Como montar uma equipe de trabalho virtual em 5 etapas

É cada vez mais comum encontrarmos empresas conduzindo seus projetos com profissionais trabalhando de forma remota, ou seja, em diferentes localidades e até em home-office.

Esta mudança de paradigma se tornou realidade, devido ao rápido avanço da tecnologia: internet rápida, sistemas em modelo SaaS, computação em nuvem e teleconferências, são alguns destes facilitadores.

Criamos este guia para você, que busca reduzir os custos de sua operação, otimizar seus processos e principalmente: aumentar a produtividade de sua equipe através da colaboração e ajudamos a montar sua equipe de trabalho virtual.

Uma nova mudança de paradigma

A atual forma de trabalhar está muito diferente do que o passado. Cada vez mais os profissionais buscam trabalhar nos chamados regimes "alternativos", com horários flexíveis, escritórios virtuais, teleconferências e contratos de trabalho de curto prazo.

A geração anterior, provavelmente a de seus pais ou avós, buscava um objetivo claro com o trabalho: proporcionar estabilidade.

Hoje em dia os novos profissionais todos buscam e anseiam por obter mais flexibilidade.

A quebra deste paradigma proporcionada pelo modelo novo pode oferecer inúmeros benefícios, seja para as empresas como para os profissionais que ofertam seus serviços. Ao se desapegar da necessidade de possuir uma equipe fixa que senta junta e divide um mesmo espaço físico, você como empresário poderá:

  • Escolher os melhores profissionais de qualquer local do mundo, sem estar limitado pelo seu deslocamento.
  • Economizar mensalmente com despesas de aluguel de escritórios, fornecimento de equipamentos, infraestrutura, móveis, etc.
  • Ganhar mais presença física em diversos mercados através do uso de uma equipe global que consegue atuar em horários diferenciados.
  • Aumentar ou diminuir sua equipe de acordo com suas necessidades do momento.
  • Atuar com especialistas dos mais diferentes perfis e habilidades.
  • Administrar seu negócio de qualquer lugar do mundo e usando qualquer dispositivo, afinal: você também não está vinculado em um escritório fixo.

Ficou convencido? Esboçamos 5 passos que você precisa seguir para criar uma equipe virtual para sua empresa.

Passo 1: Defina como você deseja trabalhar

Antes de iniciar a busca de seus potenciais freelancers, você precisa pensar em como pretende se comunicar com sua equipe quando estiverem trabalhando juntos com a sua empresa.

Como será o gerenciamento de seus projetos, sua comunicação, quais ferramentas usar e como a colaboração pode ajudar na entrega do seu produto ou serviço para seus clientes?

O ideal para que este processo evolua, é conduzir as solicitações de forma eficiente com os seus clientes, definindo bem seu escopo e necessidades. Quebre as entregas em pacotes menores e somente quando seu contrato for validado, comece a distribuir as atribuições para sua equipe.

Utilizar uma ferramenta para atribuição de tarefas, como o Nuubes Task, é fundamental para que as atribuições aos membros da sua equipe sejam postadas.

Este sistema funciona para pequenas ou grandes equipes, principalmente porque os membros são sempre alertados de suas atividades em tempo real.

A ideia é você conseguir acompanhar o progresso de cada etapa do trabalho, ficando bem evidente as datas das entregas de suas atividades.

Defina e configure em sua ferramenta de distribuição de tarefas os seguintes processos de trabalho:

  • Quem será o ponto focal com seus clientes?
  • Que hora do dia os freelancers devem estar disponíveis para reuniões ou uma discussão?
  • Qual o nível de controle você necessita para cada etapa do projeto?
  • Qual será a forma mais eficiente de comunicação de toda a equipe?
  • Como e de que forma será efetuada a entrega ao seu cliente?

 

Passo 2: Buscando os melhores Freelancers.

Como montar uma equipe de trabalho virtual em 5 etapas

Agora que você descobriu como irá trabalhar, você precisará encontrar as pessoas certas para suas demandas e jobs.

Encontrar freelancers é muito fácil, porém encontrar bons freelancers que produzam um trabalho de qualidade, no prazo e dentro do orçamento, pode ser um desafio.

