá um sistema organizado para classificar todas as informações do seu projeto e suas tarefas, de forma que você rapidamente possa recuperá-la.

Como qualquer bom Gerente de Projetos, líder de equipe, gestor e etc, o seu tempo será sempre muito valioso.

Não o desperdice!

4. Sem suporte para uma abordagem orientada a solução de problemas

Saiba como reduzir os e-mails

 

Os gestores precisam estar preparados para imprevistos, pois se sabe que durante um projeto diferentes problemas poderão surgir.

No caso de uma emergência, um gerente de projeto precisa estar pronto e munido de seus ativos físicos e digitais para analisar e encontrar uma solução viável para o seu problema.

Pense em você necessitando apresentar um relatório complexo e ter de compilar informações através de e-mails escritos por sua equipe.

Você conseguiria apresentar uma resposta precisa e oportuna a sua diretoria?

Então qual é a solução reduzir os e-mails?

Utilize um Software de gerenciamento de projeto.

Todos os projetos geram dezenas de arquivos e documentos e com toda a certeza, sua empresa não deve ser uma exceção.

Listas de tarefas, identificação dos esforços das atividades, diferentes relatórios, gráficos de Gantt, calendários, status de cada uma e muito mais!

Todas estas informações devem estar sempre indexadas, quantificadas e tudo deve estar pronto e organizado para qualquer necessidade.

Houve um tempo em que gestores de projetos não tinha uma alternativa a não seu usar seus e-mails, mas podemos garantir que isso faz muito tempo.

Faça uma avaliação na ferramenta Nuubes Task, e temos absoluta certeza que após usar suas funcionalidades para gerenciamento de tarefas e projetos, será o mesmo quando migramos do telefone de disco para o celular.

Você vai se lembrar do modelo antigo!

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