Aqui estão algumas dicas para sua terceirização:

  • Pergunte a amigos, familiares ou colegas de trabalho se eles conhecem alguém interessado no trabalho freelance. Um bom lugar é usar as redes sociais.
  • Se você conhece alguém que está atualmente empregado, não tenha medo de abordá-los sobre novos trabalhos. Muitas pessoas gostariam de um trabalho adicional, a fim de reforçar os seus rendimentos.
  • Poste anúncios em websites do seu segmento, blogs e boletins informativos. Ex.: para um novo designer, busque projetos interessantes em sites como o Behance.
  • Peça para outros proprietários de empresas uma recomendação, pois sempre há bons funcionários dentro do seu perfil e estão fora do mercado de trabaho.
  • Reserve uma área em seu website para postar as novas vagas.

Sempre que um novo membro for integrar sua equipe, passe projetos de baixa complexidade e pequenos.

Inicie o uso de sua nova ferramenta de tarefas, criando uma "amostra" para descobrir se você se adapta com os profissionais e se a qualidade do trabalho que apresentam está com o nível esperado.

A ideia é construir um relacionamento comercial de longo prazo com seus freelancers, então trate sempre sua equipe remota com dignidade e respeito, afinal eles não seus funcionários.

Passo 3: Configure e Otimize sua Infraestrutura

Como montar uma equipe de trabalho virtual em 5 etapas

Trabalhe sempre com um calendário e agendas compartilhadas, de modo que sua equipe adicione os horários disponíveis ou férias planejadas.

Isso irá ajudá-lo a contabilizar as horas produtivas você tem disponível em cada semana.

Garanta que seus freelancer possuem os documentos se suas respectivas empresas em dia e que ele tenha uma cópia do seu contrato. 

É muito importante que toda a sua equipe tenha acesso aos arquivos do projeto de forma que eles entendam todas as necessidades do cliente.

Passo 4: Testar e ajuste seus processos de trabalho

Agora que a sua equipa está alocada e suas atividades começaram a andar, você terá um tempo para testar e refinar seu processo de trabalho.

Depois de algumas semanas, reflita sobre o que está ou não funcionado. Pergunte a si mesmo:

  • O que está funcionando muito bem até agora?
  • Que aspectos do processo de trabalho precisam ser ajustados?
  • Será que os membros da equipe entenderam o que precisa ser feito e quando deve ser entregue?
  • Você está se comunicando com a equipe da forma eficaz e frequente?
  • Quais membros do time precisam de mais apoio?
  • Em que etapa do processo do trabalho está sendo um gargalo?
  • Existe a necessidade de criar manuais para sua operação ou padronização das técnicas e processos?

Converse com sua equipe e peça feedbacks sobre o que está funcionando e o que não está. Não tenha receio de pedir-lhes algumas ideias de como melhorar. Muitas vezes eles podem conhecer novas ferramentas e técnicas!

Passo 5: Apresente sua equipe de freelances ao mercado.

Como montar uma equipe de trabalho virtual em 5 etapas

Agora que você montou um time incrível e já ajustou seu processo, chegou a hora de exibir a sua equipe talentosa para o mercado. Como apresentar as qualificações de sua equipe freelance para seus clientes?

  • Adicione os perfis para cada membro em seu website. Você pode criar perfis mais descontraídos de cada pessoa, mantendo uma área moderna, leve e criativa.
  • Adicione depoimentos aos perfis sociais dos membros de sua equipe. Por exemplo: use o LinkedIn e aumentar a sua credibilidade.
  • Incentivar sua equipe para apresentar blogs em websites, e criar cases dos trabalhos desenvolvidos em sua empresa. Os Freelancers constroem suas marcas pessoais e você aumenta a relevância da marca de sua empresa.
  • Prefira trabalhar com valores fixados nas entregas dos pacotes. Isso evita surpresas e deixa o processo mais transparente.
  • Invista em sua equipe: certifique-se de que todos possuem as ferramentas e o treinamento necessário para executar os trabalhos enviados.
  • Encoraje os membros da equipe a promover sua empresa em sua própria cidade, participando de eventos, networking e falando em conferências.

Operando uma empresa virtual composta por freelancers você abre uma enorme variedade de opções de serviços e produtos.

Gostaríamos de saber como você gerencia sua equipe freelance? Quais as etapas do seu processo você acha que poderia melhorar?

Leia também em nosso blog Descubra se você precisa de um Sistema de Gestão de Tarefas e 5 vantagens do uso de um software como serviço – SaaS

Leave a Comment